CityHost.UA
Помощь и поддержка

Учет бизнеса в облаке: стоит или нет

 3179
27.07.2022
article

 

 

Белые пушистые зверьки или мощные вычислительные машины? Что мы знаем об облачных сервисах, и каким образом они могут помочь в управлении вашего бизнеса.

В современных условиях развитие бизнеса невозможно без автоматизации учета. Причины перечислять не стоит, ведь и так все хорошо понимают, что автоматизация — это скорость, удобство, эффективность, это о первенстве.

В этой статье мы говорим об облачных сервисах как обращении к современным формам использования программ учета и управления бизнеса.

Публикация подготовлена ​​специалистами UIT — компании, которая специализируется на построении эффективных системы учета и управления путём автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизированные системы управления и учета

Современные системы учета и управления — это прикладные программные решения, позволяющие автоматизировать деятельность всех или отдельных подразделений на предприятии. Например, программные продукты линейки BAS, различные CRM, ERP, WMS системы и т.д.

Их посредством можно автоматизировать управленческий, бухгалтерский, налоговый, складской и другие виды учета.

Условно все учетные программные решения можно разделить на:

  • типовые (универсальные) – готовые конфигурации, которые могут настраиваться под общие процессы любого бизнеса;

  • отраслевые программные инструменты, разработанные для решения узкопрофильных задач;

  • отдельные функциональные модули используются для формирования собственной конфигурации или IT-инфраструктуры для автоматизации учета бизнеса.

Цель общая — оптимизация деятельности, повышение эффективности и прибыльности бизнеса.

Все об эффективных системах учета для бизнеса читайте на сайте UIT.

Где хранятся системы автоматизации учета

Как и любой программный продукт, учетные прикладные решения требуют аппаратного обеспечения для хранения и обработки информации. Для размещения автоматизированных систем управления и учета используются серверные мощности — компьютерные вычислительные машины.

Сервер нуждается в особых условиях размещения — специально вентилируемом помещении, штате специалистов для их обслуживания и т.д.

Условно можно разделить серверы для систем автоматизации управления бизнеса на две группы:

Локальное оборудование. Вычислительное аппаратное обеспечение, на котором устанавливаются специализированные программы для выполнения вычислительных операций. Функционирование ПО носит локальный характер и не требует подключения к интернету. В этом его преимущество. В качестве таких машин могут выступать:

  • Офисные серверы, которые можно использовать для программного обеспечения с небольшой ресурсоемкостью;

  • Персональные компьютеры большой мощности, которые фактически используются в качестве серверов.

Большие форматы бизнесов с расширенной IT-инфраструктурой используют в качестве вычислительной техники большие серверные машины и штат специалистов для их обслуживания.

Облачные мощности. По сути, это те же серверы, сверхмощные компьютерные машины. Но размещены они в специально оборудованных дата-центрах, соединение с которыми происходит через интернет с помощью защищенных протоколов передачи данных. Все аппаратное обеспечение обслуживается техническими специалистами и программистами.

Такие облака обладают многими преимуществами для учетных программ, по сравнению с локальными серверами.

Как и любое другое программное обеспечение, управленческие, бухгалтерские или другие учетные системы могут храниться и администрироваться локально или на удаленных серверах — облаках.

Удобства облачных сервисов для пользователей

Собственно облака подходят всем участникам бизнес-процессов. И это не громкое заявление.

Для финансовой службы — оптимизация и экономия затрат на приобретение и обслуживание оборудования, зарплату штатному специалисту или аутсорс программисту.

Для управленцев, финансовых, коммерческих директоров и других руководителей — получение промежуточных отчетов или результатов деятельности в любое время суток и из любого уголка мира, даже если ты в командировке или в отпуске, а не за рабочим столом.

Для «мобильных» рабочих — торговых представителей, агентов и других, для которых важна информация, но есть частая потребность в работе на территории клиента — появляется возможность прямой работы в базе данных, без использования промежуточных программ для обмена информацией.

Для всех, без исключения, работников — менеджеров, бухгалтеров, HR — возможность дистанционной работы с любой точки земного шара, где есть интернет, при необходимости даже не из собственного устройства — можно подключиться с любого ПК без дополнительных настроек.

Преимущества использования облачных сервисов для автоматизации учета

Экономия

Основные расходы компаний, которые используют для своего бизнеса автоматизированные системы учета, связаны не столько с расходами на приобретение лицензий ПО, сколько с расходами на закупку, электроэнергию, размещение и обслуживание серверных мощностей, обеспечение постоянной работоспособности, в том числе оплату зарплат штатным специалистам.

Обычно провайдеры облачных услуг предоставляют свои услуги в аренду. То есть, за фиксированную плату в месяц, пользователь получает рабочую учетную систему с обслуживанием «под ключ». А это экономия на обновлениях, поддержке и администрировании.

Поддержка

Техническая поддержка пользователей 24/7. Решать текущие задачи бизнеса можно где угодно и в любое время.

Скорость

Высокая скорость обработки данных. На то, ваша учетная программа «летает» или нет, влияет не столько мощность сервера, сколько скорость вашего интернет-соединения.

Масштабируемость

Для малого бизнеса размещение системы учета на удаленных серверах начинается, в большинстве случаев, с одной базы. С ростом бизнеса растут потребности в расширении облачной инфраструктуры. Используя облако, можно быстро изменить объемы использования серверных мощностей. Это значит, что можно добавлять или сокращать размер хранилища, строить собственную облачную среду, уменьшать или увеличивать количество пользователей, одновременно работающих в программе учета.

Безопасность

Зачастую именно безопасность информационных данных является условием, сдерживающим владельцев небольших предприятий к миграции в облако. Существует ошибочное мнение, что размещать свою базу данных клиентов на офисном сервере, компьютере, даже в флешке сотрудников (есть и такие случаи) безопаснее, чем хостинг. Но! Если сервер находится в офисе — рейдерская атака, отключение электроэнергии, ошибки, вызванные человеческим фактором, могут привести к потере данных.

Дата-центр серверных мощностей имеет многоуровневую степень защиты от любых форм машинных вирусов, а ограничение доступа к базе данных при необходимости — вопрос нескольких минут.

Не забываем, что подписание договора с поставщиком облачных услуг дает также гарантии безопасности информации. Провайдеру, который ценит свою репутацию и бизнес, очень невыгодно как-то «подставлять» себя.

Бэкапирование

Технология дублирования серверов и резервного хранения позволяет пользователю не беспокоиться о надежности информации. Любые данные можно восстановить довольно быстро.

Читайте также: «Снапшоты: что это такое и зачем они нужны?»

Администрирование

Услуги администрирования обычно предоставляют поставщики облачных сервисов. Это штат специалистов, отвечающих за размещение, бэкапирование, обновление, поддержку работоспособности облачной среды.

Доступ

Доступ к программе учета осуществляется через удаленный рабочий стол или через Web-браузер. Не нужно загружать конфигурацию на компьютер или использовать офисные мощности. Единственным условием быстрого ответа облачного софта является скорость интернет-сооединения. В локальной версии доступ к системе возможен при работе главного компьютера. Доступ к облачной рабочей базе в режиме онлайн 24/7.

Быстрый старт

Если мы говорим о небольшом бизнесе, не требующем долгого проектного внедрения, начать работать в облачном сервисе можно уже через пару часов после заказа и оплаты услуги.

Гибкость

Удобство использования облачных технологий состоит в том, что мощности можно масштабировать, увеличив по необходимости место на сервере, а можно наоборот сократить. Доступ к информационной базе можно ограничить в считанные минуты, в то время как с локальными мощностями это реализовать непросто. Кроме того, права доступа к некоторым данным сотрудникам собственной компании можно также отключить.

Фиксированные платежи

Облачный сервис, в большинстве случаев, это ежемесячная абонентская плата. Следовательно, снижается риск незапланированных затрат для компании.

Профессиональное оборудование

В дата-центрах используется высокотехнологичное и мощное аппаратное обеспечение, позволяющее хранить и обрабатывать большие массивы информации.

Недостатки облачных сервисов для учета бизнеса

Невозможность работать в офлайн режиме

Есть интернет — есть доступ к рабочей базе, нет интернета — отсутствует. Но давайте будем реалистами, цифровые приложения и программные софты зависят от подключения к сети. Поэтому, можно ли назвать это недостатком, вопрос риторический…

Постоянные расходы

Использование облачных сервисов предусматривает помесячную арендную плату. Если по определенным причинам вы не заплатили за доступ к программному инструменту в облаке, разрешение на его использование приостанавливается. Но обычно эти процессы регулируются договором поставки между вами и поставщиком облачных сервисов.

Облачные сервисы для украинского бизнеса

Компании Украины, специализирующиеся на внедрении систем автоматизации бизнеса, предлагают облачные сервисы, которые по своим возможностям близки к технологиям SaaS и IaaS — аренда учетных программ и хостинг.

Первый вариант подразумевает использование лицензионных программных решений под нужды компании за фиксированную плату в месяц. Обслуживание, обновление конфигураций, поддержка, администрирование, резервное бэкапирование ложатся на плечи поставщика такой услуги.

Второй вариант, хостинг, позволяет размещать уже свою собственную систему учета на серверах провайдера. Таким образом, арендуется не инструмент для автоматизации бизнеса, а место для его размещения. За все, что касается обслуживания и администрирования серверной части, отвечает провайдер, предлагающий услугу.

Опыт многих компаний показывает свою эффективность в использовании облачных сервисов для учета бизнеса, что, на наш взгляд, абсолютно логично. Ведь это возможность отойти от традиционных консервативных методов ведения бизнеса, быть более гибкими и мобильными в условиях высокой конкуренции.

Сделать выводы по поводу резонности облачного формата ведения учета для бизнеса вы сможете самостоятельно, убедившись на собственном опыте в его преимуществах.


Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям: