Czym jest menedżer zadań i do czego jest potrzebny
Nastała era pracy zdalnej, która przyniosła wiele nowości. Przed kierownictwem firm pojawił się problem: jak prawidłowo ustawić zadania wszystkim uczestnikom dużego zespołu i kontrolować pracę pracowników, którzy pracują z domu? I chociaż menedżery zadań pojawiły się na długo przed pandemią, to właśnie teraz stały się prawdziwym przełomem w planowaniu. Okazało się, że organizery są wygodne zarówno do pracy biurowej, jak i dla zespołów kreatywnych oraz do użytku osobistego.
Menedżer zadań — to serwis, który pozwala zorganizować pracę zespołu lub zorganizować własny czas pracy. Głównym narzędziem w każdym takim organizerze — jest tablica robocza z kartami zadań. Można w nich ustalać terminy, wykonawców, pisać komentarze, załączać materiały i wiele więcej.
Główną zaletą menedżerów zadań jest to, że wszystkie procesy są na wyciągnięcie ręki, zebrane w jednym miejscu. Takie planery pozwalają śledzić puls firmy, kontrolować wykonanie zadań, omawiać je w trybie czatu.
W sieci dostępnych jest wiele organizerów, każdy z własnymi zaletami i cechami. Przyjrzymy się pięciu najpopularniejszym i uznawanym przez użytkowników serwisom.
Trello
Trello — to chmurowy serwis do zarządzania procesami roboczymi. Można go uznać za jeden z pierwszych organizerów, o którym masowo dowiedziano się w krajach byłego ZSRR. Jeśli zajmowałeś się freelancingiem lub pracowałeś zdalnie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że korzystałeś właśnie z Trello.
W Trello istnieje pojęcie «Przestrzeń robocza». Można w niej pracować zespołowo, tworzyć tablice dla kilku projektów, korzystać z szablonów tablic. Prawda, że ostatnie są dostępne tylko w języku angielskim, więc bez znajomości języka nie będzie można z nich komfortowo korzystać.
Takich przestrzeni może być kilka, jeśli pracujesz z różnymi zespołami, a w każdej z nich — dowolna liczba tablic.
Są też różne poziomy publiczności tablic:
-
prywatna (tylko dla siebie);
-
otwarta dla wszystkich uczestników wybranej «Przestrzeni roboczej»;
-
dostępna dla wszystkich, którzy są w internecie.
Na tablicy tworzone są listy w formie kolumn, a w każdej z nich — karty zadań. W karcie ustala się nazwę i opis zadania, załącza materiały z Google Drive, Dropbox i jeszcze kilku innych magazynów. Dodatkowo wskazuje się wykonawcę, ustawia lokalizację na mapie, dostępne jest komentowanie karty. Wygodne jest to, że można ustawić termin, a jeśli zadanie jest opóźnione, na karcie będzie to zaznaczone. Jeśli oznaczysz pracę jako wykonaną, na niej pojawi się zielona etykieta. Karty, których termin zadania wkrótce wygasa, są oznaczane na żółto, a opóźnione — na czerwono. System również wysyła powiadomienia, aby wykonawcy nie zapominali o terminach.
Karty zadań można łatwo przenosić z jednej listy do drugiej. Umożliwia to nie tylko dzielenie zadań na kategorie, ale także pracę według metody «kanban». Na przykład, pracownik podejmuje się wykonania zadania «Wybrać odpowiedni hosting pod projekt» i przenosi kartę z zadaniem z listy «Do zrobienia» do listy «W trakcie». Gdy zadanie jest zakończone, karta trafia do listy «Praca wykonana», a w komentarzach zostaje umieszczony link do strony dostawcy oraz załączony paragon w formie pliku. Wygodne!
Karty mają jeszcze wiele przydatnych opcji, które pozwalają uczynić pracę zespołu maksymalnie przejrzystą i uporządkowaną. W Trello znajduje się również strona główna, na której w porządku chronologicznym publikowane są wszystkie działania na tablicy — przenoszenie kart, komentarze, zbliżające się terminy i tak dalej.
Osobnym plusem Trello, niecharakterystycznym dla organizerów w ogóle — jest personalizacja designu kart. Są różne okładki, kolorowe tła, zdjęcia w nagłówku.
Dla prostego uporządkowania pracy małego zespołu odpowiedni jest darmowy plan (z którego korzysta wielu). Tutaj wystarczy narzędzi, dla każdej przestrzeni roboczej dostępnych jest do 10 tablic, nieograniczona liczba kart i zmian w nich. Wszystkie płatne plany są obliczane na podstawie liczby pracowników. 5 dolarów w planie Standart oznacza, że za 30 pracowników będziesz płacić 150 dolarów miesięcznie. Rozszerzone pakiety przeznaczone są dla dużych firm i mają szerszy zestaw narzędzi.
W 2017 roku Trello zostało kupione przez australijskiego dewelopera oprogramowania Atlassian, z którym jeszcze się spotkamy w tym artykule.
W tej sekcji poświęciliśmy dużo uwagi opisowi tablic z kartami. Takie narzędzie jest dostępne na wszystkich platformach, a zasada działania z nim praktycznie się nie różni. Dlatego dalej nie będziemy już tak szczegółowo opisywać funkcjonalności tablic.
Jira
Jira — to również chmurowy serwis, jeden z najczęściej używanych organizerów w firmach zajmujących się tworzeniem i testowaniem oprogramowania.
Dlatego, jeśli uczysz się na programistę lub zdobywasz inną profesję IT — zapoznaj się z Jira. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że będziesz pracować właśnie z nim.
Czytaj także: Uczyć się programować samodzielnie czy iść na kursy programistów — co wybrać?
Tworząc nowy projekt w serwisie, kierownik od razu wybiera, według jakiej zasady będzie zorganizowany proces:
-
Kanban;
-
Strategia Scrum, w której praca dzielona jest na odcinki czasowe — sprinty (średnio 2-3 tygodnie);
-
Bug Tracking, stworzony specjalnie dla testerów.
W Jira karty są formułowane podobnie jak w Trello, ale nie poświęca się tak dużo uwagi terminom wykonania. Ta metryka jest przeniesiona do osobnego narzędzia o nazwie «Mapa drogowa». Tutaj terminy są wizualizowane w postaci diagramu Gantta — kolorowych odcinków, umieszczonych na pionowej osi czasu. Można je wydłużać, skracać i przenosić w kalendarzu zwykłym przeciąganiem.
W tym serwisie tablice są tworzone za pomocą tzw. «gadżetów». To pewne moduły, które wyświetlają statystyki w postaci diagramów — stan sprintu, czas do pierwszej odpowiedzi na zadanie, czas, który był potrzebny na wykonanie zadań i tak dalej.
Jira i Trello — są spokrewnione, ponieważ oba serwisy istnieją pod skrzydłami Atlassian. Aby nie utrzymywać dwóch identycznych narzędzi, firma stara się rozwijać je w różny sposób. Główna różnica polega na tym, że Jira została stworzona jako menedżer zadań dla programistów dużych firm, a Trello — do ogólnego użytku w małych projektach. To właśnie ten koncept pociąga za sobą wszystkie większe i mniejsze różnice między organizerami.
Ceny w Jira są wyższe, chociaż i tutaj jest darmowy plan, na którym można pracować w zespole do trzech osób (nazywają się agentami).
Pozostałe plany również są formułowane na podstawie liczby osób, które będą pracować z serwisem. Na przykład, jeśli wprowadzisz w polu 10 agentów, system sam zasugeruje plan i obliczy, że miesięcznie trzeba będzie płacić 200 dolarów. Im wyższy plan — tym, odpowiednio, ma więcej możliwości.
Jira ma szczególną cechę — każdemu klientowi przypisywana jest domena z rozszerzeniem atlassian.net, a w systemie takie konto jest uważane za stronę. We wszystkich planach dostępna jest tylko jedna strona, a tylko w najbardziej zaawansowanym pakiecie Enterprise liczba stron jest nieograniczona.
Basecamp
Basecamp — dzieło amerykańskich deweloperów, istniejące od 2004 roku. Produkt jest pozycjonowany jako menedżer zadań dla firmy z małym zespołem i oferuje ciepłą, kameralną atmosferę komunikacji.
Nawet sama jego nazwa, która tłumaczy się jako «Oboz podstawowy», myślowo odsyła użytkownika do ogniska, wokół którego zebrali się koledzy, aby omówić swoje osiągnięcia przy filiżance herbaty.
Jednym z na razie istotnych minusów — jest brak wersji rosyjskiej. Miejmy nadzieję, że deweloperzy wkrótce będą mogli rozwiązać ten problem.
W klienckim koncie do głównych narzędzi można przejść przez górny panel:
-
Home — strona główna firmy ze wszystkimi projektami.
-
Lineup — nowe narzędzie, w którym proces jest wizualizowany w postaci diagramu Gantta.
-
Pings — obszar do czatów.
-
Hey! — skrzynka z przychodzącymi pytaniami.
-
Activity — wszystkie działania w projektach (dodawanie zadań, komentarze, załączanie plików i inne).
-
My Stuff — coś w rodzaju «osobistej szafki», w której odzwierciedlane są wszystkie działania dotyczące tylko Ciebie.
-
Find — wyszukiwanie według słów kluczowych we wszystkich sekcjach projektu.
Serwis w «gołym» wydaniu jest bardzo lakoniczny, ale integruje się z wieloma widgetami, wtyczkami, serwisami. Na oficjalnej stronie jest wiele płatnych i darmowych aplikacji.
Z ciekawych rzeczy: do kart można załączać pliki z najróżniejszych chmurowych magazynów i edytorów — Adobe Creative Cloud, Dropbox, Figma, Google Drive i jeszcze wielu innych serwisów.
Basecamp ma dwa plany — płatny i darmowy.
Darmowy plan nadaje się, jeśli używasz Basecamp jako osobistego menedżera zadań lub dla małego zespołu — na przykład rodziny lub startupu z kilku osób.
Płatny — to jeden pakiet dla biznesu, który nie zależy od liczby osób w firmie. Serwis ma dość długi okres próbny — dwa miesiące. Jest wybór: wziąć roczny abonament lub płacić raz w miesiącu. Ceny mogą wydawać się wysokie, ale są opłacalne dla dużych zespołów. Na przykład, Jira dla firmy 10-osobowej będzie kosztować te same 100 dolarów miesięcznie.
Todoist
Serwis Todoist — wygodny menedżer zadań dla zespołu, ale dzięki prostocie często używany do osobistego planowania. Dostarczany w języku angielskim, w ustawieniach dostępny jest rosyjski.
W planerze jest wiele interesujących i wygodnych narzędzi:
-
Powtarzające się zadania — jeśli trzeba wykonywać jakieś codzienne czynności, na przykład sprawdzić pocztę.
-
Priorytety w postaci flag: Priorytet 1 (czerwony) — najważniejszy, następnie pomarańczowy, niebieski i bez koloru.
-
Każde nowe zadanie umieszczone na tablicy przychodzi w postaci powiadomienia na e-mail do wszystkich członków grupy.
-
Komentowanie zadań nie tylko za pomocą tekstu — istnieje możliwość załączania plików, pozostawiania wiadomości głosowych.
Interesującą cechą — jest rozwijanie karmy. Ustawiasz zadania, wykonujesz je na czas i zwiększasz swoją karmę. Każdego dnia za wykonanie zadań użytkownik otrzymuje punkty, zdobywając określoną liczbę punktów — przechodzi na nowy poziom. Jeśli jest wiele opóźnionych terminów, karma spada. Proces rozwoju jest pokazany w postaci wykresu.
Przypomnienia — niestety, dostępne tylko w płatnych planach. Ale to nie przeszkadza serwisowi uprzejmie wysyłać rano e-mail z informacją o liczbie zaplanowanych na dziś spraw, poziomie karmy i przydatną radą.
Zwróć uwagę, że w planie Pro oferowana jest ogólna opłata 3 dolary miesięcznie, a w pakiecie «Biznes» — już po 5 dolarów za każdego członka zespołu.
Plany są dość demokratyczne, darmowy pakiet z pewnością wystarczy, jeśli używasz menedżera zadań dla rodziny, celów osobistych lub małego biznesu — na przykład dla FOP.
Przy okazji, niedawno pisaliśmy o serwisach dla FOP, które pomogą taniej i szybciej sformalizować wszystkie operacje rozliczeniowe w urzędzie skarbowym. Czytaj o tym w artykule «RRO: co to jest i komu jest potrzebne, przegląd serwisów programowego RRO».
Asana
Asana — chmurowy serwis, istniejący od 2008 roku, opracowany przez współzałożycieli Facebooka. Częściowo spolszczony, ale niektóre przyciski nadal wyświetlane są w języku angielskim.
Tworząc konto w serwisie, użytkownik wskazuje główny cel, dla którego potrzebuje narzędzia:
-
Zarządzanie projektami i procesami zespołowymi;
-
Zarządzanie zadaniami osobistymi;
-
Śledzenie obciążenia zespołu, który pracuje jednocześnie nad kilkoma projektami.
Bardzo wygodnie zorganizowane są narzędzia w górnym menu serwisu:
-
Przegląd — to coś w rodzaju sali konferencyjnej, w której kierownik projektu zapoznaje wszystkich z głównym zadaniem, przydziela role, określa kamienie milowe.
-
Lista — wszystkie zadania wyświetlane są w formie listy.
-
Tablica — to już znany nam kanban z kartami zadań.
-
Chronologia — te same zadania, ale już pokazane w postaci diagramu Gantta (umieszczone pionowo na osi chronologicznej).
-
Kalendarz — podobny do kalendarza Google, w którym wszystkie zadania są rozłożone na dni.
-
Panel monitorowania — pokazuje w postaci diagramów, ile zadań jest w trakcie realizacji, ile wykonano, ile jest opóźnionych. Wygodne do wizualizacji pracy zespołu.
-
Wiadomości — pozwala tworzyć czaty dla różnych grup uczestników, oznaczać w wiadomościach karty i poszczególne osoby.
-
Pliki — wyświetla wszystkie materiały załączone do jakichkolwiek projektów i kart.
To tylko część narzędzi, wiele przydatnych funkcji znajduje się w bocznym panelu.
Dla kart istnieje możliwość ustalania priorytetów i stanów wykonania. Są one w języku angielskim, ale całkiem zrozumiałe.
W Asanie dostępny jest darmowy plan z ograniczoną funkcjonalnością. Jeśli chcesz korzystać ze wszystkich «przyjemności» serwisu, trzeba będzie wybrać płatny pakiet. Tutaj również ceny zależą od liczby pracowników w zespole, jak w innych serwisach. Na przykład, cena 10.99 dolarów miesięcznie w planie Premium jest podana za jedno «miejsce», czyli za jedną osobę.
W sieci działa dziesiątki dobrych serwisów do planowania pracy zespołu i osobistego zarządzania czasem. Ktoś może się spierać z naszym TOP-5 i powiedzieć, że zna inne organizery, nie gorsze od tych. Rzeczywiście — ile ludzi, tyle opinii.
Specjalnie dobraliśmy do przeglądu różne planery, każdy z własnym smaczkiem. Określając główny cel korzystania z serwisu, będziesz mógł wybrać najlepszy menedżer zadań, który będzie odpowiedni właśnie dla Twoich zadań.
Podobał Ci się artykuł? Powiedz o nim znajomym: 
