Elektroniczny obrót dokumentów na Ukrainie istnieje już od dłuższego czasu — pierwsza ustawa o EDO pojawiła się jeszcze w 2003 roku. To wygodny i szybki sposób przesyłania, edytowania, zatwierdzania, podpisywania i przechowywania dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych za pomocą specjalnego oprogramowania. Do takich dokumentów należą umowy, faktury, akty, listy przewozowe, wewnętrzne zarządzenia, oficjalne pisma. Nie wszystkie dokumenty podlegają cyfryzacji, do podpisania niektórych wymagana jest osobista obecność przedstawicieli stron. Ale większość rutynowych spraw może teraz być załatwiana w formacie cyfrowym.
Pojawienie się technologii chmurowych jeszcze bardziej zoptymalizowało procesy i pozwala na pracę z dokumentami w koncie na serwisie z dowolnego urządzenia podłączonego do sieci.
Elektroniczny obrót dokumentów ma wiele zalet:
-
Nie trzeba zagracać biura stertą szaf z teczkami, które potem długo się szuka.
-
Wszystkie procedury odbywają się w zaledwie kilka minut.
-
Przedsiębiorstwo oszczędza na papierze, tuszu do drukarki, artykułach biurowych, kosztach kuriera.
-
Wszystkie dokumenty elektroniczne są równoważne oryginałom, nie trzeba ich drukować.
-
Dokument jest zatwierdzany za pomocą podpisu elektronicznego, który łatwo uzyskać zarówno dla osób prawnych, jak i fizycznych.
A mimo to wielu przedsiębiorców wciąż obawiało się przejścia na elektroniczny obrót dokumentów. Papier, żywy podpis i pieczęć w rękach wydają się bardziej wiarygodne niż ulotny dokument elektroniczny. Ale nie ma się co martwić — wszystkie dane w systemach EDO są przesyłane przez zabezpieczone kanały i przechowywane na chmurowym dysku. Ten sposób jest naprawdę bezpieczniejszy, ponieważ dokumenty papierowe mogą zaginąć, a kopie na komputerze roboczym mogą ulec uszkodzeniu z powodu awarii oprogramowania.
Obecna sytuacja na Ukrainie skłania wielu przedsiębiorców i kierowników instytucji do przejścia na elektroniczny obrót dokumentów — przede wszystkim z powodu komplikacji w logistyce spowodowanych wojną. Teraz wielu Ukraińców poczuło smak innowacji i coraz częściej wybiera format elektroniczny.
Cityhost.ua również wdrożył cyfrowy obrót dokumentów — i nam się to podoba. O tej i innych transformacjach można dowiedzieć się z wiadomości pod tym linkiem.
Dzielimy się z Wami kilkoma serwisami, które pomogą zaoszczędzić czas i papier.
Na czas
Na czas — chmurowy serwis elektronicznego obrotu dokumentów, który może nie tylko działać w formacie webowym, ale także integruje się z ERP, CRM i elektronicznym biurem na stronie przedsiębiorstwa. Oprócz podstawowych możliwości oferuje opcje sprawdzania dokumentów przez program antywirusowy, dwuetapową autoryzację dla pracowników, komentowanie dokumentów i inne.
Wchodzi w skład serii produktów:
-
Na czas.EDI (przesyłanie danych cyfrowych między kontrahentami);
-
Na czas.Kasa (oprogramowanie RRO);
-
Na czas.KEP (klucze do kwalifikowanego podpisu elektronicznego);
To wygodne, ponieważ można korzystać z całego szeregu usług programowych od jednej firmy i łatwo je integrować ze sobą. Co więcej, często są już zintegrowane. Na przykład w niektórych taryfach EDO od razu udostępniane są klucze Na czas.KEP.
Na stronie serwisu można dowiedzieć się, że korzysta z niego już ponad 400 tys. firm, otrzymał nagrodę «Wybór księgowego» i przechowuje dokumenty w chmurze na europejskich serwerach.
Serwis ma dość demokratyczne taryfy, zaczynając od darmowego, pozwalającego na podpisywanie nieograniczonej liczby przychodzących dokumentów i 25 wychodzących rocznie.
M.E.Doc
M.E.Doc — również wielofunkcyjna platforma dla biznesu, umożliwiająca wymianę dokumentów w formacie elektronicznym, korzystanie z oprogramowania RRO i prowadzenie sprawozdawczości. Właściwie, M.E.Doc jest twórcą takich znanych produktów jak Cashalot i SOTA Kasa — ostatnia również ma funkcje EDO obok swojej podstawowej opcji, rejestracji operacji rozliczeniowych.
