Що таке таск-менеджер і для чого він потрібен
Настала ера віддаленої роботи та принесла за собою масу нововведень. Перед керівництвом компаній постала проблема: як правильно поставити завдання всім учасникам великої команди та проконтролювати роботу підлеглих, які працюють з дому? І хоча таск-менеджери з'явилися задовго до пандемії, саме зараз вони стали справжнім проривом у плануванні. Виявилося, що органайзери зручні і для офісної роботи, і для творчих команд, і для особистого використання.
Таск-менеджер — це сервіс, що дозволяє організувати роботу колектива або структурувати свій робочий час. Головний інструмент у кожному такому органайзері — робоча дошка з картками завдань. У них можна встановлювати терміни, виконавців, писати коментарі, прикріплювати матеріали та багато іншого.
Головне достоїнство таск-менеджерів у тому, що всі процеси перед очима, зібрані воєдино. Такі планувальники дозволяють відстежувати пульс компанії, контролювати виконання завдань, обговорювати їх у режимі чату.
У мережі представлено безліч органайзерів, кожен зі своїми перевагами та особливостями. Ми розглянемо п'ять найпопулярніших та визнаних користувачами сервісів.
Trello
Trello — це хмарний сервіс для керування робочими процесами. Його можна вважати одним із перших органайзерів, про який масово дізналися у країнах колишнього СНД. Якщо ви займалися фрілансом або працювали віддалено, велика ймовірність, що ви користувалися саме Trello.
Важлива перевага сервісу в тому, що він один з небагатьох має українську мову в налаштуваннях акаунту.
У Trello є таке поняття, як «Робочий простір». У ньому можна працювати командою, створювати дошки для кількох проектів, використовувати дошки-шаблони. Щоправда, останні є лише англійською, тому без знання мови не вдасться комфортно ними користуватися.
Таких просторів може бути кілька, якщо ви працюєте з різними командами, і в кожному скільки завгодно дашбордів.
Є й різні рівні публічності дощок:
-
приватна (тільки для себе);
-
відкрита всім учасників обраного «Робочого простору»;
-
доступна для всіх, хто є в Інтернеті.
На дошці створюються списки у вигляді колонок, і в кожному з них є картки завдань. У картці задається назва та опис завдання, прикріплюються матеріали з Google Drive, Dropbox та ще кількох сховищ. Додатково вказується виконавець, виставляється локація на карті, є коментування картки. Зручно, що можна встановити термін, і якщо завдання прострочене, на картці це буде зазначено. Якщо відзначити роботу як виконану, на ній з'явиться зелена плашка. Картки, термін завдання яких незабаром закінчиться, відзначаються жовтим, а прострочені — червоним кольором. Система також надсилає сповіщення, щоб виконавці не забували про дедлайни.
Картки задач легко переміщати з одного списку до іншого. Це дозволяє не лише розбивати завдання на категорії, а й працювати за методом «канбан». Наприклад, співробітник береться за виконання завдання «Вибрати підходящий хостинг під проект» та переміщує картку із завданням зі списку «Потрібно зробити» до списку «У роботі». Коли завдання завершено, картка надсилається до списку «Робота виконана», а в коментарях залишається посилання на сайт провайдера та прикріплюється чек про оплату як файл. Зручно!
Картки мають ще багато корисних опцій, що дозволяють зробити максимально прозорою та структурованою роботу команди. Також у Trello є головна сторінка, на якій у хронологічному порядку публікуються всі дії на дошці — переміщення карток, коментарі, терміни, що спливають, і так далі.
Окремий плюс Trello, невластивий для органайзерів загалом – кастомізація дизайну карток. Є різні обкладинки, кольорові бекграунди, фото у шапці.
Для простого впорядкування роботи невеликої команди підходить безкоштовний тариф (ним користується багато хто). Тут достатньо інструментів, для кожного робочого простору доступно до 10 дошок, необмежена кількість карток та змін у них. Усі платні тарифи розраховуються на кількість працівників. $5 на тарифі Standart означає, що за 30 працівників ви платитимете $150 на місяць. Розширені пакети призначені для великих компаній та мають ширший набір інструментів.
У 2017 році Trello був куплений австралійським розробником програмного забезпечення Atlassian, з яким ми ще зустрінемося у цій статті.
У цьому розділі ми приділили багато уваги опису дошок із картками. Такий інструмент є на всіх платформах, принцип роботи з ним практично не відрізняється. Тому далі ми не будемо так детально описувати функціонал дашбордів.
Jira
Jira — це також хмарний сервіс, один із найпоширеніших органайзерів у компаніях, які розробляють та тестують програмне забезпечення.
Тому, якщо ви навчаєтесь на програміста або освоюєте іншу IT-професію, ознайомтеся з Jira. Велика ймовірність, що ви будете працювати саме з ним.
Читайте також: Вчитися програмувати самостійно або йти на курси розробників — що вибрати?
Створюючи новий проект на сервісі, керівник одразу вибирає, за яким принципом буде організовано процес:
-
Канбан;
-
Scrum-стратегія, у якій робота розбивається на тимчасові відрізки — спринти (загалом 2-3 тижня);
-
Bug Tracking, створений спеціально для тестувальників.
У Jira картки оформляються подібно до того, як це зроблено у Trello, але не так багато уваги приділяється термінам виконання. Ця метрика винесена як окремий інструмент під назвою «Дорожня карта» (Roadmap). Тут терміни візуалізовані у вигляді діаграми Ганта — різнокольорових відрізків, розташованих на вертикальній часовій осі. Їх можна подовжувати, скорочувати та переміщувати по календарю звичайним перетягуванням.
У цьому сервісі дашборди компонуються за допомогою так званих «гаджетів». Це певні модулі, що відображають статистику у вигляді діаграм — стан спринту, час до першої відповіді за завданням, час, який знадобився на виконання завдань і так далі.
Jira та Trello — родичі, оскільки обидва сервіси існують під крилом Atlassian. Щоб не утримувати два однакові інструменти, компанія все ж таки намагається розвивати їх по-різному. Головна відмінність у тому, що Jira створена як таск-менеджер для розробників великих компаній, а Trello — для загального користування в невеликих проектах. Саме цей концепт і спричиняє все більші й менші відмінності між органайзерами.
Ціни у Jira вищі, хоча і тут є безкоштовний тариф, на якому можна працювати командою до трьох осіб (вони називаються агентами).
Інші тарифи також формуються за кількістю людей, які працюватимуть із сервісом. Наприклад, якщо ввести в поле 10 агентів, система сама порадить тариф і порахує, що за місяць потрібно буде платити 200 доларів. Чим більший тариф — тим, відповідно, у нього більше можливостей.
У Jira є особливість — кожному клієнту присвоюється домен з розширенням atlassian.net, і в системі такий обліковий запис вважається сайтом. На всіх тарифах доступний лише один сайт, і тільки в просунутому пакеті Enterprise кількість сайтів необмежена.
Basecamp
Basecamp — дітище американських розробників, що існує з 2004 року. Продукт позиціонується як task-manager для компанії з невеликим колективом та пропонує теплу камерну атмосферу спілкування.
І сама його назва, яка перекладається як «Базовий табір», подумки відсилає користувача до багаття, навколо якого зібралися колеги, щоб обговорити свої звершення за чашкою чаю.
Один із поки що суттєвих мінусів — відсутність україномовної або хоча б російськомовної версії. Сподіватимемося, що розробники найближчим часом зможуть вирішити це питання.
У клієнтському обліковому записі на головні інструменти можна вийти через верхню панель:
-
Home — головна сторінка компанії з усіма проектами.
-
Lineup — новий інструмент, де процес візуалізований у вигляді діаграми Ганта.
-
Pings — область для чатів.
-
Hey! — ящик із запитаннями.
-
Activity — всі дії в проектах (додавання завдань, коментарі, прикріплення файлів та інші).
-
My Stuff — щось на кшталт «особистої шафки», в якій відображаються всі дії, що стосуються особисто вас.
-
Find — пошук за ключовими словами у всіх розділах проекту.
Сервіс у «голому» вигляді дуже лаконічний, але інтегрується з багатьма віджетами, плагінами, сервісами. На офіційному сайті є багато платних та безкоштовних додатків.
З цікавого: до карток можна прикріплювати файли з різних хмарних сховищ і редакторів — Adobe Creative Cloud, Dropbox, Figma, Google Drive і ще цілого ряду сервісів.
Basecamp має два тарифи — платний і безкоштовний.
Безкоштовний тариф підійде, якщо ви використовуєте Basecamp як особистий таск-менеджер або для невеликої команди, наприклад, сім'ї або стартапу з кількох людей.
Платний — це єдиний пакет для бізнесу, який не залежить від кількості людей у компанії. У сервісу досить великий пробний період – два місяці. Є вибір: взяти річний абонемент чи платити раз на місяць. Ціни можуть здатися високими, але вони рентабельні для великих команд. Наприклад, Jira для компанії в 10 людей коштуватиме ті ж 100 доларів на місяць.
Todoist
Сервіс Todoist — зручний таск-менеджер для команди, але завдяки простоті його часто використовують для особистого планування. Поставляється англійською мовою, в налаштуваннях доступна російська (української поки немає).
У планувальнику є багато цікавих та зручних інструментів:
-
Завдання, що повторюються — якщо потрібно виконувати якісь щоденні дії, наприклад, перевірити пошту.
-
Пріоритети у вигляді прапорців: Пріоритет 1 (червоний) — найважливіший, потім слідує помаранчевий, синій і без кольору.
-
Кожне нове завдання, розміщене на дошці, надходить у вигляді сповіщення на пошту всім членам групи.
-
Коментування завдань не лише за допомогою тексту — можна прикріплювати файли, залишати голосові повідомлення.
Цікава особливість – вирощування карми. Ви ставите завдання, виконуєте їх вчасно та збільшуєте свою карму. Щодня за виконання завдань користувач отримує бали, набравши певну кількість очок – виходить на новий рівень. Якщо багато прострочених дедлайнів, то карма падає. Процес розвитку показаний у вигляді графіка.
Нагадування – на жаль, доступні лише на платних тарифах. Але це не заважає сервісу послужливо надсилати зранку лист із зазначенням кількості запланованих на сьогодні справ, рівнем карми та корисною порадою.
Зверніть увагу, що на тарифі Pro пропонується загальна оплата 3 долари на місяць, а в пакеті «Бізнес» вже по 5 доларів за кожного члена команди.
Тарифи доволі демократичні, безкоштовного пакета з головою вистачить, якщо використовувати таск-менеджер для сім'ї, особистих цілей чи малого бізнесу, наприклад, для ФОП.
До речі, нещодавно ми писали про сервіси для ФОП, які допоможуть дешевше та швидше фіскалізувати всі розрахункові операції у податковій. Читайте про це у статті «РРО: що це таке і кому потрібен, огляд сервісів програмного РРО».
Asana
Asana — хмарний сервіс, що існує з 2008 року і розроблений співзасновниками Facebook. Частково русифікований (української поки немає), але деякі кнопки ще відображаються англійською.
Створюючи обліковий запис на сервісі, користувач вказує основну мету, для якої йому потрібен інструмент:
-
Управління командними проектами та процесами;
-
Управління особистими завданнями;
-
Відстеження навантаження на команду, яка працює одразу над кількома проектами.
Дуже зручно сформований інструментарій у верхньому меню сервісу:
-
Огляд — це щось на кшталт кімнати нарад, у якій керівник проекту знайомить усіх із головним завданням, розставляє ролі, позначає віхи.
-
Список — всі завдання відображаються у вигляді списку.
-
Дошка — це вже знайомий нам канбан із картками завдань.
-
Хронологія — ті самі завдання, але вже показані у вигляді діаграми Ганта (розташовані вертикально на хронологічній осі).
-
Календар — схожий на Google-календар, де всі завдання розподілені по днях.
-
Панель моніторингу — показує у вигляді діаграм, скільки завдань у роботі, скільки виконано, скільки прострочено. Зручно для візуалізації роботи команди.
-
Повідомлення — дозволяє створювати чати для різних груп учасників, відзначати у повідомленнях картки задач та окремих людей.
-
Файли — відображає всі матеріали, прикріплені до будь-яких проектів та карток.
Це лише частина інструментарію, багато корисних функцій знаходяться у бічній панелі.
Для карток тут є можливість виставляти пріоритети та стан виконання. Ці показники виводяться англійською, але цілком доступні для розуміння.
Asana має безкоштовний тариф з обмеженим функціоналом. Якщо ж ви бажаєте скористатися всіма «плюшками» сервісу, необхідно буде вибрати платний пакет. Тут також ціноутворення залежить від кількості працівників у команді, як у інших сервісах. Наприклад, ціна 10.99 доларів на місяць у тарифі Premium вказана за одне «місце», тобто за одну людину.
У мережі працюють десятки хороших сервісів для планування роботи команди та особистого тайм-менеджменту. Хтось посперечається з нашим ТОП-5 і скаже, що знає й інші органайзери, не гірші за ці. Справді, скільки людей, стільки й думок.
Ми спеціально підбирали для огляду різні планувальники, кожен зі своєю родзинкою. Визначившись із головною метою використання сервісу, ви зможете обрати найкращий таск-менеджер, який підійде саме для ваших завдань.
Сподобалася стаття? Розкажіть про неї друзям: 
