CityHost.UA
Допомога і підтримка

Як перейти на електронний документообіг в Україні

 4426
27.05.2022
article

 

 

Електронний документообіг в Україні існує достатньо давно — перший закон про ЕДО з’явився ще у 2003 році. Це зручний та швидкий спосіб передачі, редагування, затвердження, підпису та зберігання внутрішніх та зовнішніх документів за допомогою спеціального програмного забезпечення. До таких документів відносяться договори, рахунки, акти, накладні, внутрішні накази, офіційні листи тощо. Не всі папери підлягають цифровізації, для підпису деяких потрібна особиста зустріч представників сторін. Але більша частина рутинних справ тепер може бути вирішена у цифровому форматі. 

Поява хмарних технологій ще більше оптимізувала процеси та дозволяє працювати з документами в акаунті на сервісі з будь-якого гаджету, підключеного до мережі. 

Електронний документообіг має масу переваг:

  • Не потрібно захаращувати офіс цілою купою шаф з теками, які потім довго шукати.

  • Всі процедури здійснюються в лічені хвилини.

  • Підприємство економить на папері, фарбі для принтера, канцелярії, витратах на кур’єра.

  • Всі електронні документи прирівнюються до оригіналів, їх не потрібно роздруковувати. 

  • Затвердження відбуваються за допомогою електронного підпису, який легко отримати як юридичній, так і фізичній особі. 

Та все ж багато підприємців досі побоювалися здійснювати перехід на електронний документообіг. Папір, живий підпис та печатка в руках здаються надійнішими, ніж примарний електронний документ. Але не варто перейматися — всі дані в системах ЕДО передаються захищеними каналами та зберігаються на хмарному диску. Цей спосіб насправді більш безпечний, адже паперові документи можуть загубитися, а копії на робочому комп’ютері пошкодитися через збій у програмному забезпеченні.  

Сучасна ситуація в Україні підштовхує багатьох підприємців та керівників установ до переходу на електронний документообіг — у першу чергу через ускладнення логістики, спровоковане війною. Тепер багато українців відчули смак інновацій, і все частіше надають перевагу електронному формату. 

Cityhost.ua також впровадив цифровий документообіг — і нам сподобалося. Про цю та інші трансформації ви можете дізнатися із новини за посиланням

Ділимося із вами декількома сервісами, які допоможуть зекономити час і папір. 

Вчасно

Вчасно — хмарний сервіс електронного документообігу, який не лише може працювати у web-форматі, а й інтегрується з ERP, CRM та електронним кабінетом на сайті підприємства. Крім основних можливостей надає опції перевірки документів антивірусом, двофакторну аутентифікацію для працівників, коментування документів та інше. 

Входить до серії продуктів Вчасно:

  • Вчасно.EDI (передача цифрових даних між контрагентами);

  • Вчасно.Каса (програмний РРО);

  • Вчасно.КЕП (ключі для кваліфікованого електронного підпису);

Це зручно, адже можна користуватися цілим рядом програмних послуг від однієї компанії та легко інтегрувати їх між собою. Ба більше — часто вони вже інтегровані. Наприклад, на деяких тарифах ЕДО одразу надаються ключі ВчасноКЕП. 

На сайті сервісу можна дізнатися, що ним користуються вже понад 400 тис. компаній,  він отримав нагороду «Вибір бухгалтера»‎‎ та зберігає документи у хмарі на європейських серверах

Сервіс має доволі демократичні тарифи, починаючи з безкоштовного, який дозволяє підписувати безкінечну кількість вхідних документів і 25 вихідних на рік.

M.E.Doc

M.E.Doc — теж багатофункціональна платформа для бізнесу, яка надає можливість обмінюватися документами в електронному форматі, користуватися програмним РРО та вести звітність. Власне, M.E.Doc є розробником таких доволі відомих продуктів як Cashalot та СОТА Каса — остання теж має функції ЕДО разом  зі своїм основним опціоналом, реєстрацією розрахункових операцій. 