M.E.Doc oferuje oddzielne rozwiązania dla sprawozdawczości do państwowych organów kontrolnych i wymiany dokumentów między prywatnymi kontrahentami, a także szereg dodatkowych modułów — do ewidencji towarów akcyzowych, do naliczania wynagrodzeń, do sprawozdawczości instytucji niena bankowych.
Firma ma ponad 650 fizycznych przedstawicielstw w całym kraju.
Taryfy na serwisie są formowane metodą konstruktora — wszystko zależy od tego, jakie dokładnie funkcje i moduły wybierzesz.
Bezpapierowo
Bezpapierowo — popularny wąsko wyspecjalizowany serwis od PrivatBanku, skierowany tylko na wymianę dokumentów. Dzięki niemu można łatwo wysłać i podpisać umowę lub inny dokument roboczy, który następnie będzie przechowywany w chmurze. Z platformy mogą korzystać wszyscy — zarówno osoby prawne, jak i FOP, jak i po prostu osoby fizyczne. Serwis jest całkowicie darmowy.
Twórcy podkreślają, że system został stworzony do wymiany dokumentów między partnerami oraz możliwości podpisywania dokumentów elektronicznymi kluczami. Nie ma pełnej funkcjonalności EDO. Jeśli potrzebne są takie funkcje jak fakturowanie czy rejestracja faktur VAT, PrivatBank zaleca wypróbowanie oddzielnego serwisu do elektronicznego obrotu dokumentów. On również jest darmowy.
Ponieważ PrivatBank wydaje elektroniczne klucze, KEP można zarejestrować bezpośrednio w serwisie. Ale system działa z dowolnymi podpisami cyfrowymi wydanymi przez inne instytucje.
Signy
Signy — serwis opracowany przez firmę SmartTender (platforma do przetargów publicznych i komercyjnych, jedna z największych na Ukrainie).
Zespół starał się opracować maksymalnie prosty i zrozumiały interfejs do rejestracji i rozpoczęcia pracy, składający się z zaledwie czterech kroków:
-
Zarejestrować się;
-
Załadować dokument;
-
Podpisać;
-
Wysłać.
Serwis działa z elektronicznymi podpisami cyfrowymi i kwalifikowanymi (ECP i EKP), oferuje szablony podstawowych dokumentów, pozwala na ich edytowanie w trybie online i komentowanie.
Interfejs platformy przypomina usługę pocztową, ułatwiającą zrozumienie procesu wysyłania i odbierania dokumentów. Twórcy podkreślają, że w podstawie serwisu leży sztuczna inteligencja, zdolna do rozwoju metodą uczenia maszynowego.
Serwis ma darmowy taryf Demo, na którym można podpisywać 50 dokumentów miesięcznie.
Oferty
Oferty — platforma do elektronicznego obrotu dokumentów, oferująca dwa rozwiązania.
-
Oferty.Online — chmurowy serwis, pozwalający podpisywać i przechowywać dokumenty w swoim koncie na platformie. Oferty mają aplikację mobilną, pozwalającą podpisywać dokumenty ze smartfona. Działa na zasadzie rocznej subskrypcji.
-
Oferty.Onsite — wersja pudełkowa, która jest raz kupowana i instalowana na fizycznym lub wirtualnym serwerze firmy. Oferty oferują usługi wsparcia technicznego, które zainstaluje system, pomoże go skonfigurować i naprawić problemy techniczne w razie ich wystąpienia.
Serwis ma również rozwiązania branżowe — dla banków, dla firm telekomunikacyjnych i IT, dla ubezpieczeń i detalicznego handlu.
Zazwyczaj serwis jest płatny, ale w czasie wojny firma uczyniła wszystkie plany taryfowe darmowymi, aby pomóc ukraińskiemu biznesowi.
Czytaj także: «Uratuj ukraiński biznes: programy wsparcia przedsiębiorców w czasie wojny».
Wybierając jeden lub kilka serwisów, przez które będziesz prowadzić elektroniczny obrót dokumentów, należy wydać odpowiednie wewnętrzne zarządzenie o przejściu przedsiębiorstwa na EDO. Koniecznie poinformuj kontrahentów o zmianach za pomocą rozsyłki, aby nie stało się to dla nich niespodzianką.
My w Cityhost korzystamy z trzech systemów — «Na czas», Bezpapierowo i M.E.Doc, dlatego nasi klienci mogą otrzymywać umowy na świadczenie usług i inne dokumenty, wybierając jedną z opcji.
Podobał Ci się artykuł? Powiedz o nim znajomym: 
