CityHost.UA
Помощь и поддержка

ТОП-5 таск-менеджеров для организации командной работы

 5304
03.02.2022
article

 

 

Что такое таск-менеджер и для чего он нужен

Наступила эра удаленной работы и принесла за собой массу новшеств. Перед руководством компаний появилась проблема: как правильно поставить задачи всем участникам большой команды и проконтролировать работу сотрудников, которые работают из дома? И, хотя таск-менеджеры появились задолго до пандемии, именно сейчас они стали настоящим прорывом в планировании. Оказалось, что органайзеры удобны и для офисной работы, и для творческих команд, и для личного использования.  

Таск-менеджер — это сервис, позволяющий организовать работу коллектива или структурировать собственное рабочее время. Главный инструмент в каждом таком органайзере — рабочая доска с карточками заданий. В них можно устанавливать сроки, исполнителей, писать комментарии, прикреплять материалы и многое другое. 

Главное достоинство таск-менеджеров в том, что все процессы перед глазами, собраны воедино. Такие планировщики позволяют отслеживать пульс компании, контролировать выполнение задач, обсуждать их в режиме чата. 

В сети представлено множество органайзеров, каждый со своими достоинствами и особенностями. Мы рассмотрим пять самых популярных и признанных пользователями сервисов. 

Trello

Trello — это облачный сервис для управления рабочими процессами. Его можно считать одним из первых органайзеров, о котором массово узнали в странах бывшего СНГ. Если вы занимались фрилансом или работали на удаленке, велика вероятность, что вы пользовались именно Trello.

В Trello есть такое понятие, как «Рабочее пространство». В нем можно работать командой, создавать доски для нескольких проектов, использовать шаблоны досок. Правда, последние есть только на английском, поэтому без знания языка не получится комфортно ими пользоваться. 

Таких пространств может быть несколько, если вы работаете с разными командами, и в каждом — сколько угодно дашбордов. 

Есть и разные уровни публичности досок: 

  • приватная (только для себя);

  • открытая для всех участников выбранного «Рабочего пространства»;

  • доступна для всех, кто есть в интернете.

На доске создаются списки в виде колонок, и в каждом из них — карточки задач. В карточке задается название и описание задания, прикрепляются материалы из Google Drive, Dropbox и еще нескольких хранилищ. Дополнительно указывается исполнитель, выставляется локация на карте, доступно комментирование карточки. Удобно, что можно задать срок, и если задача просрочена, на карточке это будет отмечено. Если отметить работу как выполненную, то на ней появится зеленая плашка. Карточки, срок задания которых скоро истечет, отмечаются желтым, а просроченные — красным цветом. Система также посылает оповещения, чтобы исполнители не забывали о дедлайнах. 

Карточки задач легко перемещать из одного списка в другой. Это позволяет не только разбивать задачи на категории, но и работать по методу «канбан». Например, сотрудник берется за исполнение задачи «Выбрать подходящий хостинг под проект» и перемещает карточку с заданием из списка «Нужно сделать» в список «В работе». Когда задача завершена, карточка отправляется в список «Работа выполнена», а в комментариях оставляется ссылка на сайт провайдера и прикрепляется чек об оплате в виде файла. Удобно!

У карточек есть еще много полезных опций, позволяющих сделать максимально прозрачной и структурированной работу команды. Также в Trello имеется главная страница, на которой в хронологическом порядке публикуются все действия на доске — перемещение карточек, комментарии, поджимающие сроки и так далее. 

Отдельный плюс Trello, несвойственный для органайзеров в целом — кастомизация дизайна карточек. Есть различные обложки, цветные бэкграунды, фото в шапке.

Для простого упорядочивания работы небольшой команды подходит бесплатный тариф (им пользуются многие). Здесь достаточно инструментов, для каждого рабочего пространства доступно до 10 досок, неограниченное количество карточек и изменений в них. Все платные тарифы рассчитываются из количество сотрудников. $5 на тарифе Standart означает, что за 30 работников вы будете платить $150 в месяц. Расширенные пакеты предназначены для крупных компаний и имеют более широкий набор инструментов.

В 2017 году Trello был куплен австралийским разработчиком программного обеспечения Atlassian, с которым мы еще встретимся в этой статье.

В этом разделе мы уделили много внимания описанию досок с карточками. Такой инструмент имеется на всех платформах и принцип работы с ним практически не отличается. Поэтому дальше мы уже не будем так детально описывать функционал дашбордов. 

