Руководитель компании, менеджер любого звена и каждый из нас сталкивается с ситуацией, когда времени катастрофически не хватает. Начинают страдать все процессы, результативность работы резко снижается, возникает хаос. Чем дольше он длится, тем труднее потом расставить все по местам и наладить эффективность. При этом наличие подчиненных не означает, что они будут максимально качественно и быстро выполнять поставленные задачи. Один и тот же штат под управлением разных людей может бить баклуши или же вдохновенно работать.
Без умения правильно делегировать полномочия отдел или компания могут плестись в хвосте у конкурентов, даже если вы собрали коллектив из лучших специалистов. Но этот навык можно развить.
Мы решили подробнее разобраться, что такое делегирование и как извлечь максимальную выгоду от него.
Читайте в статье:
Что такое делегирование и чем оно отличается от поручения
Делегирование — это передача другому человеку части работы, которую необходимо выполнить для реализации определенных целей.
Если вам, например, нужно организовать IT-инфраструктуру для вашего бизнеса, можно самостоятельно арендовать сервер, настроить его, установить необходимое ПО и заниматься его администрированием. Это рентабельно в том случае, если у вас небольшой бюджет или вы имеете опыт и время для этого. Но если нужно сделать все быстро и профессионально, вы можете делегировать это направление фрилансеру или нанять работника на постоянной основе. Таким образом вы приобретаете за деньги время и ресурс, который можно потратить на другие дела.
Делегирование встречается не только в бизнесе, но и в бытовой жизни. Мы делегируем, когда нанимаем уборщицу или повара, няню или садовника.
Как видим, это довольно широкое понятие, но сегодня мы будем больше говорить о делегировании внутри компании и разберемся, что такое передача полномочий от руководителя к подчиненному, ведь именно этот аспект вызывает наибольшие трудности у менеджеров разного уровня.
Итак, делегирование обязанностей означает, что работник получает под свою ответственность определенное направление работы с набором задач, прав, обязанностей и ресурсов. Давайте детальнее разберем это предложение:
-
Наряду с полномочиями работник получает некоторую свободу и право принятия решений на локальном уровне.
-
Делегирование предполагает, что подчиненный частично сам контролирует свою работу — составляет планы, следит за выполнением задач от подрядчиков, с которыми работает, может формировать бюджет для согласования с руководством и озвучивать потребности.
-
Контроль качества конечного результата все равно остается на руководителе — он должен контролировать работу на промежуточных этапах, следить за планированием, помогать, задавать вопросы и следить за эффективностью результатов.
Важно обратить внимание на то, чем отличается делегирование полномочий от поручений.
К примеру, менеджер принял решение, что с сегодняшнего дня один из членов команды вместо него будет координировать коллег, которые планируют провести встречу в конференц-зале. В его новые обязанности будет входить получение и фиксация запросов, составление графиков встреч, отправка напоминаний о времени назначенной встречи. Также это может быть контроль состояния самого зала — закупка воды, организация уборки и т.д. Это и есть делегирование.
У человека, которому было дано поручение, фактически нет существенной свободы действий в принятии решений, а лишь четкая инструкция. Например, если руководитель попросил позвонить партнерам и договориться о встрече на завтра — это уже поручение.
Поэтому можно подытожить, что делегирование отличается от поручения не только мерой ответственности, но и масштабами поставленных задач и долгосрочностью.
Теперь, когда мы разобрались с двумя процессами, вспомните — действительно ли вы делегируете, или это больше напоминает ряд поручений? Если второй вариант, вы будете тратить много времени на постановку мелких задач и контроль за их выполнением.
Почему не все руководители умеют правильно делегировать
Управлять командой можно очень по-разному. Кто-то тянет все на себе, у другого в процессах царит хаос и пылают дедлайны, третий вводит тотальный контроль. И только грамотный управленец умеет организовать процесс так, чтобы все четко выполняли свои задания в назначенные сроки, а он сам не доделывал задачи за работниками.
Причины, не позволяющие людям грамотно делегировать:
-
Неумение правильно поставить задачу. Если вы когда-нибудь пытались объяснить человеку, чего вы хотите, то знаете, как сложно общаться с исполнителями. Это отдельная наука, которая требует таланта ставить задачу понятно, без разночтений, максимально детализировано, но при этом с определенной свободой действий.
-
Достаточно опыта в работе, но нет навыков управления. Часто бывает, что должность менеджера получает хороший работник, разбирающийся в процессах. Но это не значит, что он сможет доносить свои знания и опыт другим людям и правильно их координировать. Для этого нужно дополнительно учиться, поэтому повышение квалификации менеджера с помощью курсов и соответствующей литературы обязательно.
-
Страх указывать на ошибки и требовать качественный результат. Конечно, работнику будет неприятно, когда результаты его стараний начнут разбирать на ошибки и требовать что-либо переделать. Кажется, что лучше принять работу как есть и потом «дотянуть» самому, чем обидеть человека. Но так можно намертво увязнуть в дотягиваниях, а работники привыкнут к тому, что такой уровень выполнения задач приемлем — и не будут стараться.
-
Перфекционизм, желание быть незаменимым или находиться в центре внимания и другие психологические эффекты, заставляющие человека завязывать процессы на себе.
-
Неорганизованность. Качественно поставленные процессы — это всегда кропотливая организация многих работников. Не все умеют организовать даже себя, а руководить целой командой людей с разными характерами и скилами — целая наука.
Каждую из проблем нужно решать отдельно, но главное, что нужно понимать — делегирование и менеджмент это не талант, с которым рождаются, а навык, который нужно развивать. Хороший руководитель должен постоянно учиться и совершенствоваться.
Делегирование в менеджменте: что можно, а что — не нужно
Делегирование обязанностей неразрывно связано с наделением сотрудника дополнительными правами — теперь он может задавать вопросы или задачи другим коллегам, пользоваться дополнительными ресурсами компании.
Чтобы избежать нежелательных недоразумений, следует предупредить других коллег о том, какие новые функции будет выполнять конкретный человек, чтобы он мог беспрепятственно собирать необходимые данные, получать информацию, координировать процессы и при этом не сталкивался с сопротивлением коллектива.
Также следует помнить, что делегировать обязанности можно только непосредственным подчиненным. Сохранение иерархии поможет поддерживать здоровую рабочую атмосферу в компании, а также избегать ситуаций обесценивания менеджеров в глазах подчиненных.
Не допускайте делегирования задач, выполнение которых нарушает права работника, его должностную инструкцию или не соответствуют его компетенции. Учитывайте сроки выполнения работ, оставляйте «люфт» для собственного спокойствия. Четко ставьте задачу и убедитесь, что вас правильно поняли.
Учтите еще тот момент, что делегировать обязанности нужно раньше, чем вы потерялись в хаосе дел. Если времени уже катастрофически не хватает, то менеджерить нового работника вы тоже не успеете. Следите за своим состоянием, вовремя отдыхайте и оставайтесь «в ресурсе» — только тогда вы сможете уделять внимание обучению подчиненных.
Если часть полномочий передается уже имеющемуся в штате специалисту, это должно подкрепляться повышением зарплаты, ведь увеличивается нагрузка. Делегирование также можно осуществлять с помощью новых специалистов или передавать на аутсорс.
Читайте также: Бесплатное онлайн-обучение для украинцев во время войны
Делегирование полномочий и ответственность
Не забывайте, что при делегировании полномочий руководитель продолжает отвечать за выполнение этой задачи. Если задача не выполнена — плохо руководил. Поэтому он должен контролировать процесс выполнения, поддерживать, при необходимости помогать и мотивировать получившего эти полномочия сотрудника.
А при положительном конечном результате обязательно похвалить или как-то иначе вознаградить его, несмотря на то, сколько пришлось лично потратить времени и усилий на то, чтобы научить и ввести в курс дела. Это позволит стимулировать дальнейшую эффективную работу подчиненного в выполнении подобных задач и усилит его уверенность в своих силах. Но не пытайтесь сделать работу вместо него, несмотря на то, что вам может казаться, что лучше вас никто не справится.
Старайтесь максимально инвестировать усилия в новичка в начале, чтобы он как можно быстрее стал активным и компетентным членом команды, а вы в дальнейшем занимались выполнением более важных обязанностей. Различные источники пишут о том, что на обучение и менеджмент каждого нового сотрудника непосредственный руководитель тратит около 20% своего рабочего времени. С увеличением количества новых сотрудников растет и количество времени, которое тратится на их поддержку. Поэтому руководитель должен развивать разветвленную систему управления, где работники будут подчиняться звеньевым менеджерам. Это существенно сэкономит время и позволит высвободить ресурс. Не стоит завязывать все процессы на себе — можно делегировать даже руководящие функции.
Для контроля за выполнением поставленных задач соблюдайте следующие несложные рекомендации:
-
Обеспечьте детальное планирование и четкую отчетность.
-
Создайте недельный план реализации задания с обсуждением в начале каждой недели и отчетом в конце.
-
Осуществляйте контроль на каждом этапе и включайтесь сразу, когда требуется помощь.
-
Чаще спрашивайте мнение самого подчиненного, чтобы стимулировать его ответственность в принятии решений.
-
Правильно выбирайте тип контроля, ведь не всем работникам и во всех ситуациях подходит директивный подход.
-
Проявите мудрость и не давите, находите баланс между похвалой и замечаниями.
Читайте также: Полезные приложения для саморазвития, работы и тренировки мозга Google Play Market
Перфекционизм и делегирование, или «никто не сделает лучше меня»
Пожалуй, одна из самых трудных задач для перфекциониста — передать кому-то обязанности, потому что «никто не сделает так, как он». Перфекционисты чаще всего страдают от недостатка времени, потому что сваливают на себя гору дел, которые необходимо выполнить быстро, качественно и под жестким контролем. Стремление все сделать идеально играет с такими людьми злую шутку — дедлайны «горят», качество работы снижается, мозг «кипит», а маятник здоровья начинает клониться в не лучшую сторону.
Попытки контролировать все и всех, чтобы воплощение планов осуществлялось наилучшим образом, приводит к сопротивлению коллектива, ведь далеко не все могут работать в условиях тотальной отчетности. А желание сделать все самому заканчивается переутомлением и выгоранием.
Доверяйте своим подчиненным, давайте больше свободы, стимулируйте инициативность – создайте теплую атмосферу и работоспособность коллег существенно возрастет.
Перфекционизм часто поощряется из-за СМИ, социальных сетей, корпоративной этики — человек теряет право быть неидеальным и находится в постоянном стрессе из-за самокритики.
Так что понятия «перфекционизм» и «эффективное делегирование» несовместимы. Чтобы управлять временем и выполнением задач, нужно избавиться от стремления к идеалу и просто делать свою работу достаточно хорошо. Стандарты качества должны быть разумно обоснованы и правильно подкреплены цифрами.
Читайте также: ТОП-5 таск-менеджеров для организации командной работы
У современного руководителя много специфических и разносторонних обязанностей, а его запасы времени очень ограничены. К тому же при всем стремлении постоянно учиться и расширять компетенции невозможно знать и уметь все. Поэтому делегирование полномочий является важной задачей каждого менеджера. Эффективное распределение обязанностей между сотрудниками компании позволяет повысить экономические показатели и производительность, снизить уровень стресса, улучшить общую атмосферу в коллективе, высвободить ресурс для дальнейшего роста и развития фирмы. Формирование позиции доверия между руководителем и подчиненными, предоставление полномочий и расширение прав на принятие решений, установление прозрачных принципов оценки и контроля открывает возможности для личностного роста каждого работника и компании в целом.
Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям: 
