Der elektronische Dokumentenverkehr in der Ukraine existiert schon seit einiger Zeit — das erste Gesetz über E-Dokumente wurde bereits 2003 verabschiedet. Es ist ein bequemer und schneller Weg, interne und externe Dokumente mithilfe spezieller Software zu übermitteln, zu bearbeiten, zu genehmigen, zu signieren und zu speichern. Zu diesen Dokumenten gehören Verträge, Rechnungen, Protokolle, Lieferscheine, interne Anweisungen und offizielle Schreiben. Nicht alle Papiere sind digitalisierbar, für die Unterzeichnung einiger ist ein persönliches Treffen der Parteien erforderlich. Aber der Großteil der Routinegeschäfte kann jetzt im digitalen Format erledigt werden.
Das Aufkommen von Cloud-Technologien hat die Prozesse weiter optimiert und ermöglicht die Arbeit mit Dokumenten im Konto des Dienstes von jedem Gerät, das mit dem Netzwerk verbunden ist.
Der elektronische Dokumentenverkehr hat viele Vorteile:
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Es ist nicht notwendig, das Büro mit einer ganzen Menge von Schränken und Ordnern zu überladen, die dann lange gesucht werden müssen.
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Alle Verfahren werden in wenigen Minuten durchgeführt.
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Das Unternehmen spart Papier, Druckertinte, Büromaterial und Versandkosten.
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Alle elektronischen Dokumente sind den Originalen gleichgestellt, sie müssen nicht ausgedruckt werden.
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Das Dokument wird mit einer elektronischen Signatur versehen, die leicht sowohl von juristischen als auch von natürlichen Personen erhalten werden kann.
Trotzdem haben viele Unternehmer bis heute gezögert, auf den elektronischen Dokumentenverkehr umzusteigen. Papier, handschriftliche Unterschrift und Siegel in der Hand erscheinen zuverlässiger als ein schattenhaftes elektronisches Dokument. Aber man braucht sich keine Sorgen zu machen — alle Daten in den E-Dokumentensystemen werden über sichere Kanäle übertragen und auf einem Cloud-Speicher gespeichert. Diese Methode ist tatsächlich sicherer, denn Papierdokumente können verloren gehen, während Kopien auf dem Arbeitscomputer durch Softwarefehler beschädigt werden können.
Die aktuelle Situation in der Ukraine drängt viele Unternehmer und Leiter von Institutionen, auf den elektronischen Dokumentenverkehr umzusteigen — vor allem wegen der durch den Krieg verursachten Logistikprobleme. Viele Ukrainer haben nun den Geschmack von Innovationen verspürt und ziehen zunehmend das elektronische Format vor.
Cityhost.ua hat ebenfalls den digitalen Dokumentenverkehr eingeführt — und uns gefällt es. Über diese und andere Transformationen können Sie in den Nachrichten unter dem Link erfahren.
Wir teilen mit Ihnen einige Dienste, die helfen, Zeit und Papier zu sparen.
Včasno
Včasno — ein Cloud-Service für den elektronischen Dokumentenverkehr, der nicht nur im Web-Format arbeitet, sondern auch mit ERP, CRM und dem elektronischen Büro auf der Unternehmenswebsite integriert wird. Neben den grundlegenden Funktionen bietet es Optionen zur Überprüfung von Dokumenten durch Antivirus, Zwei-Faktor-Authentifizierung für Mitarbeiter, Kommentierung von Dokumenten und mehr.
Es gehört zur Produktreihe:
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Včasno.EDI (Übertragung digitaler Daten zwischen Geschäftspartnern);
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Včasno.Kassa (Software RRO);
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Včasno.KEP (Schlüssel für qualifizierte elektronische Signaturen);
Das ist praktisch, denn man kann eine ganze Reihe von Software-Diensten von einem Unternehmen nutzen und diese leicht miteinander integrieren. Darüber hinaus sind sie oft bereits integriert. Beispielsweise werden bei einigen Tarifen die Schlüssel von Včasno.KEP sofort bereitgestellt.
Auf der Website des Dienstes kann man erfahren, dass bereits über 400.000 Unternehmen ihn nutzen, er hat den Preis «Wahl des Buchhalters» erhalten und speichert Dokumente in der Cloud auf europäischen Servern.
Der Dienst hat recht demokratische Tarife, beginnend mit einem kostenlosen Tarif, der es ermöglicht, unbegrenzt viele eingehende Dokumente und 25 ausgehende Dokumente pro Jahr zu signieren.
M.E.Doc
M.E.Doc — ebenfalls eine multifunktionale Plattform für Unternehmen, die den Austausch von Dokumenten im elektronischen Format ermöglicht, Software RRO verwendet und Berichterstattung führt. Tatsächlich ist M.E.Doc der Entwickler solcher bekannten Produkte wie Cashalot und SOTA Kassa — letztere hat auch E-Dokumentenfunktionen neben ihrer Hauptoption, der Registrierung von Abrechnungen.
M.E.Doc bietet separate Lösungen für die Berichterstattung bei staatlichen Kontrollbehörden und den Austausch von Dokumenten zwischen privaten Partnern sowie eine Reihe zusätzlicher Module — für die Buchhaltung von verbrauchsteuerpflichtigen Waren, für die Gehaltsabrechnung, für die Berichterstattung von Nichtbankinstitutionen.
Das Unternehmen hat über 650 physische Vertretungen im ganzen Land.
Die Tarife auf dem Dienst werden nach dem Baukastenprinzip gebildet — alles hängt davon ab, welche Funktionen und Module Sie wählen.
Paperless
Paperless — ein beliebter spezialisiertes Dienst von PrivatBank, das sich ausschließlich auf den Dokumentenaustausch konzentriert. Damit können Sie ganz einfach einen Vertrag oder ein anderes Arbeitsdokument senden und unterzeichnen, das dann in der Cloud gespeichert wird. Die Plattform kann von allen genutzt werden — sowohl von juristischen Personen als auch von FOP und einfach von natürlichen Personen. Der Dienst ist vollständig kostenlos.
Die Entwickler betonen, dass das System für den Dokumentenaustausch zwischen Partnern und die Möglichkeit zur Unterzeichnung von Dokumenten mit elektronischen Schlüsseln geschaffen wurde. Es hat nicht die vollständige Funktionalität eines E-Dokumentensystems. Wenn Funktionen wie Rechnungsstellung oder die Registrierung von Steuerrechnungen benötigt werden, empfiehlt PrivatBank, einen separaten Dienst für den elektronischen Dokumentenverkehr auszuprobieren. Dieser ist ebenfalls kostenlos.
Da PrivatBank elektronische Schlüssel ausstellt, kann KEP direkt im Dienst beantragt werden. Das System funktioniert jedoch mit allen digitalen Signaturen, die von anderen Institutionen ausgestellt wurden.
Signy
Signy — ein Dienst, der von der Firma SmartTender entwickelt wurde (eine Plattform für staatliche und kommerzielle Ausschreibungen, eine der größten in der Ukraine).
Das Team hat versucht, eine möglichst einfache und verständliche Benutzeroberfläche für die Registrierung und den Start der Arbeit zu entwickeln, die aus nur vier Schritten besteht:
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Registrieren;
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Dokument hochladen;
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Unterzeichnen;
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Senden.
Der Dienst arbeitet mit elektronischen digitalen und qualifizierten Signaturen (ECP und EKP), bietet Vorlagen für grundlegende Dokumente, ermöglicht es, sie online zu bearbeiten und zu kommentieren.
Die Benutzeroberfläche der Plattform ähnelt einem Postdienst, der das Verständnis des Prozesses des Sendens und Empfangens von Dokumenten vereinfacht. Die Entwickler betonen, dass dem Dienst künstliche Intelligenz zugrunde liegt, die sich durch maschinelles Selbstlernen weiterentwickeln kann.
Der Dienst hat einen kostenlosen Tarif Demo, mit dem man 50 Dokumente pro Monat unterzeichnen kann.
Deals
Deals — eine Plattform für den elektronischen Dokumentenverkehr, die zwei Lösungen anbietet.
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Deals.Online — ein Cloud-Service, der es ermöglicht, Dokumente in Ihrem Konto auf der Plattform zu unterzeichnen und zu speichern. Deals hat eine mobile Anwendung, die es ermöglicht, Dokumente mit dem Smartphone zu unterzeichnen. Es funktioniert auf der Grundlage eines Jahresabonnements.
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Deals.Onsite — eine Boxversion, die einmal gekauft und auf einem physischen oder virtuellen Server des Unternehmens installiert wird. Deals bietet technische Unterstützung an, die das System installiert, bei der Einrichtung hilft und technische Probleme im Falle ihres Auftretens behebt.
Der Dienst bietet auch branchenspezifische Lösungen — für Banken, Telekommunikations- und IT-Unternehmen, für Versicherungen und den Einzelhandel.
Normalerweise ist der Dienst kostenpflichtig, aber während des Krieges hat das Unternehmen alle Tarife kostenlos gemacht, um der ukrainischen Wirtschaft zu helfen.
Lesen Sie auch: «Die ukrainische Wirtschaft retten: Unterstützungsprogramme für Unternehmer in Kriegszeiten».
Nachdem Sie einen oder mehrere Dienste ausgewählt haben, über die Sie den elektronischen Dokumentenverkehr abwickeln werden, müssen Sie einen entsprechenden internen Befehl zur Umstellung des Unternehmens auf E-Dokumente erteilen. Informieren Sie unbedingt die Geschäftspartner über die Änderungen durch Mailings, damit es für sie nicht überraschend kommt.
Wir bei Cityhost nutzen sofort drei Systeme — «Včasno», Paperless und M.E.Doc, sodass unsere Kunden Verträge über die Erbringung von Dienstleistungen und andere Dokumente erhalten können, indem sie eine der Optionen auswählen.
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