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Vorteile der Nutzung von Cloud-Diensten zur Automatisierung der Buchhaltung
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Nachteile von Cloud-Diensten für die Unternehmensbuchhaltung
Weiße, flauschige Tierchen oder leistungsstarke Computer? Was wissen wir über Cloud-Dienste und wie können sie Ihnen helfen, Ihr Unternehmen zu verwalten.
Unter den heutigen Bedingungen ist die Entwicklung eines Unternehmens ohne Automatisierung der Buchhaltung unmöglich. Es ist nicht nötig, die Gründe aufzuzählen, denn jeder versteht, dass Automatisierung – das ist Geschwindigkeit, Komfort, Effizienz, das ist über die Vorherrschaft.
In diesem Artikel sprechen wir über Cloud-Dienste als Zugang zu modernen Formen der Nutzung von Buchhaltungs- und Unternehmensverwaltungssoftware.
Die Veröffentlichung wurde von den Spezialisten UIT vorbereitet – einem Unternehmen, das sich auf den Aufbau effektiver Buchhaltungs- und Verwaltungssysteme durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert hat.
Automatisierte Steuerungs- und Buchhaltungssysteme
Moderne Buchhaltungs- und Verwaltungssysteme – das sind anwendungsbezogene Softwarelösungen, die es ermöglichen, die Aktivitäten aller oder einzelner Abteilungen im Unternehmen zu automatisieren. Zum Beispiel Softwareprodukte der BAS-Reihe, verschiedene CRM, ERP, WMS-Systeme usw.
Mit ihrer Hilfe können Sie das Management, die Buchhaltung, die Steuern, die Lagerhaltung und andere Arten der Buchhaltung automatisieren.
Bedingt können alle Buchhaltungssoftwarelösungen in folgende Kategorien unterteilt werden:
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Standard (universelle) – fertige Konfigurationen, die an die allgemeinen Prozesse eines jeden Unternehmens angepasst werden können;
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Branchenspezifische Softwaretools, die zur Lösung von Nischenaufgaben entwickelt wurden;
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Einzelne funktionale Module, die zur Erstellung eigener Konfigurationen oder IT-Infrastrukturen zur Automatisierung der Unternehmensbuchhaltung verwendet werden.
Das gemeinsame Ziel – die Optimierung der Tätigkeit, die Steigerung der Effizienz und Rentabilität des Unternehmens.
Alles über effektive Buchhaltungssysteme für Unternehmen lesen Sie auf der Website von UIT.
Wo Buchhaltungssysteme gespeichert sind
Wie jedes Softwareprodukt benötigen Buchhaltungsanwendungen Hardware zum Speichern und Verarbeiten von Informationen. Für die Unterbringung automatisierter Steuerungs- und Buchhaltungssysteme werden Serverressourcen – Computerrechenmaschinen – verwendet.
Server benötigen besondere Unterbringungsbedingungen – speziell belüftete Räume, Fachkräfte zur Wartung usw.
Bedingt können Server für Systeme zur Automatisierung des Unternehmensmanagements in zwei Gruppen unterteilt werden:
Lokale Hardware. Rechentechnische Hardware, auf der spezialisierte Programme zur Durchführung von Rechenoperationen installiert werden. Die Funktionsweise der Software ist lokal und erfordert keine Internetverbindung. Das ist ihr Vorteil. Zu solchen Maschinen können gehören:
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Büroserver, die für Software mit geringer Ressourcennutzung verwendet werden können;
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Leistungsstarke Personalcomputer, die tatsächlich als Server verwendet werden.
Große Unternehmen mit erweiterter IT-Infrastruktur verwenden große Servermaschinen und Fachkräfte zu deren Wartung.
Cloud-Ressourcen. Im Grunde sind das dieselben Server, hochleistungsfähige Computer. Aber sie sind in speziell ausgestatteten Rechenzentren untergebracht, deren Verbindung über das Internet mit Hilfe von sicheren Datenübertragungsprotokollen erfolgt. Alle Hardware wird von technischen Spezialisten und Programmierern gewartet.
Solche Clouds bieten viele Vorteile für Buchhaltungsprogramme im Vergleich zu lokalen Servern.
Wie jede andere Software können Management-, Buchhaltungs- oder andere Buchhaltungssysteme lokal oder auf entfernten Servern – Clouds – gespeichert und verwaltet werden.
Komfort von Cloud-Diensten für Benutzer
Clouds eignen sich für alle Teilnehmer der Geschäftsprozesse. Und das ist keine übertriebene Aussage.
Für die Finanzabteilung – Optimierung und Kosteneinsparung bei der Anschaffung und Wartung von Geräten, Gehältern an festangestellte Spezialisten oder Outsourcing an Programmierer.
Für Manager, Finanz- und Handelsdirektoren und andere Führungskräfte – das Erhalten von Zwischenberichten oder Ergebnissen der Tätigkeit jederzeit und von jedem Ort der Welt, selbst wenn Sie auf Geschäftsreise oder im Urlaub sind und nicht an Ihrem Schreibtisch.
Für „mobile“ Mitarbeiter – Vertriebsmitarbeiter, Agenten und andere, für die Informationen wichtig sind, aber die oft vor Ort beim Kunden arbeiten müssen – ergibt sich die Möglichkeit, direkt in der Datenbank zu arbeiten, ohne Zwischenprogramme für den Informationsaustausch zu verwenden.
Für alle, ohne Ausnahme, Mitarbeiter – Manager, Buchhalter, HR – die Möglichkeit der Fernarbeit von jedem Punkt der Erde, wo es Internet gibt, bei Bedarf sogar nicht von ihrem eigenen Gerät – man kann sich von jedem PC ohne zusätzliche Einstellungen verbinden.
Vorteile der Nutzung von Cloud-Diensten zur Automatisierung der Buchhaltung
Einsparungen
Die Hauptkosten von Unternehmen, die automatisierte Buchhaltungssysteme für ihr Geschäft verwenden, hängen weniger von den Lizenzkosten der Software ab, sondern vielmehr von den Kosten für den Kauf, den Strom, die Unterbringung und Wartung der Serverressourcen, die Gewährleistung einer ständigen Betriebsbereitschaft, einschließlich der Zahlung von Gehältern an festangestellte Spezialisten.
In der Regel bieten Cloud-Dienstanbieter ihre Dienste zur Miete an. Das heißt, gegen eine feste monatliche Gebühr erhält der Benutzer ein funktionierendes Buchhaltungssystem mit „Schlüsselfertig“-Service. Das bedeutet Einsparungen bei Updates, Support und Administration.
Support
Technischer Support für Benutzer 24/7. Aktuelle Geschäftsanliegen können überall und jederzeit gelöst werden.
Geschwindigkeit
Hohe Geschwindigkeit bei der Datenverarbeitung. Ob Ihr Buchhaltungsprogramm „fliegt“ oder nicht, hängt weniger von der Leistung des Servers ab, sondern mehr von der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung.
Skalierbarkeit
Für kleine Unternehmen beginnt die Bereitstellung eines Buchhaltungssystems auf entfernten Servern in den meisten Fällen mit einer Datenbank. Mit dem Wachstum des Unternehmens steigen die Anforderungen an die Erweiterung der Cloud-Infrastruktur. Mit der Nutzung der Cloud können Sie schnell die Nutzung der Serverressourcen ändern. Das bedeutet, dass Sie den Speicherplatz hinzufügen oder reduzieren, Ihre eigene Cloud-Umgebung aufbauen und die Anzahl der Benutzer, die gleichzeitig im Buchhaltungsprogramm arbeiten, erhöhen oder verringern können.
Sicherheit
Oft ist es gerade die Sicherheit der Informationen, die die Besitzer kleiner Unternehmen davon abhält, in die Cloud zu migrieren. Es gibt die irrige Meinung, dass es sicherer ist, die eigene Kundendatenbank auf einem Bürosserver, einem Computer oder sogar auf dem USB-Stick der Mitarbeiter (solche Fälle gibt es auch) zu speichern, als auf einem Hosting. Aber! Wenn der Server im Büro ist – eine Räuberattacke, ein Stromausfall, vom Menschen verursachte Fehler können zum Verlust von Daten führen.
Das Rechenzentrum der Serverressourcen hat einen mehrstufigen Schutz gegen alle Formen von Maschinenviren, und die Einschränkung des Zugangs zur Datenbank bei Bedarf ist eine Frage von wenigen Minuten.
Vergessen Sie nicht, dass das Unterzeichnen eines Vertrags mit einem Cloud-Dienstanbieter auch Sicherheitsgarantien für die Informationen bietet. Ein Anbieter, der seinen Ruf und sein Geschäft schätzt, hat es sehr ungern, sich irgendwie „in Schwierigkeiten“ zu bringen.
Backup
Die Technologie zur Duplizierung von Servern und zur Sicherung ermöglicht es dem Benutzer, sich keine Sorgen um die Zuverlässigkeit der Informationen zu machen. Alle Daten können ziemlich schnell wiederhergestellt werden.
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Administration
Administrationsdienste werden in der Regel von Cloud-Dienstanbietern bereitgestellt. Es handelt sich um ein Team von Spezialisten, die für die Bereitstellung, Backup, Aktualisierung und Unterstützung der Betriebsbereitschaft der Cloud-Umgebung verantwortlich sind.
Zugang
Der Zugang zum Buchhaltungsprogramm erfolgt über einen Remote-Desktop oder über einen Webbrowser. Es ist nicht notwendig, die Konfiguration auf den Computer herunterzuladen oder die Büroressourcen zu nutzen. Die einzige Bedingung für eine schnelle Reaktion der Cloud-Software ist die Geschwindigkeit der Internetverbindung. In der lokalen Version ist der Zugang zum System nur möglich, wenn der Hauptcomputer in Betrieb ist. Der Zugang zur Cloud-Datenbank ist 24/7 online.
Schneller Start
Wenn wir von einem kleinen Unternehmen sprechen, das keine lange Projektimplementierung erfordert, kann man bereits nach ein paar Stunden nach Bestellung und Zahlung der Dienstleistung im Cloud-Service arbeiten.
Flexibilität
Der Komfort der Nutzung von Cloud-Technologien liegt darin, dass die Ressourcen skaliert werden können, indem bei Bedarf der Speicherplatz auf dem Server erhöht oder verringert wird. Der Zugang zur Informationsdatenbank kann in wenigen Minuten eingeschränkt werden, während dies bei lokalen Ressourcen nicht einfach zu realisieren ist. Darüber hinaus können auch die Zugriffsrechte auf bestimmte Daten für Mitarbeiter des eigenen Unternehmens deaktiviert werden.
Feste Zahlungen
Cloud-Dienste sind in den meisten Fällen ein monatlicher Abonnementpreis. Folglich wird das Risiko unvorhergesehener Ausgaben für das Unternehmen verringert.
Professionelle Ausrüstung
In Rechenzentren wird hochmoderne und leistungsstarke Hardware eingesetzt, die es ermöglicht, große Datenmengen zu speichern und zu verarbeiten.
Nachteile von Cloud-Diensten für die Unternehmensbuchhaltung
Unmöglichkeit, im Offline-Modus zu arbeiten
Es gibt Internet – es gibt Zugang zur Arbeitsdatenbank, kein Internet – es fehlt. Aber lassen Sie uns realistisch sein, digitale Anwendungen und Software hängen von einer Verbindung zum Netzwerk ab. Daher ist die Frage, ob man dies als Nachteil bezeichnen kann, eine rhetorische…
Ständige Ausgaben
Die Nutzung von Cloud-Diensten sieht eine monatliche Mietgebühr vor. Wenn Sie aus bestimmten Gründen nicht für den Zugang zum Software-Tool in der Cloud bezahlt haben, wird die Genehmigung zur Nutzung ausgesetzt. Aber in der Regel werden diese Prozesse durch den Liefervertrag zwischen Ihnen und dem Cloud-Dienstanbieter geregelt.
Cloud-Dienste für ukrainische Unternehmen
Ukrainische Unternehmen, die sich auf die Implementierung von Automatisierungssystemen im Geschäftsbereich spezialisiert haben, bieten Cloud-Dienste an, die in ihren Möglichkeiten den Technologien SaaS und IaaS ähneln – Vermietung von Buchhaltungsprogrammen und Hosting.
Die erste Option umfasst die Nutzung lizenzierter Softwarelösungen für die Bedürfnisse des Unternehmens gegen eine feste monatliche Gebühr. Wartung, Aktualisierung der Konfigurationen, Unterstützung, Administration und Backup liegen in der Verantwortung des Anbieters dieser Dienstleistung.
Die zweite Option, Hosting, ermöglicht es, das eigene Buchhaltungssystem auf den Servern des Anbieters zu platzieren. Damit wird nicht das Werkzeug zur Automatisierung des Geschäfts gemietet, sondern der Platz für dessen Unterbringung. Für alles, was die Wartung und Administration des Serverteils angeht, ist der Anbieter verantwortlich, der den Dienst anbietet.
Die Erfahrung vieler Unternehmen zeigt die Wirksamkeit der Nutzung von Cloud-Diensten zur Unternehmensbuchhaltung, was unserer Meinung nach absolut logisch ist. Schließlich ist es die Möglichkeit, sich von den traditionellen konservativen Methoden der Unternehmensführung zu entfernen und in einem hochkompetitiven Umfeld flexibler und mobiler zu sein.
Sie können selbst entscheiden, wie sinnvoll das Cloud-Format für die Buchhaltung eines Unternehmens ist, indem Sie aus eigener Erfahrung von seinen Vorteilen überzeugt werden.
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