CityHost.UA
Допомога і підтримка

Облік бізнесу у хмарі: варто чи ні

 3001
27.07.2022
article

 

 

Білі пухкі звірята чи потужні обчислювальні машини? Що ми знаємо про хмарні сервіси, і яким чином вони можуть допомогти в управлінні вашого бізнесу. 

В сучасних умовах розвиток бізнесу неможливий без автоматизації обліку. Причини перераховувати не варто, адже і так усі добре розуміють, що автоматизація — це швидкість, це зручність, це ефективність, це про першість.

У цій статті ми говоримо про хмарні сервіси як звернення до сучасних форм використання програм обліку та управління бізнесу.

Публікація підготовлена спеціалістами UIT — компанії, що спеціалізується на побудові ефективних системи обліку та управління шляхом автоматизації бізнес-процесів.

Автоматизовані системи управління та обліку

Сучасні системи обліку та управління — це прикладні програмні рішення, що дозволяють автоматизувати діяльність усіх чи окремих підрозділів на підприємстві. Наприклад, програмні продукти лінійки BAS, різноманітні CRM, ERP, WMS системи тощо. 

За їхньою допомогою можна автоматизувати управлінський, бухгалтерський, податковий, складський та інші види обліку. 

Умовно, усі облікові програмні рішення можна розділити на:

  • типові (універсальні) - готові конфігурації, що можуть налаштовуватись під загальні процеси будь-якого бізнесу;

  • галузеві програмні інструменти, що розроблені для вирішення вузькопрофільних задач;

  • окремі функціональні модулі — використовуються для формування власної конфігурації чи IT-інфраструктури для автоматизації обліку бізнесу. 

Ціль спільна — оптимізація діяльності, підвищення ефективності та прибутковості бізнесу.

Все про ефективні системи обліку для бізнесу читайте на сайті UIT.

Де зберігаються системи автоматизації обліку

Як і будь-який програмний продукт — облікові прикладні рішення потребують апаратного забезпечення для зберігання та опрацювання інформації. Для розміщення автоматизованих систем управління та обліку використовуються серверні потужності — комп'ютерні обчислювальні машини. 

Сервер потребує особливих умов розміщення — спеціально вентильованого приміщення, штату спеціалістів для їх обслуговування тощо.

Умовно, можна розділити сервера для систем автоматизації управління бізнесу на дві групи:

Локальне устаткування. Обчислювальне апаратне забезпечення, на якому встановлюються спеціалізовані програми для здійснення обчислювальних операцій. Функціонування ПЗ має локальний характер і не потребує підключення до інтернету. В цьому — його перевага. У ролі таких машин можуть виступати:

  1. Офісні сервери, які можна використовувати для ПЗ з невеликою ресурсоємністю; 

  2. Персональні комп’ютери великої потужності, які фактично використовуються як сервери.

Більші формати бізнесів, що мають розширену IT-інфраструктуру, використовують у якості обчислювальної техніки великі серверні машини та штат спеціалістів для їхнього обслуговування.

Хмарні потужності. По суті це ті ж сервери, надпотужні комп'ютерні машини. Але розміщені вони в спеціально обладнаних дата-центрах, з'єднання з якими відбувається через мережу інтернет за допомогою захищених протоколів передачі даних. Все апаратне забезпечення обслуговується технічними спеціалістами та програмістами. 

Такі хмари мають багато переваг для облікових програм, у порівнянні з локальними серверами. 

Як і будь-яке інше програмне забезпечення, управлінські, бухгалтерські чи інші облікові системи можуть зберігатись та адмініструватись локально або ж на віддалених серверах — хмарах.

Вигоди хмарних сервісів для користувачів

Власне, хмари підходять усім учасникам бізнес-процесів. І це не є гучною заявою. 

Для фінансової служби — оптимізація та економія витрат на придбання та обслуговування обладнання, зарплату штатному спеціалісту чи аутсорс програмісту. 

Для управлінців, фінансових, комерційних директорів та інших керівників — отримання проміжних звітів чи результатів діяльності у будь-який час доби та з будь-якого куточка світу, навіть, якщо ти у відрядженні чи у відпустці, а не за офісним робочим столом. 

Для «мобільних» робітників — торгових представників, агентів та інших, для яких важлива інформація, але є часта потреба у роботі на території клієнта — з'являється можливість прямої роботи в базі даних, без потреби використовувати проміжні програми для обміну інформацією.

Для  усіх, без виключення, працівників — менеджерів, бухгалтерів, HR — можливість дистанційної роботи з будь-якої точки земної кулі, де є інтернет, при потребі навіть не з власного пристрою — підключитися можна з будь-якого ПК без додаткових налаштувань. 

Переваги використання хмарних сервісів для автоматизації обліку

Економія

Основні витрати компаній, які використовують для свого бізнесу автоматизовані системи обліку, пов'язані не так з витратами на придбання ліцензій ПЗ, як з витратами на закупку, електроенергію, розміщення та обслуговування серверних потужностей, постійне забезпечення працездатності, в тому числі оплату зарплат штатним спеціалістам. 

Зазвичай провайдери хмарних сервісів надають свої послуги в оренду. Тобто, за фіксовану плату в місяць користувач отримує робочу облікову систему з обслуговуванням «під ключ». А це економія на оновленнях, підтримці та адмініструванні. 

Підтримка

Технічна підтримка користувачів 24/7. Вирішувати поточні задачі бізнесу можна будь-де і в будь-який час. 

