CityHost.UA
Помощь и поддержка

Как перейти на электронный документооборот в Украине

 1820
27.05.2022
article

 

 

Электронный документооборот в Украине существует достаточно давно — первый закон об ЭДО появился еще в 2003 году. Это удобный и быстрый способ передачи, редактирования, утверждения, подписи и хранения внутренних и внешних документов с помощью специального программного обеспечения. К таким документам относятся договоры, счета, акты, накладные, внутренние приказы, официальные письма. Не все бумаги подлежат цифровизации, для подписи некоторых требуется личная встреча представителей сторон. Но большая часть рутинных дел теперь может быть решена в цифровом формате.

Появление облачных технологий еще больше оптимизировало процессы и позволяет работать с документами в аккаунте на сервисе с любого гаджета, подключенного к сети.

Электронный документооборот имеет массу преимуществ:

  • Не нужно загромождать офис целой кучей шкафов с папками, которые потом долго искать.

  • Все процедуры производятся в считанные минуты.

  • Предприятие экономит на бумаге, краске для принтера, канцелярии, расходах на курьера.

  • Все электронные документы приравниваются к оригиналам, их не нужно распечатывать.

  • Документ заверяется с помощью электронной подписи, которую легко получить как юридическому, так и физическому лицу.

И все же многие предприниматели до сих пор опасались совершать переход на электронный документооборот. Бумага, живая подпись и печать в руках кажутся более надежными, чем призрачный электронный документ. Но не стоит беспокоиться — все данные в системах ЭДО передаются по защищенным каналам и хранятся на облачном диске. Этот способ действительно более безопасен, ведь бумажные документы могут потеряться, а копии на рабочем компьютере повредиться из-за сбоя в программном обеспечении.

Современная ситуация в Украине подталкивает многих предпринимателей и руководителей учреждений к переходу на электронный документооборот — в первую очередь из-за усложнения логистики, спровоцированного войной. Теперь многие украинцы почувствовали вкус инноваций, и все чаще предпочитают электронный формат.

Cityhost.ua также внедрил цифровой документооборот — и нам понравилось. Об этой и других трансформациях вы можете узнать из новости по ссылке.

Делимся с вами несколькими сервисами, которые помогут сэкономить время и бумагу.

Вчасно

Вчасно — облачный сервис электронного документооборота, который может не только работать в web-формате, но и интегрируется с ERP, CRM и электронным кабинетом на сайте предприятия. Помимо основных возможностей предоставляет опции проверки документов антивирусом, двухфакторную аутентификацию для работников, комментирование документов и прочее.

Входит в серию продуктов:

  • Вчасно.EDI (передача цифровых данных между контрагентами);

  • Вчасно.Каса (программный РРО);

  • Вчасно.КЕП (ключи для квалифицированной электронной подписи);

Это удобно, ведь можно использовать целый ряд программных услуг от одной компании и легко интегрировать их между собой. Более того, часто они уже интегрированы. Например, на некоторых тарифах ЭДО сразу предоставляются ключи Вчасно.КЕП.

На сайте сервиса можно узнать, что им пользуются уже более 400 тыс. компаний, он получил награду «Выбор бухгалтера» и хранит документы в облаке на европейских серверах.

Сервис имеет довольно демократичные тарифы, начиная с бесплатного, позволяющего подписывать бесконечное количество входящих документов и 25 исходящих в год.

M.E.Doc

M.E.Doc — тоже многофункциональная платформа для бизнеса, позволяющая обмениваться документами в электронном формате, пользоваться программным РРО и вести отчетность. Собственно, M.E.Doc является разработчиком таких известных продуктов как Cashalot и СОТА Каса — последняя тоже имеет функции ЭДО наряду со своим основным опционом, регистрацией расчетных операций.

M.E.Doc предоставляет отдельные решения для отчетности в государственные контролирующие органы и обмена документов между частными контрагентами, а также целый ряд дополнительных модулей — для учета подакцизных товаров, для начисления зарплаты, для отчетности небанковских учреждений.

Компания имеет более чем 650 физических представительств по всей стране.

Тарифы на сервисе формируются методом конструктора — все зависит от того, какие именно функции и модули вы выберете.

Paperless

Paperless — популярный узкоспециализированный сервис от ПриватБанка, направленный только на документообмен. С его помощью можно легко отправить и подписать договор или другой рабочий документ, который затем будет храниться в облаке. Пользоваться площадкой могут все — и юридические лица, и ФЛП, и просто физические лица. Сервис полностью бесплатный.

Разработчики отмечают, что система создана для документообмена между партнерами и возможности осуществлять подписание документов электронным ключами. Полного функционала ЭДО у нее нет. Если нужны такие функции как инвойсинг или регистрация налоговых накладных, ПриватБанк рекомендует попробовать отдельный сервис для электронного документооборота. Он тоже бесплатный.

Поскольку ПриватБанк выдает электронные ключи, КЭП можно оформить прямо на сервисе. Но при этом система работает с любыми цифровыми подписями, выданными другими учреждениями.

Signy

Signy — сервис, разработанный компанией SmartTender (платформа для государственных и коммерческих тендерных торгов, одна из самых крупных в Украине).

Команда постаралась разработать максимально простой и понятный интерфейс для регистрации и начала работы, состоящий всего из четырех шагов:

  1. Зарегистрироваться;

  2. Загрузить документ;

  3. Подписать;

  4. Отправить.

Сервис работает с электронными цифровыми и квалифицированными подписями (ЭЦП и ЭКП), предоставляет шаблоны основных документов, позволяет редактировать их в режиме онлайн и комментировать.

Интерфейс платформы напоминает почтовую службу, упрощающую понимание процесса отправки и получения документов. Разработчики отмечают, что в основе сервиса лежит искусственный интеллект, способный развиваться методом машинного самообучения.

У сервиса есть бесплатный тариф Demo, на котором можно подписывать 50 документов в месяц.

Deals

Deals — платформа для электронного документооборота, предлагающего два решения.

  1. Deals.Online — облачный сервис, позволяющий подписывать и хранить документы в своем аккаунте на платформе. Deals имеет мобильное приложение, позволяющее подписывать документы со смартфона. Работает по принципу годовой подписки.

  2. Deals.Onsite — коробочная версия, которая однажды покупается и устанавливается на физический или виртуальный сервер компании. Deals предлагает услуги технической поддержки, которая установит систему, поможет ее настроить и исправить технические проблемы в случае их возникновения.

Есть у сервиса и отраслевые решения — для банков, для телекоммуникационных и IT-компаний, для страхования и ритейла.

Обычно сервис платный, но на время войны компания сделала все тарифные планы бесплатными, чтобы помочь работать украинскому бизнесу.

Читайте также: «Спасти украинский бизнес: программы поддержки предпринимателей в военное время».

Выбрав один или несколько сервисов, через которые вы будете производить электронный документооборот, нужно выдать соответствующий внутренний приказ о переходе предприятия на ЭДО. Обязательно предупредите контрагентов об изменениях с помощью рассылки, чтобы это не стало для них неожиданностью.

Мы в Cityhost пользуемся сразу тремя системами — «Вчасно», Paperless и M.E.Doc, поэтому наши клиенты могут получать договоры на предоставление услуг и другие документы, выбирая один из вариантов.


Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям: