Białe puszyste zwierzątka czy potężne maszyny obliczeniowe? Co wiemy o usługach chmurowych i w jaki sposób mogą one pomóc w zarządzaniu Twoim biznesem.
W dzisiejszych czasach rozwój biznesu jest niemożliwy bez automatyzacji księgowości. Nie ma sensu wymieniać powodów, ponieważ wszyscy doskonale rozumieją, że automatyzacja — to szybkość, wygoda, efektywność, to o pierwszeństwie.
W tym artykule mówimy o usługach chmurowych jako o nowoczesnych formach wykorzystania programów księgowych i zarządzających biznesem.
Publikacja została przygotowana przez specjalistów UIT — firmy, która specjalizuje się w budowaniu efektywnych systemów księgowości i zarządzania poprzez automatyzację procesów biznesowych.
Zautomatyzowane systemy zarządzania i księgowości
Nowoczesne systemy księgowości i zarządzania — to aplikacyjne rozwiązania programowe, które pozwalają na automatyzację działalności wszystkich lub poszczególnych działów w przedsiębiorstwie. Na przykład, produkty programowe z linii BAS, różne CRM, ERP, WMS systemy itd.
Dzięki nim można zautomatyzować zarządzanie, księgowość, podatki, magazyn i inne rodzaje księgowości.
Ogólnie wszystkie rozwiązania programowe księgowości można podzielić na:
-
typowe (uniwersalne) – gotowe konfiguracje, które mogą być dostosowywane do ogólnych procesów każdego biznesu;
-
narzędzia programowe branżowe, opracowane do rozwiązywania wąsko specjalistycznych zadań;
-
poszczególne moduły funkcjonalne są wykorzystywane do tworzenia własnej konfiguracji lub infrastruktury IT do automatyzacji księgowości biznesu.
Celem ogólnym — optymalizacja działalności, zwiększenie efektywności i rentowności biznesu.
Wszystko o efektywnych systemach księgowości dla biznesu przeczytasz na stronie UIT.
Gdzie przechowywane są systemy automatyzacji księgowości
Jak każdy produkt programowy, aplikacyjne rozwiązania księgowe wymagają sprzętu do przechowywania i przetwarzania informacji. Do umieszczania zautomatyzowanych systemów zarządzania i księgowości wykorzystuje się moce serwerowe — komputerowe maszyny obliczeniowe.
Serwer wymaga specjalnych warunków umiejscowienia — specjalnie wentylowane pomieszczenia, zespół specjalistów do ich obsługi itd.
Ogólnie można podzielić serwery dla systemów automatyzacji zarządzania biznesem na dwie grupy:
Sprzęt lokalny. Sprzęt obliczeniowy, na którym instalowane są specjalistyczne programy do wykonywania operacji obliczeniowych. Działanie oprogramowania ma charakter lokalny i nie wymaga połączenia z internetem. To jest jego zaleta. Takimi maszynami mogą być:
-
Serwery biurowe, które można wykorzystać do oprogramowania o niewielkim zapotrzebowaniu na zasoby;
-
Komputery osobiste o dużej mocy, które faktycznie są wykorzystywane jako serwery.
Duże formaty biznesów z rozszerzoną infrastrukturą IT wykorzystują jako sprzęt obliczeniowy duże maszyny serwerowe oraz zespół specjalistów do ich obsługi.
Moce chmurowe. W zasadzie to te same serwery, supermocne maszyny komputerowe. Ale są umieszczone w specjalnie wyposażonych centrach danych, z którymi połączenie odbywa się przez internet za pomocą zabezpieczonych protokołów przesyłania danych. Całe sprzętowe wyposażenie jest obsługiwane przez specjalistów technicznych i programistów.
Takie chmury mają wiele zalet dla programów księgowych w porównaniu z lokalnymi serwerami.
Jak każde inne oprogramowanie, systemy zarządzania, księgowości lub inne systemy księgowe mogą być przechowywane i administrowane lokalnie lub na zdalnych serwerach — chmurach.
Wygody usług chmurowych dla użytkowników
Sama chmura pasuje wszystkim uczestnikom procesów biznesowych. I to nie jest przesadne stwierdzenie.
Dla działu finansowego — optymalizacja i oszczędność kosztów na zakup i obsługę sprzętu, wynagrodzenie etatowego specjalisty lub outsourcowanego programisty.
Dla menedżerów, dyrektorów finansowych, komercyjnych i innych kierowników — uzyskiwanie raportów pośrednich lub wyników działalności o każdej porze dnia i nocy oraz z każdego zakątka świata, nawet jeśli jesteś w delegacji lub na urlopie, a nie przy biurku.
Dla „mobilnych” pracowników — przedstawicieli handlowych, agentów i innych, dla których ważne są informacje, ale często muszą pracować na terenie klienta — pojawia się możliwość bezpośredniej pracy w bazie danych, bez użycia pośrednich programów do wymiany informacji.
Dla wszystkich, bez wyjątku, pracowników — menedżerów, księgowych, HR — możliwość pracy zdalnej z dowolnego miejsca na świecie, gdzie jest internet, w razie potrzeby nawet nie z własnego urządzenia — można połączyć się z dowolnym komputerem bez dodatkowych ustawień.
Zalety korzystania z usług chmurowych w automatyzacji księgowości
Oszczędność
Główne wydatki firm, które korzystają z zautomatyzowanych systemów księgowości, związane są nie tyle z kosztami zakupu licencji oprogramowania, ile z wydatkami na zakup, energię elektryczną, umiejscowienie i obsługę mocy serwerowych, zapewnienie ciągłej operacyjności, w tym wypłatę wynagrodzeń etatowym specjalistom.
Zazwyczaj dostawcy usług chmurowych oferują swoje usługi w formie wynajmu. To znaczy, za stałą opłatę miesięczną, użytkownik otrzymuje działający system księgowy z obsługą „pod klucz”. A to oznacza oszczędności na aktualizacjach, wsparciu i administracji.
Wsparcie
Wsparcie techniczne użytkowników 24/7. Rozwiązywanie bieżących zadań biznesowych można realizować wszędzie i o każdej porze.
Szybkość
Wysoka szybkość przetwarzania danych. Na to, czy Twój program księgowy „lata”, czy nie, wpływa nie tyle moc serwera, co szybkość Twojego połączenia internetowego.
Skalowalność
Dla małego biznesu umieszczenie systemu księgowości na zdalnych serwerach zazwyczaj zaczyna się od jednej bazy. W miarę rozwoju biznesu rosną potrzeby związane z rozszerzeniem infrastruktury chmurowej. Korzystając z chmury, można szybko zmienić zakres korzystania z mocy serwerowych. To oznacza, że można dodawać lub zmniejszać rozmiar pamięci, budować własne środowisko chmurowe, zmniejszać lub zwiększać liczbę użytkowników, którzy jednocześnie pracują w programie księgowym.
Bezpieczeństwo
Często to właśnie bezpieczeństwo danych informacyjnych jest warunkiem, który powstrzymuje właścicieli małych przedsiębiorstw przed migracją do chmury. Istnieje błędne przekonanie, że umieszczanie swojej bazy danych klientów na serwerze biurowym, komputerze, a nawet na pendrive'ie pracowników (są i takie przypadki) jest bezpieczniejsze niż hosting. Ale! Jeśli serwer znajduje się w biurze — atak rabunkowy, przerwy w dostawie prądu, błędy spowodowane czynnikiem ludzkim mogą prowadzić do utraty danych.
Centrum danych mocy serwerowych ma wielowarstwowy poziom ochrony przed wszelkimi formami wirusów komputerowych, a ograniczenie dostępu do bazy danych w razie potrzeby — to kwestia kilku minut.
Nie zapominajmy, że podpisanie umowy z dostawcą usług chmurowych daje również gwarancje bezpieczeństwa informacji. Dostawcy, którzy cenią swoją reputację i biznes, mają bardzo mało do zyskania na „podstawianiu” się.
Kopia zapasowa
Technologia duplikacji serwerów i przechowywania kopii zapasowych pozwala użytkownikowi nie martwić się o niezawodność informacji. Jakiekolwiek dane można dość szybko przywrócić.
Czytaj także: «Snapshoty: co to jest i po co są potrzebne?»
Administracja
Usługi administracyjne zazwyczaj oferują dostawcy usług chmurowych. To zespół specjalistów odpowiedzialnych za umiejscowienie, tworzenie kopii zapasowych, aktualizację, wsparcie operacyjności środowiska chmurowego.
Dostęp
Dostęp do programu księgowego odbywa się przez zdalny pulpit lub przez przeglądarkę internetową. Nie trzeba pobierać konfiguracji na komputer ani korzystać z mocy biurowych. Jedynym warunkiem szybkiej reakcji oprogramowania chmurowego jest szybkość połączenia internetowego. W wersji lokalnej dostęp do systemu jest możliwy przy pracy głównego komputera. Dostęp do chmurowej bazy roboczej w trybie online 24/7.
Szybki start
Jeśli mówimy o małym biznesie, który nie wymaga długiego wdrożenia projektowego, można zacząć pracować w usłudze chmurowej już po kilku godzinach od zamówienia i opłacenia usługi.
Elastyczność
Wygoda korzystania z technologii chmurowych polega na tym, że moce można skalować, zwiększając w razie potrzeby miejsce na serwerze, a można wręcz przeciwnie, zmniejszyć. Dostęp do bazy informacyjnej można ograniczyć w kilka minut, podczas gdy w przypadku lokalnych mocy jest to trudne do zrealizowania. Ponadto, prawa dostępu do niektórych danych pracownikom własnej firmy można również wyłączyć.
Stałe opłaty
Usługa chmurowa, w większości przypadków, to miesięczna opłata abonamentowa. W związku z tym ryzyko nieplanowanych wydatków dla firmy jest zmniejszone.
Profesjonalny sprzęt
W centrach danych wykorzystywane jest nowoczesne i potężne sprzętowe wyposażenie, które pozwala na przechowywanie i przetwarzanie dużych zbiorów informacji.
Wady usług chmurowych dla księgowości biznesowej
Niemożność pracy w trybie offline
Jest internet — jest dostęp do bazy roboczej, nie ma internetu — nie ma. Ale bądźmy realistami, aplikacje cyfrowe i oprogramowanie zależą od połączenia z siecią. Dlatego, czy można to nazwać wadą, to pytanie retoryczne…
Stałe wydatki
Korzystanie z usług chmurowych wiąże się z miesięczną opłatą za wynajem. Jeśli z określonych powodów nie zapłacisz za dostęp do narzędzia programowego w chmurze, zezwolenie na jego użycie zostaje wstrzymane. Ale zazwyczaj te procesy regulowane są umową dostawy między Tobą a dostawcą usług chmurowych.
Usługi chmurowe dla ukraińskiego biznesu
Firmy z Ukrainy, specjalizujące się w wdrażaniu systemów automatyzacji biznesu, oferują usługi chmurowe, które pod względem możliwości są zbliżone do technologii SaaS i IaaS — wynajem programów księgowych i hosting.
Pierwsza opcja zakłada korzystanie z licencjonowanych rozwiązań programowych dostosowanych do potrzeb firmy za stałą opłatę miesięczną. Obsługa, aktualizacja konfiguracji, wsparcie, administracja, tworzenie kopii zapasowych spoczywają na dostawcy takiej usługi.
Druga opcja, hosting, pozwala na umieszczanie już własnego systemu księgowości na serwerach dostawcy. W ten sposób wynajmowane jest nie narzędzie do automatyzacji biznesu, ale miejsce do jego umiejscowienia. Za wszystko, co dotyczy obsługi i administracji części serwerowej, odpowiada dostawca, oferujący usługę.
Doświadczenie wielu firm pokazuje swoją efektywność w korzystaniu z usług chmurowych do księgowości biznesu, co, naszym zdaniem, jest całkowicie logiczne. W końcu to możliwość odejścia od tradycyjnych, konserwatywnych metod prowadzenia biznesu, bycia bardziej elastycznym i mobilnym w warunkach wysokiej konkurencji.
Możesz samodzielnie wyciągnąć wnioski na temat sensowności chmurowego formatu prowadzenia księgowości dla biznesu, przekonując się na własnym doświadczeniu o jego zaletach.
Podobał Ci się artykuł? Powiedz o nim znajomym: 
