CityHost.UA
Допомога і підтримка

Як опанувати делегування і перестати все робити самому

 2912
21.06.2023
article

Керівник компанії, менеджер будь-якої ланки та і кожен із нас стикається із ситуацією, коли часу катастрофічно не вистачає. Починають страждати усі процеси, результативність роботи різко знижується, виникає хаос. Чим довше він триває, тим важче потім розставити усе по місцях та налагодити ефективність. При цьому наявність підлеглих не означає, що вони будуть максимально якісно та швидко виконувати поставлені задачі. Один і той же штат під керуванням різних людей може бити байдики або ж натхненно працювати.

Без уміння правильно делегувати повноваження відділ або компанія можуть пасти задніх, навіть якщо ви зібрали колектив із кращих спеціалістів. Але цю навичку можна розвинути. 

Ми вирішили детальніше розібратись, що таке делегування та як отримати максимальну вигоду від нього.

 

Тож читайте у статті:

 

Що таке делегування і чим воно відрізняється від доручення

Делегування — це передача іншій людині частини роботи, яку потрібно виконати для реалізації певних цілей.

Якщо вам, наприклад, потрібно організувати IT-інфраструктуру для вашого бізнесу, можна самостійно орендувати сервер, налаштувати його, встановити необхідне програмне забезпечення та займатися його адмініструванням. Це рентабельно в тому випадку, якщо у вас невеликий бюджет або ви маєте досвід та час для цього. Але якщо потрібно зробити все швидко і професійно, ви можете делегувати цей напрямок фрілансеру або найняти працівника на постійній основі. Таким чином ви купуєте за гроші час та ресурс, який можна витратити на інші справи. 

Делегування зустрічається не лише в бізнесі, а і в побутовому житті. Ми делегуємо, коли винаймаємо прибиральницю чи кухаря, няню чи садівника.

Як бачимо, це досить широке поняття, але сьогодні ми говоритимемо більше про делегування всередині компанії і розберемося, що таке передача повноважень від керівника до підлеглого, адже саме цей аспект викликає найбільші труднощі у менеджерів різного рівня.

Отже, делегування обов’язків означає, що працівник отримує під свою відповідальність певний напрямок роботи із набором задач, прав, обов’язків та ресурсів. Давайте докладніше розтлумачимо це речення:

  1. Разом з повноваженнями працівник отримує деяку свободу і право прийняття рішень на локальному рівні. 

  2. Делегування передбачає, що підлеглий частково сам контролює свою роботу — складає плани, стежить за виконанням задач підрядників, з якими працює, може формувати бюджет для погодження з керівництвом та озвучувати потреби. 

  3. Контроль за якістю кінцевого результата все одно покладається на керівника — він повинен контролювати роботу на проміжкових етапах, слідкувати за плануванням, допомагати, ставити запитання та стежити за ефективністю результатів. 

Важливо звернути увагу на те, чим відрізняється делегування повноважень від доручення.

Наприклад, менеджер прийняв рішення, що  відсьогодні один з членів команди замість нього буде координувати колег, які планують провести зустріч у конференц-залі. У його нові обов’язки буде входити отримання та фіксація запитів, складання графіків зустрічей, надсилання нагадувань про час призначеної зустрічі. Також це може бути контроль за станом самої зали — закупівля води, організація прибирання тощо. Це і є делегування.

У людини, якій зробили доручення, фактично немає істотної свободи дій у прийнятті рішень, а лише чітка інструкція. Наприклад, якщо керівник попросив подзвонити партнерам та домовитись про зустріч на завтра — це вже доручення.

Делегування повноважень

Тож можна зробити висновок, що делегування відрізняється від доручення не лише мірою відповідальності, а й масштабами поставлених задач і довготривалістю.

Тепер, коли ми розібралися з цими двома процесами, згадайте — чи дійсно ви делегуєте, чи це більше нагадує низку доручень? Якщо другий варіант — ви будете витрачати багато часу на постановку дрібних задач та контроль за їхнім виконанням.

Чому не всі керівники вміють правильно делегувати

Менеджити команду можна дуже по-різному. Хтось тягне все на собі, у іншого в процесах панує хаос і палають дедлайни, третій впроваджує тотальний контроль. І тільки грамотний управлінець вміє організувати процес так, щоб всі чітко виконували свої задачі у призначені терміни, а він сам не доробляв завдання за працівниками. 

Причини, які не дозволяють людям грамотно делегувати:

  1. Невміння правильно поставити задачу. Якщо ви колись намагалися пояснити людині, чого ви хочете, то знаєте, як складно комунікувати з виконавцями. Це окрема наука, яка потребує таланту ставити задачу зрозуміло, без різночитань, максимально деталізовано, але при цьому з певною свободою дій. 

  2. Достатньо досвіду в роботі, але немає навичок управління. Часто буває, що посаду менеджера отримує хороший працівник, який добре знається на процесах. Але це не означає, що він зможе доносити свої знання та досвід іншим людям та правильно їх координувати. Для цього потрібно додатково вчитися, тож підвищення кваліфікації менеджера за допомогою курсів та відповідної літератури — обов’язкове. 

  3. Страх вказувати на помилки і вимагати якісний результат. Звісно, працівнику буде неприємно, коли результати його старання почнуть розбирати на помилки, вимагати щось переробити. Тоді здається, що краще прийняти роботу як є і потім «дотягти» самому, ніж образити людину. Але так можна намертво загрузнути в дотяганнях, а працівники звикнуть до того, що такий рівень виконання задач прийнятний — тож і не будуть старатися.  

  4. Перфекціонізм, бажання бути незамінним або перебувати в центрі уваги та інші психологічні ефекти, які змушують людину зав’язувати процеси на собі.

  5. Неорганізованість. Якісно поставлені процеси — це завжди кропітка організація багатьох працівників. Не всі вміють організувати навіть себе, а керувати цілою командою людей з різними характерами та скілами — ціла наука.

Кожну з проблем потрібно вирішувати окремо, але головне, що потрібно розуміти — делегування і менеджмент це не талант, з яким народжуються, а навичка, яку потрібно розвивати. Хороший керівник повинен постійно вчитися і вдосконалюватися.

Делегування в менеджменті: що можна, а що — не варто

Делегування обов’язків нерозривно пов’язане із наділенням співробітника додатковими правами — відтепер він може ставити запитання або задачі іншим колегам, користуватися додатковими ресурсами компанії. 

Аби уникнути небажаних непорозумінь, слід попередити інших колег щодо того, які нові функції виконуватиме конкретна людина, аби вона могла безперешкодно збирати необхідні дані, отримувати інформацію, координувати процеси і при цьому не стикалась із супротивом колективу.

Також потрібно пам’ятати, що делегувати обов’язки можна лише безпосереднім підлеглим. Збереження ієрархії допоможе підтримувати здорову робочу атмосферу в компанії, а також уникати ситуацій знецінення менеджерів в очах їхніх підлеглих.

Не допускайте делегування завдань, виконання яких порушує права працівника, його посадову інструкцію або не відповідають його компетенції. Враховуйте терміни виконання робіт, залишайте «люфт» для власного спокою. Чітко ставте завдання та впевнюйтесь, що вас правильно зрозуміли.

Делегування обов'язків

Врахуйте ще той момент, що делегувати обов’язки треба раніше, аніж ви вже загубились у хаосі справ. Якщо часу вже катастрофічно не вистачає, то менеджерити нового працівника ви теж не встигатимете. Слідкуйте за своїм станом, вчасно відпочивайте і залишайтесь «в ресурсі» — лише тоді ви матимете можливість приділяти увагу навчанню підлеглих.

Якщо частина повноважень передається спеціалісту, який вже є в штаті, це має підкріплюватися підвищенням зарплати, адже збільшується навантаження. Делегування можна також здійснювати за допомогою нових спеціалістів або передавати на аутсорс. 

Читайте також: Безкоштовне онлайн-навчання для українців під час війни

Делегування повноважень та відповідальність

Не забуваймо, що при делегуванні повноважень керівник продовжує відповідати за виконання цього завдання. Якщо завдання не виконане — погано керував. Тому він повинен контролювати процес виконання, підтримувати, за потреби допомагати й мотивувати співробітника, що отримав ці повноваження. 

А при позитивному кінцевому результаті — обов’язково похвалити чи інакшим чином винагородити його, не зважаючи на те, скільки довелось особисто витратити часу й зусиль на те, аби навчити і ввести в курс справи. Це дозволить стимулювати подальшу ефективну роботу підлеглого у виконанні подібних задач та підсилить його впевненість у власних силах. Але не намагайтеся зробити роботу замість нього, попри те, що вам може здаватися, що краще за вас ніхто не впорається.

Старайтесь максимально інвестувати зусилля в новачка на початку, щоб він якнайшвидше став активним і компетентним членом команди, а ви надалі займались виконанням важливіших обов’язків. Різні джерела пишуть про те, що на навчання та менеджмент кожного нового співробітника безпосередній керівник витрачає близько 20% свого робочого часу. Зі збільшенням кількості нових співробітників зростає і кількість часу, що витрачається на їхню підтримку. Тож керівник повинен розвивати розгалужену систему управління, де працівники будуть підпорядковуватися ланковим менеджерам. Це істотно зекономить час і дозволить вивільнити ресурс. Не варто зав’язувати всі процеси на собі — делегувати можна навіть керівні функції.

Для контролю за виконанням поставлених задач дотримуйтесь таких нескладних рекомендацій: 

  1. Забезпечте детальне планування та чітку звітність. 

  2. Створіть потижневий план реалізації завдання, з обговоренням на початку кожного тижня та звітом в кінці. 

  3. Здійснюйте контроль на кожному етапі та включайтесь одразу, коли потрібна допомога. 

  4. Частіше запитуйте думку самого підлеглого, аби стимулювати його відповідальність у прийнятті рішень. 

  5. Правильно обирайте тип контролю, адже не всім працівникам та не в усіх ситуаціях підходить директивний підхід. 

  6. Проявіть мудрість та не тисніть, знаходьте баланс між похвалою та зауваженнями.

Читайте також: Корисні додатки для саморозвитку, роботи та тренування мозку в Google Play Market

Перфекціонізм і делегування, або «ніхто не зробить краще за мене»  

Мабуть, одне з найважчих завдань для перфекціоніста — передати комусь обов’язки, бо «ніхто не зробить так, як він». Перфекціоністи найчастіше страждають від нестачі часу, тому що звалюють на себе гору справ, які конче необхідно виконати швидко, якісно і під жорстким контролем. Прагнення усе зробити ідеально грає з такими людьми злий жарт — дедлайни «горять», якість роботи знижується, мозок «кипить», а маятник здоров’я починає хилитися у не найкращий бік. 

Намагання контролювати усе й усіх, щоб втілення планів здійснювалось якнайкраще, призводить до спротиву колективу, адже далеко не всі можуть працювати в умовах тотальної звітності. А бажання зробити все самому закінчується перевтомою та вигорянням. 

Довіряйте своїм підлеглим, давайте більше свободи, стимулюйте ініціативність — створіть теплу атмосферу, і працездатність колег суттєво зросте.

Перфекціонізм часто заохочується через ЗМІ, соціальні мережі, корпоративну етику — людина втрачає право бути неідеальною і перебуває в постійному стресі через самокритику. 

Тож поняття «перфекціонізм» та «ефективне делегування» несумісні. Аби керувати часом і виконанням задач, треба позбутись прагнення до ідеалу та просто робити свою роботу достатньо добре. Стандарти якості мають бути розумно обґрунтовані та раціонально підкріплені цифрами.

Читайте також: ТОП-5 таск-менеджерів для організації командної роботи

Сучасний керівник має багато специфічних і різнобічних обов’язків, а його запаси часу дуже обмежені. До того ж, при усьому прагненні постійно навчатись і розширювати компетенції, неможливо знати й уміти все. Тож делегування повноважень є важливим завданням кожного менеджера. Ефективний розподіл обов’язків між співробітниками компанії дозволяє підвищити економічні показники і продуктивність, знизити рівень стресу, покращити загальну атмосферу у колективі, вивільнити ресурс для подальшого зростання й розвитку фірми. Формування позиції довіри між керівником та підлеглими, надання повноважень і розширення прав для прийняття рішень, встановлення прозорих принципів оцінки і контролю відкриває можливості для особистісного росту кожного працівника й компанії загалом.


Сподобалася стаття? Розкажіть про неї друзям:

Автор: Богдана Гайворонська

Журналіст (з 2003 року), IT-копірайтер (з 2013 року), контент-маркетолог Cityhost.ua. Спеціалізується на статтях про технології, створення та просування сайтів.