Jira

Jira — это также облачный сервис, один из самых распространенных органайзеров в компаниях, разрабатывающих и тестирующих программное обеспечение. 

Поэтому, если вы учитесь на программиста или осваиваете другую IT-профессию — ознакомьтесь с Jira. Велика вероятность, что работать вы будете именно с ним. 

Читайте также: Учиться программировать самостоятельно или идти на курсы разработчиков — что выбрать?

Создавая новый проект на сервисе, руководитель сразу выбирает, по какому принципу будет организован процесс:

  • Канбан; 

  • Scrum-стратегия, в которой работа разбивается на временные отрезки — спринты (в среднем 2-3 недели);

  • Bug Tracking, созданный специально для тестировщиков. 

В Jira карточки оформляются подобно тому, как это сделано в Trello, но не так много внимания уделяется срокам исполнения. Эта метрика вынесена в отдельный инструмент под названием «Дорожная карта». Здесь сроки визуализированы в виде диаграммы Ганта — разноцветных отрезков, расположенных на вертикальной временной оси. Их можно удлинять, сокращать и перемещать по календарю обычным перетаскиванием. 

В этом сервисе дашборды составляются с помощью так называемых «гаджетов». Это некие модули, отображающие статистику в виде диаграмм — состояние спринта, время до первого ответа по задаче, время, которое потребовалось на выполнение заданий и так далее. 

Jira и Trello — родственники, поскольку оба сервиса существуют под крылом Atlassian. Чтобы не содержать два одинаковых инструмента, компания все же старается развивать их по-разному. Главное отличие в том, что Jira создана как таск-менеджер для разработчиков крупных компаний, а Trello — для общего пользования в небольших проектах. Именно этот концепт и влечет за собой все большие и маленькие различия между органайзерами. 

Цены у Jira повыше, хотя и здесь есть бесплатный тариф, на котором можно работать командой до трех человек (они называются агентами).

Остальные тарифы также формируются по количеству человек, которые будут работать с сервисом. К примеру, если ввести в поле 10 агентов, система сама посоветует тариф и посчитает, что за месяц нужно будет платить 200 долларов. Чем больше тариф — тем, соответственно, у него больше возможностей. 

У Jira есть особенность — каждому клиенту присваивается домен с расширением atlassian.net, и в системе такой аккаунт считается сайтом. На всех тарифах доступен только один сайт, и только в самом продвинутом пакете Enterprise количество сайтов неограниченно.  

Basecamp

Basecamp — детище американских разработчиков, существующее с 2004 года. Продукт позиционируется как task-manager для компании с небольшим коллективом и предлагает теплую камерную атмосферу общения. 

И само его название, которое переводится как «Базовый лагерь» мысленно отсылает пользователя к костру, вокруг которого собрались коллеги, чтобы обсудить свои свершения за чашкой чая. 

Один из пока что существенных минусов — отсутствие русскоязычной версии. Будем надеяться, что разработчики в ближайшее время смогут решить этот вопрос. 

В клиентском аккаунте на главные инструменты можно выйти через верхнюю панель:

  • Home — главная страница компании со всеми проектами. 

  • Lineup — новый инструмент, где процесс визуализирован в виде диаграммы Ганта.

  • Pings — область для чатов. 

  • Hey! — ящик со входящими вопросами. 

  • Activity — все действия в проектах (добавление задач, комментарии, прикрепление файлов и  другие). 

  • My Stuff — что то вроде «личного шкафчика», в котором отражаются все действия, касающиеся лично вас.  

  • Find — поиск по ключевым словам во всех разделах проекта. 

Сервис в «голом» виде очень лаконичен, но интегрируется со многими виджетами, плагинами, сервисами. На официальном сайте есть много платных и бесплатных приложений. 

Из интересного: к карточкам можно прикреплять файлы из самых разных облачных хранилищ и редакторов — Adobe Creative Cloud, Dropbox, Figma, Google Drive и еще целого ряда сервисов. 

У Basecamp есть два тарифа — платный и бесплатный.

Бесплатный тариф подойдет, если вы используете Basecamp как личный таск-менеджер или для небольшой команды — например, семьи или стартапа из нескольких человек. 

Платный — это единый пакет для бизнеса, который не зависит от количества человек в компании. У сервиса довольно большой пробный период — два месяца. Есть выбор: взять годовой абонемент или платить раз в месяц. Цены могут показаться высокими, но они рентабельны для больших команд. К примеру, Jira для компании в 10 человек будет стоить те же 100 долларов в месяц. 

Todoist

Сервис Todoist — удобный таск-менеджер для команды, но благодаря простоте его часто используют для личного планирования. Поставляется на английском языке, в настройках доступен русский. 

В планировщике есть много интересных и удобных инструментов:

  1. Повторяющиеся задачи — если нужно выполнять какие-то ежедневные действия, например, проверить почту. 

  2. Приоритеты в виде флажков: Приоритет 1 (красный) — самый важный, затем следуют оранжевый, синий и без цвета.

  3. Каждое новое задание, размещенное на доске, приходит в виде оповещения на почту всем членам группы. 

  4. Комментирование заданий не только с помощью текста — есть возможность прикреплять файлы, оставлять голосовые сообщения.

Интересная особенность — выращивание кармы. Вы ставите задачи, выполняете их вовремя и увеличиваете свою карму. Каждый день за выполнение заданий пользователь получает баллы, набрав определенное количество очков — выходит на новый уровень. Если много просроченных дедлайнов, то карма падает. Процесс развития показан в виде графика. 

Напоминания — увы, доступны только на платных тарифах. Но это не мешает сервису услужливо присылать с утра письмо с указанием количества запланированных на сегодня дел, уровнем кармы и полезным советом.

Обратите внимание, что на тарифе Pro предлагается общая оплата 3 доллара за месяц, а в пакете «Бизнес» — уже по 5 долларов за каждого члена команды.  

Тарифы довольно демократичны, бесплатного пакета с головой хватит, если использовать таск-менеджер для семьи, личных целей или малого бизнеса — например, для ФЛП.

Кстати, недавно мы писали о сервисах для ФЛП, которые помогут дешевле и быстрее фискализировать все расчетные операции в налоговой. Читайте об этом в статье «РРО: что это такое и кому нужен, обзор сервисов программного РРО». 

Asana

Asana — облачный сервис, существующий с 2008 года и разработанный сооснователями Facebook. Частично русифицирован, но некоторые кнопки еще отображаются на английском. 

Создавая аккаунт на сервисе, пользователь указывает  основную цель, для которой ему нужен инструмент: 

  1. Управление командными проектами и процессами; 

  2. Управление личными задачами;

  3. Отслеживание нагрузки на команду, которая работает сразу над несколькими проектами. 

Очень удобно сформирован инструментарий в верхнем меню сервиса: 

  • Обзор — это что-то вроде комнаты совещаний, в которой руководитель проекта знакомит всех с главным заданием, расставляет роли, обозначает вехи. 

  • Список — все задачи отображаются в виде списка. 

  • Доска — это уже знакомый нам канбан с карточками заданий.

  • Хронология — все те же задачи, но уже показанные в виде диаграммы Ганта (расположены вертикально на хронологической оси). 

  • Календарь — похож на Google-календарь, в котором все задания распределены по дням. 

  • Панель мониторинга — показывает в виде диаграмм, сколько задач в работе, сколько выполнено, сколько просрочено. Удобно для визуализации работы команды. 

  • Сообщения — позволяет создавать чаты для разных групп участников, отмечать в сообщениях карточки и отдельных людей. 

  • Файлы — отображает все материалы, прикрепленные к любым проектам и карточкам. 

Это лишь часть инструментария, много полезных функций находятся в боковой панели. 

Для карточек здесь есть возможность выставлять приоритеты и состояния исполнения. Они на английском, но вполне доступны для понимания. 

В Asana имеется бесплатный тариф с ограниченным функционалом. Если же вы хотите пользоваться всеми «плюшками» сервиса, нужно будет выбрать платный пакет. Здесь также ценообразование зависит от количества работников в команде, как в других сервисах. Например, цена 10.99 долларов в месяц в тарифе Premium указана за одно «место», то есть за одного человека.

В сети работают десятки хороших сервисов для планирования работы команды и личного тайм-менеджмента. Кто-то поспорит с нашим ТОП-5 и скажет, что знает и другие органайзеры, не хуже этих. Действительно — сколько людей, столько и мнений. 

Мы специально подбирали для обзора разные планировщики, каждый со своей изюминкой. Определившись с главной целью использования сервиса, вы сможете выбрать лучший таск-менеджер, который подойдет именно для ваших задач.


Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям: