Was ist ein Task-Manager und wofür wird er benötigt
Die Ära der Remote-Arbeit hat begonnen und bringt viele Neuerungen mit sich. Vor den Führungskräften der Unternehmen steht die Frage: Wie können Aufgaben richtig an alle Mitglieder eines großen Teams verteilt und die Arbeit der Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, überwacht werden? Und obwohl Task-Manager lange vor der Pandemie entstanden sind, haben sie gerade jetzt einen echten Durchbruch in der Planung erzielt. Es stellte sich heraus, dass Organizer sowohl für die Büroarbeit, als auch für kreative Teams und für die persönliche Nutzung nützlich sind.
Ein Task-Manager ist ein Dienst, der es ermöglicht, die Arbeit eines Kollektivs zu organisieren oder die eigene Arbeitszeit zu strukturieren. Das Hauptwerkzeug in jedem solchen Organizer ist ein Arbeitsboard mit Aufgaben-Karten. Darin können Fristen, Ausführende festgelegt, Kommentare geschrieben, Materialien angehängt und vieles mehr gemacht werden.
Der größte Vorteil von Task-Managern besteht darin, dass alle Prozesse vor Augen sind und gebündelt werden. Solche Planer ermöglichen es, den Puls des Unternehmens zu verfolgen, die Erfüllung von Aufgaben zu kontrollieren und sie im Chat-Modus zu besprechen.
Im Netz gibt es viele Organizer, jeder mit seinen Vorzügen und Besonderheiten. Wir werden fünf der beliebtesten und von Nutzern anerkannten Dienste betrachten.
Trello
Trello — ist ein Cloud-Dienst zur Verwaltung von Arbeitsprozessen. Es kann als einer der ersten Organizer angesehen werden, von dem in den Ländern der ehemaligen GUS massenhaft bekannt wurde. Wenn Sie freiberuflich gearbeitet haben oder im Homeoffice tätig waren, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie genau Trello verwendet haben.
In Trello gibt es das Konzept des «Arbeitsbereichs». In ihm kann im Team gearbeitet, Boards für mehrere Projekte erstellt und Board-Vorlagen verwendet werden. Allerdings sind die letzten nur auf Englisch verfügbar, daher ist es ohne Sprachkenntnisse nicht möglich, sie bequem zu nutzen.
Es können mehrere solcher Räume vorhanden sein, wenn Sie mit verschiedenen Teams arbeiten, und in jedem sind beliebig viele Dashboards.
Es gibt auch verschiedene Publicity-Levels der Boards:
-
privat (nur für sich selbst);
-
offen für alle Teilnehmer des gewählten «Arbeitsbereichs»;
-
für alle im Internet zugänglich.
Auf dem Board werden Listen in Form von Spalten erstellt, und in jeder von ihnen befinden sich Aufgaben-Karten. Auf der Karte wird der Titel und die Beschreibung der Aufgabe festgelegt, Materialien aus Google Drive, Dropbox und mehreren anderen Speichern angehängt. Zusätzlich wird der Ausführende angegeben, der Standort auf der Karte wird festgelegt, und die Kommentierung der Karte ist verfügbar. Es ist praktisch, dass eine Frist festgelegt werden kann, und wenn die Aufgabe überfällig ist, wird dies auf der Karte markiert. Wenn die Arbeit als abgeschlossen markiert wird, erscheint auf ihr ein grünes Banner. Karten, deren Fristen bald ablaufen, werden gelb markiert, während überfällige rot markiert werden. Das System sendet auch Benachrichtigungen, damit die Ausführenden die Fristen nicht vergessen.
Aufgaben-Karten können leicht von einer Liste in eine andere verschoben werden. Dies ermöglicht es nicht nur, Aufgaben in Kategorien zu unterteilen, sondern auch, nach der «Kanban»-Methode zu arbeiten. Zum Beispiel nimmt sich ein Mitarbeiter der Aufgabe «Geeigneten Hosting für das Projekt auswählen» an und verschiebt die Aufgaben-Karte von der Liste «Zu erledigen» in die Liste «In Arbeit». Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, wird die Karte in die Liste «Arbeit erledigt» verschoben, und in den Kommentaren wird ein Link zur Website des Anbieters hinterlassen und der Zahlungsbeleg als Datei angehängt. Praktisch!
Die Karten haben viele nützliche Optionen, die es ermöglichen, die Arbeit des Teams so transparent und strukturiert wie möglich zu gestalten. Außerdem gibt es in Trello eine Hauptseite, auf der chronologisch alle Aktionen auf dem Board veröffentlicht werden — das Verschieben von Karten, Kommentare, Fristen und so weiter.
Ein besonderer Vorteil von Trello, der für Organizer im Allgemeinen untypisch ist, ist die Anpassung des Designs der Karten. Es gibt verschiedene Cover, farbige Hintergründe, Fotos im Header.
Für die einfache Organisation der Arbeit eines kleinen Teams eignet sich der kostenlose Tarif (den viele nutzen). Hier gibt es genügend Werkzeuge, für jeden Arbeitsbereich sind bis zu 10 Boards verfügbar, unbegrenzte Anzahl von Karten und Änderungen an diesen. Alle kostenpflichtigen Tarife richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter. 5 $ im Standart-Tarif bedeutet, dass Sie für 30 Mitarbeiter 150 $ im Monat bezahlen werden. Erweiterte Pakete sind für große Unternehmen gedacht und bieten eine breitere Palette von Werkzeugen.
Im Jahr 2017 wurde Trello von dem australischen Softwareentwickler Atlassian gekauft, mit dem wir in diesem Artikel noch begegnen werden.
In diesem Abschnitt haben wir viel Aufmerksamkeit auf die Beschreibung der Boards mit Karten gelegt. Ein solches Werkzeug gibt es auf allen Plattformen, und das Prinzip der Arbeit damit unterscheidet sich praktisch nicht. Daher werden wir im Folgenden nicht mehr so detailliert auf die Funktionalität der Dashboards eingehen.
Jira
Jira — ist ebenfalls ein Cloud-Dienst, einer der am weitesten verbreiteten Organizer in Unternehmen, die Software entwickeln und testen.
Deshalb, wenn Sie Programmieren lernen oder einen anderen IT-Beruf erlernen — machen Sie sich mit Jira vertraut. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie genau damit arbeiten werden.
Lesen Sie auch: Selbstständig Programmieren lernen oder Kurse für Entwickler besuchen — was wählen?
Wenn Sie ein neues Projekt im Dienst erstellen, wählt der Leiter sofort, nach welchem Prinzip der Prozess organisiert wird:
-
Kanban;
-
Scrum-Strategie, bei der die Arbeit in Zeitabschnitte — Sprints (im Durchschnitt 2-3 Wochen) unterteilt wird;
-
Bug Tracking, speziell für Tester erstellt.
In Jira werden die Karten ähnlich wie in Trello gestaltet, aber nicht so viel Augenmerk wird auf die Fristen gelegt. Diese Metrik wird in ein separates Werkzeug namens «Roadmap» ausgelagert. Hier werden die Fristen in Form eines Gantt-Diagramms visualisiert — farbige Abschnitte, die auf einer vertikalen Zeitachse angeordnet sind. Sie können verlängert, verkürzt und per Drag & Drop im Kalender verschoben werden.
In diesem Dienst werden Dashboards mithilfe von sogenannten «Gadgets» erstellt. Dies sind Module, die Statistiken in Form von Diagrammen darstellen — den Zustand des Sprints, die Zeit bis zur ersten Antwort auf eine Aufgabe, die benötigte Zeit zur Erledigung der Aufgaben und so weiter.
Jira und Trello sind Verwandte, da beide Dienste unter dem Dach von Atlassian existieren. Um nicht zwei identische Werkzeuge zu unterhalten, versucht das Unternehmen dennoch, sie unterschiedlich zu entwickeln. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Jira als Task-Manager für Entwickler großer Unternehmen geschaffen wurde, während Trello für die allgemeine Nutzung in kleinen Projekten gedacht ist. Genau dieses Konzept zieht alle großen und kleinen Unterschiede zwischen den Organisatoren nach sich.
Die Preise bei Jira sind höher, obwohl auch hier ein kostenloser Tarif verfügbar ist, bei dem ein Team von bis zu drei Personen (diese werden als Agenten bezeichnet) arbeiten kann.
Die anderen Tarife werden ebenfalls nach der Anzahl der Personen berechnet, die mit dem Dienst arbeiten werden. Zum Beispiel, wenn Sie 10 Agenten in das Feld eingeben, wird das System selbst den Tarif empfehlen und berechnen, dass Sie im Monat 200 Dollar zahlen müssen. Je höher der Tarif, desto mehr Möglichkeiten hat er entsprechend.
Jira hat eine Besonderheit — jedem Kunden wird eine Domain mit der Endung atlassian.net zugewiesen, und in diesem System wird ein solcher Account als Website betrachtet. In allen Tarifen ist nur eine Website verfügbar, und nur im fortschrittlichsten Paket Enterprise ist die Anzahl der Websites unbegrenzt.
Basecamp
Basecamp — ist das Werk amerikanischer Entwickler, das seit 2004 existiert. Das Produkt wird als Task-Manager für Unternehmen mit kleinem Team positioniert und bietet eine warme, intime Atmosphäre der Kommunikation.
Bereits der Name, der als «Basislager» übersetzt wird, erinnert den Nutzer an ein Lagerfeuer, um das sich Kollegen versammeln, um bei einer Tasse Tee über ihre Erfolge zu sprechen.
Ein bedeutender Nachteil ist derzeit das Fehlen einer russischsprachigen Version. Hoffen wir, dass die Entwickler dieses Problem in naher Zukunft lösen können.
Im Kundenkonto kann über die obere Leiste auf die Hauptwerkzeuge zugegriffen werden:
-
Home — die Hauptseite des Unternehmens mit allen Projekten.
-
Lineup — ein neues Werkzeug, bei dem der Prozess in Form eines Gantt-Diagramms visualisiert wird.
-
Pings — Bereich für Chats.
-
Hey! — Posteingang für eingehende Fragen.
-
Activity — alle Aktionen in Projekten (Aufgaben hinzufügen, Kommentare, Dateien anhängen und andere).
-
My Stuff — so etwas wie «persönlicher Schrank», in dem alle Aktionen angezeigt werden, die Sie betreffen.
-
Find — Suche nach Schlüsselwörtern in allen Projektbereichen.
Der Dienst ist im «nackten» Zustand sehr lakonisch, integriert sich jedoch in viele Widgets, Plugins und Dienste. Auf der offiziellen Website gibt es viele kostenpflichtige und kostenlose Anwendungen.
Interessant: An Karten können Dateien aus den unterschiedlichsten Cloud-Speichern und Editoren angehängt werden — Adobe Creative Cloud, Dropbox, Figma, Google Drive und viele andere Dienste.
Basecamp hat zwei Tarife — einen kostenpflichtigen und einen kostenlosen.
Der kostenlose Tarif eignet sich, wenn Sie Basecamp als persönlichen Task-Manager oder für ein kleines Team — zum Beispiel eine Familie oder ein Startup mit mehreren Personen — verwenden.
Der kostenpflichtige Tarif ist ein einheitliches Paket für Unternehmen, das unabhängig von der Anzahl der Personen im Unternehmen ist. Der Dienst bietet einen recht langen Testzeitraum — zwei Monate. Es gibt die Wahl: einen Jahresabonnement zu nehmen oder monatlich zu bezahlen. Die Preise mögen hoch erscheinen, sind jedoch rentabel für große Teams. Zum Beispiel würde Jira für ein Unternehmen mit 10 Personen ebenfalls 100 Dollar im Monat kosten.
Todoist
Der Dienst Todoist — ist ein bequemer Task-Manager für Teams, wird jedoch aufgrund seiner Einfachheit oft für die persönliche Planung verwendet. Er wird in englischer Sprache geliefert, die russische Sprache ist in den Einstellungen verfügbar.
Der Planer bietet viele interessante und bequeme Werkzeuge:
-
Wiederkehrende Aufgaben — wenn tägliche Aktionen erforderlich sind, z. B. E-Mails überprüfen.
-
Prioritäten in Form von Flaggen: Priorität 1 (rot) — am wichtigsten, gefolgt von orange, blau und ohne Farbe.
-
Jede neue Aufgabe, die auf dem Board platziert wird, kommt als Benachrichtigung per E-Mail an alle Gruppenmitglieder.
-
Kommentieren von Aufgaben nicht nur mit Text — es besteht die Möglichkeit, Dateien anzuhängen und Sprachmitteilungen zu hinterlassen.
Eine interessante Funktion — das Wachstum der Karma. Sie setzen Aufgaben, erledigen sie rechtzeitig und erhöhen Ihr Karma. Jeden Tag erhält der Nutzer Punkte für die Erfüllung von Aufgaben, und bei Erreichung einer bestimmten Punktzahl erreicht er ein neues Niveau. Wenn es viele überfällige Fristen gibt, sinkt das Karma. Der Entwicklungsprozess wird in Form eines Diagramms dargestellt.
Erinnerungen — leider nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. Aber das hindert den Dienst nicht daran, morgens eine E-Mail mit der Anzahl der für heute geplanten Aufgaben, dem Karma-Level und einem nützlichen Tipp zu senden.
Bitte beachten Sie, dass im Tarif Pro eine allgemeine Zahlung von 3 Dollar pro Monat angeboten wird, während im Paket «Business» bereits 5 Dollar pro Teammitglied anfallen.
Die Tarife sind recht demokratisch, das kostenlose Paket reicht völlig aus, wenn Sie den Task-Manager für die Familie, persönliche Ziele oder kleine Unternehmen — zum Beispiel für Freiberufler — verwenden.
Übrigens haben wir kürzlich über Dienste für Freiberufler geschrieben, die helfen, alle finanziellen Transaktionen bei den Steuerbehörden kostengünstiger und schneller zu fiskalisieren. Lesen Sie darüber in dem Artikel «RRO: Was ist das und wem ist es nützlich, Übersicht über Software-RRO-Dienste».
Asana
Asana — ist ein Cloud-Dienst, der seit 2008 existiert und von den Mitbegründern von Facebook entwickelt wurde. Teilweise ins Russische übersetzt, aber einige Tasten werden noch auf Englisch angezeigt.
Bei der Erstellung eines Kontos im Dienst gibt der Nutzer das Hauptziel an, für das er das Werkzeug benötigt:
-
Management von Teamprojekten und -prozessen;
-
Management persönlicher Aufgaben;
-
Überwachung der Arbeitsbelastung des Teams, das gleichzeitig an mehreren Projekten arbeitet.
Das Werkzeug ist im oberen Menü des Dienstes sehr übersichtlich gestaltet:
-
Übersicht — ist so etwas wie ein Besprechungsraum, in dem der Projektleiter alle mit der Hauptaufgabe bekannt macht, Rollen verteilt und Meilensteine festlegt.
-
Liste — alle Aufgaben werden in Form einer Liste angezeigt.
-
Board — ist das uns bereits bekannte Kanban mit Aufgaben-Karten.
-
Chronologie — all die gleichen Aufgaben, aber bereits in Form eines Gantt-Diagramms (vertikal auf der chronologischen Achse angeordnet).
-
Kalender — ähnlich wie Google-Kalender, in dem alle Aufgaben auf die Tage verteilt sind.
-
Dashboard — zeigt in Form von Diagrammen, wie viele Aufgaben in Arbeit sind, wie viele erledigt und wie viele überfällig sind. Praktisch zur Visualisierung der Teamarbeit.
-
Nachrichten — ermöglicht die Erstellung von Chats für verschiedene Gruppen von Teilnehmern, Karten und einzelne Personen in Nachrichten zu markieren.
-
Dateien — zeigt alle Materialien, die an beliebige Projekte und Karten angehängt sind.
Dies ist nur ein Teil des Werkzeugs, viele nützliche Funktionen befinden sich in der Seitenleiste.
Für die Karten besteht hier die Möglichkeit, Prioritäten und Ausführungszustände festzulegen. Diese sind auf Englisch, aber gut verständlich.
In Asana gibt es einen kostenlosen Tarif mit eingeschränkter Funktionalität. Wenn Sie jedoch alle «Extras» des Dienstes nutzen möchten, müssen Sie ein kostenpflichtiges Paket auswählen. Auch hier hängt die Preisgestaltung von der Anzahl der Mitarbeiter im Team ab, wie in anderen Diensten. Zum Beispiel ist der Preis von 10,99 Dollar pro Monat im Premium-Tarif für einen «Platz», also für eine Person angegeben.
Im Netz gibt es Dutzende guter Dienste für die Planung der Teamarbeit und des persönlichen Zeitmanagements. Jemand wird mit unserem TOP-5 argumentieren und sagen, dass er auch andere Organizer kennt, die nicht schlechter sind als diese. Tatsächlich — wie viele Menschen, so viele Meinungen.
Wir haben absichtlich verschiedene Planer für die Übersicht ausgewählt, jeder mit seinem eigenen Akzent. Wenn Sie sich mit dem Hauptziel der Nutzung des Dienstes entschieden haben, können Sie den besten Task-Manager auswählen, der genau für Ihre Aufgaben geeignet ist.
Hat Ihnen der Artikel gefallen? Erzählen Sie Ihren Freunden davon: 