Швидкість 

Висока швидкість обробки даних. На те, ваша облікова програма «літає» чи ні, впливає не так потужність сервера, як швидкість вашого інтернет-сполучення. 

Масштабованість 

Для малого бізнесу розміщення своєї системи обліку на віддалених серверах починається у більшості випадків з однієї бази. З ростом бізнесу збільшуються потреби в розширенні хмарної інфраструктури. Використовуючи хмару, можна за потреби швидко змінити обсяги використання серверних потужностей. Це значить, що можна додавати чи віднімати розмір сховища, будувати власне хмарне середовище, зменшувати чи збільшувати кількість користувачів, що одночасно працюють в програмі обліку. 

Безпека

Досить часто саме безпека інформаційних даних є умовою, що стримує власників невеликих підприємств до міграції в хмару. Існує помилкова думка, що розміщувати свою базу даних клієнтів на офісному сервері, комп'ютері, навіть флешці співробітників (є й такі випадки) безпечніше, ніж хостинг. 

Але! Якщо сервер знаходиться в офісі — рейдерська атака, відключення електроенергії, помилки, спричинені людським фактором можуть призвести до втрати даних. Дата-центр серверних потужностей має багаторівневий ступінь захисту від будь-яких форм машинних вірусів, а обмеження доступу до бази даних при необхідності — питання кількох хвилин.

Не забуваємо, що підписання договору з надавачем хмарних послуг дає також гарантії безпеки інформації. Провайдеру, який цінує свою репутацію та бізнес, вкрай невигідно якось «підставляти» себе.

Бекапування

Технологія дублювання серверів та резервного бекапування дозволяє користувачу не турбуватись про надійність інформації. Будь-які які дані можна відновити доволі швидко. 

Читайте також: «Снапшоти: що це таке і навіщо вони потрібні?»  

Адміністрування

Послуги адміністрування зазвичай надають провайдери хмарних сервісів. Це штат спеціалістів, які відповідають за розміщення, бекапування, оновлення, підтримку працездатності хмарного середовища. 

Доступ 

Доступ до програми обліку здійснюється через віддалений робочий стіл чи через Web-браузер. Не потрібно завантажувати конфігурацію на свій комп'ютер чи використовувати офісні потужності. Єдиною умовою швидкої відповіді хмарного софту є швидкість інтернет-сполучення. У локальній версії доступ до системи можливий за умови роботи головного комп'ютера. Доступ до хмарної робочої бази в режимі онлайн є 24/7.

Швидкий старт 

Якщо ми говоримо про невеликий бізнес, який не потребує довгого проєктного впровадження, почати працювати в хмарному сервісі можна вже через пару годин після замовлення та оплати послуги. 

Гнучкість

Зручність використання хмарних технологій полягає у тому, що потужності можна масштабувати, збільшивши за потреби місце на сервері, а можна навпаки скоротити. Дозвіл до інформаційної бази можна обмежити за лічені хвилини, в той час, як з локальними потужностями це реалізувати непросто. Окрім того, доступ до деяких даних співробітникам власної компанії за потреби можна також відключити.

Фіксовані платежі

Хмарний сервіс, у більшості випадків, це щомісячна абонентська плата. Отже, знижується ризик незапланованих витрат для компанії.

Професійне обладнання

В дата центрах використовується високотехнологічне та потужне апаратне забезпечення, яке дозволяє зберігати та опрацьовувати великі масиви інформації. 

Недоліки хмарних сервісів для обліку бізнесу

Неможливість працювати в офлайн режимі

Є інтернет — є доступ до робочої бази, немає інтернету — відсутній. Але давайте будемо реалістами, будь-які цифрові застосунки, програмні софти залежать від підключення до мережі. Тому, чи можна назвати це недоліком, питання риторичне…

Постійні витрати

Використання хмарних сервісів передбачає орендну плату кожного місяця. Якщо з певних причин ви не заплатили за доступ до програмного інструменту у хмарі, дозвіл на його використання призупиняється. Але зазвичай ці процеси регулюються договором постачання між вами та надавачем хмарних сервісів. 

Хмарні сервіси для українського бізнесу

Компанії України, що спеціалізуються на впровадження систем автоматизації бізнесу,  пропонують хмарні сервіси, що за своїм можливостями є близькими до технологій SaaS та IaaS — оренда облікових програм та хостинг.

Перший варіант передбачає використання ліцензійних програмних рішень під потреби компанії за фіксовану плату в місяць. Усі навантаження з обслуговування, оновлення конфігурацій, підтримку, адміністрування, резервне бекапування лягають на плечі надавача такої послуги.

Другий варіант, хостинг, дозволяє розміщувати вже свою власну систему обліку на серверах провайдера. Таким чином, орендується не інструмент для автоматизації бізнесу, а місце під його розміщення. За все, що стосується обслуговування та адміністрування серверної частини відповідає провайдер, що пропонує послугу.

Досвід багатьох компаній показує свою ефективність у використанні хмарних сервісів для обліку бізнесу, що є, на наш погляд, абсолютно логічним. Адже це можливість відійти від традиційних консервативних методів ведення бізнесу, бути більш гнучкими та мобільними в умовах високої конкуренції.

Зробити висновки щодо резонності хмарного формату ведення обліку для бізнесу ви зможете самостійно, переконавшись на власному досвіді в його перевагах.


Сподобалася стаття? Розкажіть про неї друзям: