CityHost.UA
Допомога і підтримка

Екологічна комунікація з виконавцями — як не перетворитися на замовника, якого всі ненавидять

 3277
10.05.2024
article

 

 

Сьогодні, на щастя, ми живемо в демократичні часи, коли можна вибирати, на кого працювати. Тому екологічна комунікація працедавця з виконавцями є важливою складовою у співпраці. Правильно побудована взаємодія допоможе не лише досягти якісного результату, а і сформувати довготривале партнерство, в якому всі сторони будуть почуватися комфортно. І навпаки — комунікаційні помилки, хаос у процесах і невміння екологічно висловити зауваження призведуть до того, що виконавці розбігатимуться від такого замовника в пошуках кращого життя.

Сьогодні ми поговоримо про екологічну комунікацію з виконавцями, яка допоможе стабілізувати процеси та створити спокійну атмосферу роботи.

Ця стаття стане в нагоді не лише замовникам, які працюють з фрілансерами (копірайтерами, дизайнерами, програмістами) а і менеджерам різних ланок, які дають задачі та приймають роботу в підлеглих.

Орендувати вигідний український хостинг з надійним захистом

Основні помилки замовників у роботі з виконавцями

У цьому розділі ми розглянемо найбільш розповсюджені помилки замовників, які створюють ускладнення в комунікації з виконавцями. Відразу варто зазначити, що процес взаємодії в такому тандемі є сам по собі непростим, і правильній комунікації потрібно вчитися. Таких помилок часто припускаються початкуючі замовники або керівники нижчих ланок, які тільки починають освоювати навички управління людьми. 

Невміння правильно скласти ТЗ чи екологічно висловити зауваження не є якоюсь жахливою і невиправною рисою характеру — це такі ж знання, як кодування чи створення дизайну. Такі помилки потрібно лише виявити і правильно пропрацювати — і ви відразу побачите, як покращиться комунікація і сам результат роботи.

Поширені помилки у роботі замовника з виконавцем

Незрозуміле ТЗ як запорука майбутніх страждань

Відповідальність за результат лежить не лише на тому, хто виконував задачу, а і на тому, хто її поставив. Правильно сформоване ТЗ позбавить від багатьох страждань і замовника, і виконавця. 

Ось декілька порад, які допоможуть скласти оптимальне ТЗ та потім прийняти засновану на ньому роботу:

  1. У завданні потрібно прописати вимірювані показники — скільки, чого, коли. Чим більше конкретики в затвердженому ТЗ, тим менше шансів у виконавця відхилитися від нього і вирушити в бурхливі моря фантазії. 

  2. ТЗ має бути не довгим і не коротким, а оптимальним — щоб дати виконавцю достатньо інформації для розуміння задачі, але і не заплутати ще більше. Практика показує, що занадто довгі та складні ТЗ читають неуважно або не дочитують до кінця. Прийміть це явище як дощ або зиму, ви з цим нічого не зробите.

  3. Цікавтеся у виконавця, чи є запитання по ТЗ, стимулюйте робити уточнення чи консультуватися з вами, якщо щось не зрозуміло. 

  4. Всі моменти, не прописані в ТЗ, виконавець має право зробити на свій розсуд або не зробити зовсім. Все, чого немає в ТЗ — це поле для здогадок. Тому прописуйте важливі моменти і будьте готові до того, що в плані дрібних деталей у виконавця може бути трохи інше бачення, ніж у вас. Це нормально.

  5. Референси (приклади) — це запорука того, що виконавець зрозуміє задачу краще. Покажіть йому декілька статей/сайтів/зображень, які вам подобаються. Можна показати також анти-приклади — ось так не робіть. Правду кажуть, що краще один раз побачити, ніж сто разів почути. 

  6. У разі неочікуваного результату роботи потрібно добре розрізняти, чи це помилка виконавця, чи за неї несе відповідальність сам замовник — не вказав на важливу деталь, не прописав важливу умову, відсутність якої в ТЗ сильно впливає на його розуміння. Якщо причина помилки лежить в ТЗ, виконавець має право не виправляти роботу або взяти за це додаткову оплату. Якщо ж помилився сам виконавець, то замовник має право вимагати виправлення помилок в межах сплаченого замовлення.

Читайте також: Договір на створення сайту – як убезпечити себе під час розробки

Правила складання технічного завдання для виконавця

Що робити, коли ви не маєте компетенцій

Не мати компетенцій — нормально, саме тому і звертаються до професіоналів. Наприклад, майстру з ремонту меблів необхідно замовити сайт для залучення більшої кількості клієнтів. Звісно, він не знає тонкощів їхньої розробки — як вибрати тип сайту і яка CMS потрібна, що таке веб-хостинг і як зареєструвати домен, скільки і чого потрібно для обслуговування сайту в подальшому.

Фрілансери вже звикли до таких ситуацій і вміють правильно проконсультувати, налагодити співпрацю і зробити все, щоб клієнт був задоволений, навіть якщо на самому початку він сам не знав, що йому потрібно.

Але замовник також може полегшити цю взаємодію, доклавши трохи зусиль зі своєї сторони:

  1. Відповідально поставитися до вибору фрілансера і довіритися йому. Почитайте відгуки, спитайте у знайомих, передивіться портфоліо, витратьте достатньо часу, щоб знайти людину чи агенцію, якій зможете довірити роботу. Найгірше для обох сторін, коли замовник не розуміється на процесах, але намагається їх контролювати. Хороший виконавець зазвичай має багате портфоліо, хороші відгуки, показує свої досягнення в соцмережах, пишається своєю роботою і не ставить на неї занадто низьку ціну. Після того як ви знайшли професіонала, доведеться відпустити контроль і довіряти його порадам. 

  2. Іноді варто розібратися з процесом роботи, яку плануєте замовити. По-перше, це вбереже від шахраїв та халтурників, а по-друге — убезпечить від ситуацій, коли від виконавця вимагають щось чудернацьке або нереалістичне. Для цього існують Google, YouTube, знайомі, які це вже робили тощо. Хоча  б просто щось почитати перед початком роботи — це вже допоможе уникнути зайвих непорозумінь. Наприклад, можна вивчити, які бувають сайти і вибрати саме той тип, який найкраще підійде для ваших цілей. Інколи перед тим, як визначитися із замовленням, оплачують консультації спеціалістам, які допоможуть зрозуміти, що вам взагалі потрібно. І чим більший масштаб проєкту, тим більше часу може займати теоретична підготовка.

По цій темі відразу згадується відео про сім червоних ліній зеленим та прозорим кольором. Мабуть, ви його вже бачили, адже це класика, але давайте подивимося ще раз.

 

Образність та метафоричність замість конкретики

Від цього дизайну віє самотою… Зробіть його… ну таким, ніби в нього в житті все склалося і всі його люблять. 

Ну, і що тут не зрозуміло?

Часто трапляється, що замовник не до кінця розуміє, що саме він хоче змінити, і що конкретно не подобається. Або розуміє, але не може висловити. Усвідомлювати, що конкретно «не так» і вміти це пояснити — теж окремий скіл, який потрібно розвивати. 

Ось це «не так» завжди приховується в деталях, і варто визначити, які саме деталі, кольори, розташування елементів та інші компоненти створюють саме таке враження. Звісно, якщо замовник та виконавець добре порозумілися на етапі ТЗ, то і в правках буде менше таких моментів, але вони все одно бувають.

І якщо потрібно вказати на огріхи, то краще робити це не абстрактно, а в конкретних вимірюваних поняттях. Ось як можна перефразувати свої враження: 

  • Цей сайт як ніби з 90-х років — забагато елементів і дрібних картинок, мало простору, застарілий неактуальний шрифт.

  • Якось тут все сурово — багато темних кольорів, прямих ліній, гострих кутів. 

  • Якийсь дитячий дизайн вийшов — багато різних яскравих кольорів, грайливих елементів у вигляді метеликів чи квіточок, складний шрифт з вензельками.

Читайте також: Топ-10 українських YouTube-каналів про IT

Голосові повідомлення і дзвінки

Мабуть, фрілансери, які зараз читають цей розділ, моляться, щоб його прочитали також і замовники. Правки в голосових — це один із найбільших болей, з якими доводиться стикатися виконавцям. У більшості випадків дзвінки та голосові повідомлення некомфортні для роботи. 

Причин, чому такий формат краще не використовувати, декілька:

  1. На слух інформація сприймається гірше, тому збільшується вірогідність, що вас неправильно зрозуміють. 

  2. Коли людина пише повідомлення чи листа, вона його потім перечитує, і бачить, якщо щось написано неоднозначно, неконкретно, незрозуміло. Це дає можливість виправити текст і надіслати більш зрозумілі вказівки. У випадку усного мовлення людина не завжди усвідомлює, що її слова можна потрактувати зовсім не так, як вона мала на увазі. 

  3. Якщо йдеться про телефонні розмови, то потім складно відстежити, про що була домовленість і хто що кому пообіцяв.

  4. Коли людина отримує голосове, вона не завжди має змогу його спокійно прослухати, і це може затягувати відповідь. Повідомлення ж можна прочитати в метро чи в шумній кімнаті. І навіть якщо дуже мало часу, можна глянути одним оком на повідомлення і зрозуміти, наскільки терміново потрібна відповідь, чи справа може почекати.  

Коротше кажучи, спілкування голосом породжує ще більше приводів для непорозумінь та ускладнень, яких і так достатньо в будь-якій комунікації між людьми. 

Спілкуватися голосовими під час виконання замовлення можна лише в тому випадку, якщо виконавець погодився на це і також вважає такий формат комфортним. 

У питанні формату взаємодії важливо і те, як буде здаватися робота і як відбуватиметься процес прийому. Це потрібно обговорювати наперед. Як виконавець надсилатиме файли, де та як будуть обговорюватися правки, що буде вважатися зданою роботою. Комусь зручно працювати на Google диску, комусь — через пошту, комусь — в Telegram. 

Драматизм, емоції та токсичні коментарі

Зрозуміло, що ввічливість та повага важливі для співпраці. Але і досі зустрічаються замовники, для яких процес внесення правок перетворюється на потік емоцій. 

Насправді далеко не всі вміють робити зауваження та вказувати на недоліки в роботі — цей скіл також потребує розвитку. Момент, коли потрібно вказати на помилки, може бути емоційно некомфортним для самого замовника, що іноді призводить до зайвого хвилювання та емоційних коментарів. Почасти це обумовлено нашою культурою спілкування, в якій більшість людей не вміють казати «ні» та висловлювати заперечення в асертивній формі. Проблема може бути і в токсичній критиці, яку ми отримували в дитинстві від старших (родичів або вчителів), і в тому, що раніше ніхто не вчив нас екологічно відстоювати кордони.

Якщо процес висловлення зауважень дається складно і викликає знервованість — це проблема з площини психології. В такому випадку варто почитати відповідну літературу або звернутися до психолога. Також необхідно зрозуміти, які тригери включаються, коли з’являється потреба залишити несхвальний коментар або навіть відмовитися прийняти роботу через її низьку якість. 

Важливо знати, що відмова, зауваження і заперечення можуть і повинні висловлюватися з повагою, ввічливо, доброзичливо і без зайвих емоцій.


Резюмуємо вищесказане. Що найважливіше в комунікації та найбільше впливає на спілкування замовника і виконавця (керівника та підлеглого):

  1. Адекватні вимоги, співмірні з компетенціями виконавця. 

  2. Чітко прописане ТЗ, яке створює якнайменше непорозумінь в процесі роботи. 

  3. Правильно вибудуваний і комфортний для обох сторін формат спілкування, здачі та прийому роботи.

  4. Повага та ввічливість як запорука комфортної співпраці для обох сторін.

  5. Довіра досвідові виконавця. 

  6. Обопільна відповідальність за процес роботи, адже постановка задач впливає на нього не менше, ніж їхнє виконання.

Читайте також: Як опанувати делегування і перестати все робити самому

Підбірка корисних матеріалів для керівників та замовників

Як ми вже казали, комунікація з підлеглими та виконавцями — це окрема навичка, яка потребує розвитку, і зокрема теоретичної бази. Щоб покращити цю навичку, можна дивитися відеолекції, записатися на курси або читати книги. Тут зібрані деякі корисні матеріали, які допоможуть покращити вміння керувати людьми.

Курси з управління людьми

В мережі є доволі багато курсів, які допоможуть покращити навички комунікації з людьми, керування персоналом та проєктами. Деякі коштують грошей, але є і безкоштовні — вони стануть в нагоді підприємцям-початківцям та представникам малого бізнесу. Ось декілька курсів, актуальних на момент написання статті — більшість із них безкоштовні.

  1. Курс «Управління людьми і проєктами» від «Освітнього хабу Києва» (безкоштовно). Пройшовши 6 модулів, ви дізнаєтеся про базові управлінські навички. Курс розрахований на початкуючих керівників.

  2. Освітній серіал від «Дія. Освіта» — «Кризові комунікації в управлінні персоналом». П’ять коротких відео розкажуть про управління людьми в кризу: як вирішувати конфлікти, обговорювати проблеми і давати працівникам відчуття опори.

Навчальний серіал на сервісі «Дія. Освіта»

  1. Курс «Управління проектами» від «Відкритого університету Майдану» (безкоштовно). Це 16 лекцій від професора бізнесу Київської школи економіки Сергія Гвоздьова. Курс більше присвячений проектам, але є в ньому і лекції, які стосуються управління персоналом. 

  2. «Точка турботи: онлайн-курс про психологічну допомогу командам та бізнесам»  від української студії онлайн-освіти EdEra (безкоштовно). Три модулі присвячені психологічним аспектам комунікації в команді, зокрема роботі зі стресом в часи війни.

  3. «Основи управління командами та проєктами в IT. Підготовчий» від освітньої платформи Prometheus (безкоштовно). У 15 лекціях зібрано корисні поради про роботу з командою — мотивацію, стресостійкість, емоційний інтелект, комунікацію в конфліктах і багато іншого.

  4. «Internal Communications» — курс, на якому навчать будувати прозору внутрішню комунікацію в компанії та створювати власну історію. Організатор: онлайн-інститут вільної освіти Projector. Найбільше корисний буде тим керівникам, які працюють не з розрізненими виконавцями, а будують сталу команду. Стартує восени 2024 року. 

  5. Платформа «Школа комунікацій» — тут ви знайдете багато різних курсів та вебінарів, присвячених комунікації керівника з підлеглими.

Книги для розвитку навичок роботи з людьми

Найкращі книги для розвитку навичків спілкування та комунікації

  1. Ґері Чепмен і Пол Вайт, «П’ять мов вдячності у професійних стосунках» 

  2. Джейсон Фрайд, Девід Хейнмейер Ханссон, «Rework. Ця книжка змінить Ваш погляд на бізнес»

  3. Енні МакКі, Річард Бояцис, Денiел Ґоулман «Емоційний інтелект лідера»

  4. Патрік Ленсіоні, «5 вад у роботі команди»

  5. Пітер Друкер, «Ефективний керівник»

  6. Рей Даліо, «Принципи успіху»

  7. Стенлі Маккрістал, Тантум Коллінз, Девід Сильверман, Кріс Фасселл, «Команда команд. Нові правила взаємодії у складному світі»

  8. Стівен Кові, «7 звичок надзвичайно ефективних людей»

  9. Франс де Вааль, «Мораль без релігії. В пошуках людського у приматів»

  10. Юрген Аппело, «Менеджмент 3.0» 

Тут наведені деякі курси та книги, але ми з вами розуміємо, що насправді інформації в допомогу тим, хто постійно працює з людьми, набагато більше. Ви можете самостійно знайти скільки завгодно матеріалів — YouTube-каналів, статей в інтернеті, книг та вебінарів, які допоможуть покращити навички комунікації та управління. 

Бути замовником — це також спеціальність, їй потрібно вчитися та набувати досвід, щоб у подальшому комунікація з виконавцями була обопільно приємною та ефективною.

Орендувати недорогий домен у регіональних та міжнародних доменних зонах


Сподобалася стаття? Розкажіть про неї друзям:

Автор: Богдана Гайворонська

Журналіст (з 2003 року), IT-копірайтер (з 2013 року), контент-маркетолог Cityhost.ua. Спеціалізується на статтях про технології, створення та просування сайтів.