M.E.Doc надає окремі рішення для звітності до державних контролюючих органів та для обміну документів між приватними контрагентами, а також цілий ряд додаткових модулів — для обліку підакцизних товарів, для нарахування зарплати, для звітності небанківських установ. 

Компанія має більше 650 фізичних представництв по всій країні. 

Тарифи на сервісі формуються методом конструктора — все залежить від того, які саме функції та модулі ви оберете. 

Paperless

Paperless — популярний вузькоспеціалізований сервіс від ПриватБанк, спрямований тільки на документообмін. За його допомогою можна легко надіслати і підписати договір чи інший робочий документ, які потім будуть зберігатися в хмарі. Користуватися майданчиком можуть всі — і юридичні особи, і ФОП, і просто фізичні особи. Сервіс повністю безкоштовний. 

Розробники наголошують, що система створена саме для документообміну між партнерами і можливості здійснювати підписання документів електронним ключами. Повного функціоналу ЕДО в неї немає. Якщо потрібні такі функції, як інвойсинг або реєстрація податкових накладних, ПриватБанк рекомендує спробувати окремий сервіс для електронного документообігу. Він також безкоштовний. 

Оскільки ПриватБанк видає електронні ключі, то КЕП можна оформити прямо на сервісі. Але при цьому система працює з будь-якими цифровими підписами, виданими іншими установами. 

Signy

Signy — сервіс, розроблений компанією SmartTender (платформа для державних та комерційних тендерних торгів, одна з найбільших в Україні). 

Команда постаралася розробити максимально простий та зрозумілий інтерфейс для реєстрації та початку роботи, який складається всього з чотирьох кроків: 

  1. Зареєструватися;

  2. Завантажити документ;

  3. Підписати;

  4. Відправити.

Сервіс працює з електронними цифровими та кваліфікованими підписами (ЕЦП і ЕКП), надає шаблони для основних документів, дозволяє редагувати їх у режимі онлайн та коментувати. 

Інтерфейс платформи нагадує поштову службу, що спрощує розуміння процесу відправки та отримання документів. Розробники наголошують на тому, що в основі сервісу лежить штучний інтелект, здатний розвиватися методом машинного самонавчання. 

У сервіса є безкоштовний тариф Demo, на якому дозволяється підписувати 50 документів на місяць.

Deals

Deals — платформа для електронного документообігу, який пропонує два рішення.

  1. Deals.Online — хмарний сервіс, який дозволяє підписувати та зберігати документи у своєму акаунті на платформі. Deals має мобільний додаток, що дозволяє підписувати документи зі смартфона. Працює за принципом річної підписки.

  2. Deals.Onsite — коробкова версія, яка один раз купується та встановлюється на фізичний або віртуальний сервер компанії. Deals пропонує послуги технічної підтримки, яка встановить систему, допоможе її налаштувати та допоможе виправити технічні проблеми у разі їх виникнення. 

Є у сервіса і галузеві рішення — для банків, для телекомунікаційних та IT-компаній, для страхування та ритейлу. 

Загалом сервіс платний, але на час війни компанія зробила всі тарифні плани безкоштовними, щоб допомогти працювати українському бізнесу. 

Читайте також: «Врятувати український бізнес: програми підтримки підприємців у воєнний час»

Обравши один або декілька сервісів, через які ви будете здійснювати електронний документообіг, потрібно видати відповідний внутрішній наказ про перехід підприємства на ЕДО. Обов’язково попередьте ваших контрагентів про зміни за допомогою розсилки, щоб це не стало для них несподіванкою. 

Ми в Cityhost користуємося одразу трьома системами — «Вчасно», Paperless і M.E.Doc, тож наші клієнти можуть отримувати договори на надання послуг та інші документи, обираючи один із варіантів.


Сподобалася стаття? Розкажіть про неї друзям: