Сначала вам может показаться, что вы знаете Google Docs, но есть много функций, о которых вы даже не догадываетесь. В текстовом редакторе можно диктовать текст, сравнивать документы между собой, создавать закладки для прямой ссылки в любой абзац текста, организовать задачи с коллегами, добавлять больше шрифтов, запрограммировать комбинацию клавиш и многое другое.
Мы собрали самые неожиданные, но полезные функции в Google Docs, которые станут вашими любимыми!
Функции для организации работы
Перед тем, как мы расскажем о функциях работы с документом, хотим познакомить вас с несколькими лайфхаками в Google Docs, которые значительно упрощают использование редактора.
1. Изучите комбинации клавиш
В Google Docs есть полезные комбинации клавиш, которые помогают работать с текстом. К примеру:
-
Ctrl+B (для Windows) или Command+B (для Mac) для выделения текста жирным шрифтом;
-
Ctrl+I (для Windows) или Command+I (для Mac), чтобы выделить текст курсивом;
-
Ctrl+U (для Windows) или Command+U (для Mac), чтобы подчеркнуть текст;
-
Ctrl+K (для Windows) или Command+K (для Mac) для создания ссылки;
-
Ctrl+Shift+7 (для Windows) или Command+Shift+L (для Mac) для создания нумерованного списка;
-
Ctrl+Shift+8 (для Windows) или Command+Shift+F (для Mac) для создания маркированного списка.
Чтобы открыть список быстрых комбинаций, нажмите Ctrl+/ (для Windows) или ⌘+/ (MacOS).
Читайте также: Как самоорганизоваться на дистанционной работе
2. Ищите нужную функцию
Чтобы быстро найти нужную функцию, просто одновременно нажмите Alt+/ и в поисковой графе введите слово или первые несколько букв названия функции.
Например, вы хотите сделать текст или его фрагмент прописными или строчными буквами. Для этого вы просто выделяете нужную часть текста, зажимаете Alt+/, начинаете вводить «бол» или «малень» — и опция «Все слова с прописной буквы» или «Все слова со строчной буквы» появляется в списке функций. Кликните для применения.
3. Добавьте больше шрифтов
Если расширенный список стандартных шрифтов Документов Google не соответствует вашим потребностям, вы можете добавить больше.
Для этого нажимаете на плагин шрифтов на верхней панели инструментов, затем кликните сверху на строку «Другие шрифты» и выбираете из списка.
Работа над документом
Google Docs наполнен функциями, которые могут помочь вам работать над документом. Но есть несколько неочевидных помощников, значительно облегчающих работу над документом и коммуникацию с коллегами в самом файле.
1. Создайте выпадающее меню
Выпадающее меню позволяет выбрать статус для проекта, ответить на вопросы, выбрать местоположение и т.д.
-
Выберите место в документе, где хотите открыть раскрывающееся меню.
-
Кликните в верхнем меню «Вставить», затем «Выпадающее меню».
Далее выберите готовые параметры "статус проекта" или "статус проверки". Или вы можете создать «новое выпадающее меню», со своими элементами, задачами и т.д. По окончании нажмите «Сохранить».
2. Ссылайтесь на любую часть текста
В Google Docs можно делать закладки, позволяющие создать ссылку на любую часть текста. Для этого нужно:
-
Поделитесь документом с нужными людьми или откройте доступ к нему;
-
Навести курсор на ту часть текста, на которую хотите сослаться;
-
Откройте в верхнем меню «Вставить» и выберите «Закладка».
-
Появится всплывающее окно, в котором можно скопировать ссылку.
3. Общайтесь с коллегами
В Google Docs можно тегать других пользователей, с которыми вы работаете над документом. К примеру, чтобы привлечь их внимание.
На правой стороне документа есть всплывающая пиктограмма, которая предлагает выбрать: добавить комментарий; отреагировать с помощью смайла; предложить изменения.
-
Активируйте значок слива с помощью курсора в правой части документа.
-
Далее выберите «Добавить комментарий».
-
После этого введите в текстовое поле: @+первые несколько букв имени человека. Docs предложит варианты из списка контактов Google.
-
Если вы хотите добавить пользователя, которого нет в списке, просто вставьте адрес электронной почты вместо имени.
Читайте также: CRM-системы — что это такое, зачем нужны и какую выбрать
4. Следите за количеством слов
Отслеживать количество слов в документе можно в режиме онлайн. Благодаря новой функции вы сможете видеть подсчет в левом нижнем углу окна редактирования. Для этого:
-
Выделите «Инструменты» > «Количество слов» или Ctrl-Shift-C
-
Выберите «Показывать количество слов при вводе».
Кроме информации о количестве символов вы также можете увидеть, сколько страниц и слов содержит документ. Также можно выделить конкретный абзац или предложение и трекер подсчитает эту информацию только для выделенной части текста.
Когда документ готов
С готовым текстом с помощью Google Docs можно еще поработать. Здесь его можно перевести, сравнить с другой копией текста, определить статус проекта, добавить водяной знак и т.п.
1. Сравните документы
Если вам нужно сравнить две разные версии документа, Google Docs имеет специальный встроенный инструмент.
Откройте один из документов, которые вы хотите сравнить.
-
В меню «Инструменты» выберите «Сравнение документов».
-
Выберите документ, с которым хотите сравнить.
-
Нажмите кнопку «Сравнить», чтобы увидеть разницу между двумя текстовыми файлами.
2. Переведите текст на нужный язык
Инструмент перевода Google Docs позволяет почти мгновенно перевести весь документ на любой из более чем 100 иностранных языков. Для этого:
-
Нажмите «Инструменты», выберите пункт «Перевести документ»;
-
Выберите язык, на который необходимо конвертировать его.
-
Нажмите кнопку «Перевести».
Новый переведенный документ откроется автоматически, он полностью повторит формат и настройку оригинального файла. При этом это никак не отразится на исходном документе.
Читайте также: Київ – не Киев: регистрируй правильный домен столицы за 99 грн и подключай к сайту
3. Добавьте водяной знак
Если вы хотите сохранить определенный контроль над вашим документом, его можно обозначить водяным знаком.
Для этого выберите в верхнем меню вкладку «Вставить» и нажмите «Водяной знак». Это может быть как изображение, так и текст. Можно выбирать масштаб, местоположение, прозрачность, шрифт и т.д.
4. Превратите документ в веб-страницу
Благодаря этой функции вы можете преобразовать свой текст, портфолио или галерею изображений, созданных в Google Docs на веб-страницу и делиться с кем угодно.
-
В верхнем меню нажмите Файл, затем Поделиться;
-
Используйте опубликовать в Интернете;
-
Скопируйте ссылку на публикацию.
Если вы что-то измените в документе, это автоматически изменится на сформированной веб-странице. Вы также можете отменить публикацию в любой момент.
Конечно, это не полноценный сайт, у которого есть собственный домен, хостинг, файлы и базы данных. Но эту опцию можно использовать, чтобы поделиться информацией с большим количеством людей — например, разослать участникам форума или конференции программу мероприятий.
Внешние виджеты Google Docs
Кроме встроенных функций в Google Docs есть внешние виджеты, которые помогают в работе с документом. Google предлагает множество разнообразных приложений для организации работы, создания чеклистов, облегчения написания на других языках, преобразования в таблицы и даже Google Формы.
Библиотеку виджетов можно найти на той же панели в правой части экрана. Просто нажмите +, и перед вами появится магазин виджетов.
1. Сохраняйте фото из документа
Есть несколько способов, как можно извлечь из документа в Google Docs фотографии. Но есть один очень простой и быстрый способ, как это можно сделать без лишних усилий.
В правой части экрана при работе в Google Docs есть значки дополнительных виджетов. Среди них есть приложение для заметок Keep. Именно с его помощью можно сохранить фотографии в несколько кликов. Для этого нужно:
-
Нажать на фотографию, которую хотите скачать, правой кнопкой мыши.
-
Найти подпункт Просмотреть другие действия, и выбрать Сохранить в Keep.
-
Выбранная фотография откроет виджет Keep в правой части экрана и вы увидите ваше фото.
-
Нажмите левой кнопкой мыши на три точки у вашего фото и кликните Открыть в Keep.
-
Кликните по фото, и оно развернется в большем размере.
-
После этого можно сохранить его, как любую фотографию из интернета – правая кнопка мыши, Сохранить изображение как…
-
Если вам нужен максимальный размер изображения, перед сохранением откройте его еще раз, в новой вкладке.
2. Превратите ваш документ в Google Форму
Google Forms – это отдельная программа, позволяющая создавать анкеты, тесты и опросы. Но если вы сделали опрос в Документах Google и теперь планируете переносить его в форму, мы нашли быстрый способ, как это сделать.
В Google Docs можно скачать виджет Automagical Forms. Он сканирует ваш документ на наличие вопросов и превращает их Google Форму.
Если вам не нравятся его автоматические результаты, вы можете вручную выбрать то, что нужно превратить в вопросы, и отредактировать, как нужно.
3. Создавайте диаграммы без усилий
Еще один крутой виджет Diagrams.net. Это приложение позволяет создавать диаграммы легко, быстро и именно так, как вам это нужно. Для работы не требуется даже учетная запись.
Когда вы запустите Diagrams.net, откроется новое окно, где вы сможете выбрать шаблон диаграммы или создать все с нуля. Ваши диаграммы могут быть любые, а все наработки будут храниться в Google Drive.
***
Google Docs всегда были гораздо больше, чем просто облачный текстовый редактор. Несмотря на эту многофункциональность, он остается интуитивным инструментом, поэтому многие функции можно найти случайно.
Некоторые из лучших функций редактора наименее известны среди пользователей. Например, закладки в тексте, создание диаграмм и Google формы, перевод документа на иностранный язык или ссылку на любую часть текста. Попробуйте эти функции только один раз, и вы не заметите, как начнете их использовать постоянно.
Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям: 
