Dziś, na szczęście, żyjemy w demokratycznych czasach, kiedy można wybierać, dla kogo pracować. Dlatego ekologiczna komunikacja pracodawcy z wykonawcami jest ważnym elementem współpracy. Prawidłowo zbudowana interakcja pomoże nie tylko osiągnąć jakościowy wynik, ale także stworzyć długotrwałe partnerstwo, w którym wszystkie strony będą czuły się komfortowo. I odwrotnie — błędy komunikacyjne, chaos w procesach i brak umiejętności ekologicznego wyrażania uwag doprowadzą do tego, że wykonawcy będą uciekać od takiego zamawiającego w poszukiwaniu lepszego życia.
Dziś porozmawiamy o ekologicznej komunikacji z wykonawcami, która pomoże ustabilizować procesy i stworzyć spokojną atmosferę pracy.
Ten artykuł przyda się nie tylko zamawiającym pracującym z freelancerami (copywriterami, projektantami, programistami), ale także menedżerom różnych szczebli, którzy zlecają zadania i przyjmują pracę od podwładnych.
Podstawowe błędy zamawiających przy pracy z wykonawcami
W tej rozdziale omówimy najczęściej popełniane błędy zamawiających, które utrudniają komunikację z wykonawcami. Od razu warto zaznaczyć, że proces interakcji w takim tandemie sam w sobie nie jest prosty, a prawidłowej komunikacji trzeba się uczyć. Takie błędy często popełniają początkujący zamawiający lub menedżerowie niższych szczebli, którzy dopiero zaczynają zdobywać umiejętności zarządzania ludźmi.
Brak umiejętności prawidłowego sporządzenia TZ lub ekologicznego wyrażenia uwag nie jest jakąś straszną i nieodwracalną cechą charakteru — to takie same umiejętności, jak pisanie kodu czy tworzenie designu. Takie błędy należy jedynie zidentyfikować i prawidłowo przepracować — a od razu zobaczysz, jak poprawi się komunikacja i wynik pracy.
Niejasne TZ jako gwarancja przyszłych męczarni
Odpowiedzialność za wynik spoczywa nie tylko na tym, kto wykonywał zadanie, ale także na tym, kto je zlecał. Prawidłowo sformułowane TZ uwolni zarówno zamawiającego, jak i wykonawcę od wielu cierpień.
Oto kilka wskazówek, które pomogą sporządzić optymalne TZ, a następnie przyjąć na jego podstawie pracę:
-
W zadaniu należy umieć określić mierzalne wskaźniki — ile, czego, kiedy. Im więcej konkretów w zatwierdzonym TZ, tym mniejsze szanse, że wykonawca od niego odstąpi i wyruszy w burzliwe morza fantazji.
-
TZ powinno być nie długie i nie krótkie, a optymalne — aby dać wykonawcy wystarczająco informacji do zrozumienia zadania, ale i nie wprowadzić jeszcze większego zamieszania. Praktyka pokazuje, że zbyt długie i skomplikowane TZ są czytane rozproszonym umysłem lub nie są czytane do końca. Przyjmij to zjawisko jak deszcz lub zimę, nic z tym nie zrobisz.
-
Interesuj się u wykonawcy, czy ma pytania dotyczące TZ, zachęcaj do dokonywania wyjaśnień lub konsultacji z tobą, jeśli coś jest niejasne.
-
Wszystkie punkty, które nie są zapisane w TZ, wykonawca ma prawo wykonać według własnego uznania lub w ogóle ich nie wykonać. Wszystko, czego nie ma w TZ — to pole do domysłów. Dlatego zapisuj ważne punkty i bądź gotowy na to, że w zakresie drobnych szczegółów wykonawca może mieć nieco inną wizję niż ty. To normalne.
-
Referencje (przykłady) — to gwarancja, że wykonawca lepiej zrozumie zadanie. Pokaż mu kilka artykułów/stron/obrazów, które ci się podobają. Można również pokazać anty-przykłady — tak nie róbcie. Prawda jest taka, że lepiej raz zobaczyć, niż sto razy usłyszeć.
-
W przypadku niespodziewanego wyniku pracy należy dobrze rozróżnić, czy to błąd wykonawcy, czy za to odpowiada sam zamawiający — nie wskazał na ważny szczegół, nie określił warunku, którego brak w TZ znacząco wpływa na jego zrozumienie. Jeśli przyczyna błędu leży w TZ, wykonawca ma prawo nie poprawiać pracy lub zażądać dodatkowej zapłaty. Jeśli jednak pomylił się sam wykonawca, zamawiający ma prawo żądać poprawienia błędów w ramach opłaconego zamówienia.
Przeczytaj także: Umowa na stworzenie strony internetowej – jak zabezpieczyć się podczas tworzenia
Co zrobić, jeśli brakuje Ci kompetencji
Brak kompetencji — to normalne, dlatego właśnie zwracają się do profesjonalistów. Na przykład, stolarz potrzebuje zamówić stronę internetową, aby przyciągnąć większą liczbę klientów. Oczywiście, nie zna szczegółów ich tworzenia — jak wybrać typ strony i jaka CMS jest potrzebna, co to jest hosting internetowy i jak zarejestrować domenę, ile i czego potrzebuje do dalszej obsługi strony.
Freelancerzy są już przyzwyczajeni do takich sytuacji i potrafią prawidłowo doradzić, nawiązać współpracę i zrobić wszystko, aby klient był zadowolony, nawet jeśli na początku sam nie wiedział, czego potrzebuje.
Ale zamawiający również może uprościć tę interakcję, wkładając trochę wysiłku z swojej strony:
-
Odpowiedzialnie podejdź do wyboru freelancera i zaufaj mu. Przeczytaj opinie, zapytaj znajomych, zobacz portfolio, poświęć wystarczająco dużo czasu, aby znaleźć osobę lub agencję, której możesz zaufać w pracy. Najgorsze dla obu stron jest, gdy zamawiający nie rozumie procesów, ale próbuje je kontrolować. Dobry wykonawca zazwyczaj ma bogate portfolio, pozytywne opinie, pokazuje swoje osiągnięcia w mediach społecznościowych, jest dumny ze swojej pracy i nie wycenia jej zbyt nisko. Po tym, jak znajdziesz profesjonalistę, musisz puścić kontrolę i zaufać jego radom.
-
Czasami warto zrozumieć proces pracy, który planujesz zamówić. Po pierwsze, uchroni to przed oszustami i partaczami, a po drugie — zabezpieczy przed sytuacjami, w których od wykonawcy wymaga się czegoś dziwnego lub nierealistycznego. W tym celu istnieje Google, YouTube, znajomi, którzy już to robili. Chociażby po prostu coś przeczytać przed rozpoczęciem pracy — to pomoże uniknąć zbędnych nieporozumień. Na przykład, można zbadać, jakie są rodzaje stron i wybrać ten typ, który najlepiej odpowiada Twoim celom. Czasami, zanim zdecydują się na zamówienie, płacą za konsultacje z ekspertami, którzy pomogą zrozumieć, co tak naprawdę jest potrzebne. A im większa skala projektu, tym więcej czasu może zająć przygotowanie teoretyczne.
W tej kwestii od razu przypomina mi się wideo o siedmiu czerwonych liniach w zielonym i przezroczystym kolorze. Pewnie już je widziałeś, bo to klasyka, ale zobaczmy to jeszcze raz.
Obrazowość i metaforyczność zamiast konkretów
Od tego designu bije samotność… Zrób to… no tak, jakby w jego życiu wszystko się ułożyło i wszyscy go kochają.
No i co tu jest niejasne?
Często zdarza się, że zamawiający nie do końca rozumie, co chce zmienić i co konkretnie mu się nie podoba. Albo rozumie, ale nie potrafi tego wyrazić. Świadomość, co dokładnie jest «nie tak» i umiejętność wyjaśnienia tego — to również osobna umiejętność, którą należy rozwijać.
To «nie tak» zawsze ukrywa się w szczegółach, i należy określić, które dokładnie detale, kolory, rozmieszczenie elementów i inne komponenty wywołują takie wrażenie. Oczywiście, jeśli zamawiający i wykonawca znaleźli wspólny język na etapie TZ, to i w poprawkach będzie mniej takich momentów, ale one i tak się zdarzają.
I jeśli trzeba wskazać na błędy, to lepiej robić to nie abstrakcyjnie, ale w konkretnych mierzalnych pojęciach. Oto jak można przeformułować swoje wrażenia:
-
Ta strona wygląda jak z lat 90-tych — dużo elementów i małych obrazków, mało przestrzeni, przestarzała czcionka.
-
Jakoś wszystko tutaj jest surowe — dużo ciemnych kolorów, prostych linii, ostrych kątów.
-
Jakiś dziecięcy design wyszedł — dużo różnych jaskrawych kolorów, dziecięcych elementów w postaci motyli lub kwiatków, skomplikowana czcionka z zawijasami.
Przeczytaj także: Top-10 ukraińskich kanałów YouTube o IT
Wiadomości głosowe i rozmowy telefoniczne
Wygląda na to, że freelancerzy, którzy teraz czytają tę sekcję, modlą się, aby przeczytali ją również zamawiający. Poprawki w głosowych — to jeden z największych bólów, z którymi muszą się zmagać wykonawcy. W większości przypadków rozmowy telefoniczne i wiadomości głosowe są niekomfortowe do pracy.
Jest kilka powodów, dla których taki format lepiej unikać:
-
Na słuch informacje są gorzej odbierane, dlatego zwiększa się prawdopodobieństwo, że zostaniesz źle zrozumiany.
-
Kiedy ktoś pisze wiadomość lub e-mail, potem ją przegląda i widzi, jeśli coś jest napisane niejednoznacznie, niekonkretnie, niejasno. To pozwala poprawić tekst i wysłać bardziej zrozumiałe wskazówki. W przypadku mowy ustnej człowiek nie zawsze zdaje sobie sprawę, że jego słowa można interpretować zupełnie inaczej, niż miał na myśli.
-
Jeśli mowa o rozmowach telefonicznych, to później trudno śledzić, o czym była umowa i kto co komu obiecał.
-
Kiedy ktoś otrzymuje wiadomość głosową, nie zawsze może ją spokojnie wysłuchać, co może opóźniać odpowiedź. Wiadomość można przeczytać w metrze lub w hałaśliwym pomieszczeniu. I nawet jeśli masz bardzo mało czasu, można rzucić okiem na wiadomość i zrozumieć, jak pilna jest odpowiedź, czy sprawa może poczekać.
Krótko mówiąc, komunikacja głosowa rodzi jeszcze więcej powodów do nieporozumień i komplikacji, których i tak jest wystarczająco dużo w każdej komunikacji między ludźmi.
Komunikować się głosowo przy wykonywaniu zamówienia można tylko w przypadku, gdy wykonawca się na to zgodził i uważa taki format za komfortowy.
W kwestii formatu interakcji ważne jest również, jak będzie oddawana praca i jak będzie przebiegał proces jej przyjmowania. To należy omówić z wyprzedzeniem. Jak wykonawca będzie wysyłał pliki, gdzie i jak będą omawiane poprawki, co będzie uważane za oddaną pracę. Niektórzy wolą pracować na dysku Google, inni — przez e-mail, a jeszcze inni — w Telegramie.
Dramatyzm, emocje i toksyczne komentarze
Jasne jest, że uprzejmość i szacunek są ważne dla współpracy. Ale wciąż zdarzają się zamawiający, dla których proces wprowadzania poprawek zamienia się w strumień emocji.
W rzeczywistości nie wszyscy potrafią robić uwagi i wskazywać na niedociągnięcia w pracy — ta umiejętność również wymaga rozwoju. Moment, w którym trzeba wskazać na błędy, może być emocjonalnie niewygodny dla samego zamawiającego, co czasami prowadzi do nadmiernego zdenerwowania i emocjonalnych komentarzy. Częściowo wynika to z naszej kultury komunikacji, w której większość ludzi nie potrafi powiedzieć «nie» i wyrażać negacji w asertywnej formie. Problem może tkwić również w toksycznej krytyce, którą otrzymywaliśmy w dzieciństwie od starszych (krewnych lub nauczycieli), oraz w tym, że wcześniej nikt nie uczył nas ekologicznie bronić granic.
Jeśli proces wyrażania uwag sprawia trudności i wywołuje nerwowość — to jest problem z płaszczyzny psychologii. W takim przypadku warto przeczytać odpowiednią literaturę lub skonsultować się z psychologiem. Należy również zrozumieć, jakie wyzwalacze uruchamiają się, gdy zachodzi potrzeba pozostawienia negatywnego komentarza lub nawet odmowy przyjęcia pracy z powodu jej niskiej jakości.
Ważne jest, aby wiedzieć, że odmowa, uwagi i negacje mogą i powinny być wyrażane z szacunkiem, uprzejmie, przyjaźnie i bez zbędnych emocji.
Podsumowując powyższe. Co jest najważniejsze w komunikacji i najbardziej wpływa na interakcję zamawiającego i wykonawcy (menedżera i podwładnego):
-
Adekwatne wymagania, proporcjonalne do kompetencji wykonawcy.
-
Wyraźnie zapisane TZ, które tworzy jak najmniej nieporozumień w procesie pracy.
-
Prawidłowo zbudowany i komfortowy dla obu stron format komunikacji, oddawania i przyjmowania pracy.
-
Szacunek i uprzejmość jako gwarancja komfortowej współpracy dla obu stron.
-
Zaufanie do doświadczenia wykonawcy.
-
Wzajemna odpowiedzialność za proces pracy, ponieważ stawianie zadań wpływa na niego nie mniej niż ich wykonanie.
Przeczytaj także: Jak nauczyć się delegować i przestać wszystko robić samemu
Zestawienie przydatnych materiałów dla menedżerów i zamawiających
Jak już mówiliśmy, komunikacja z podwładnymi i wykonawcami — to osobna umiejętność, wymagająca rozwoju, a w szczególności bazy teoretycznej. Aby poprawić tę umiejętność, można oglądać wykłady wideo, zapisać się na kursy lub czytać książki. Oto niektóre przydatne materiały, które pomogą poprawić umiejętności zarządzania ludźmi.
Kursy z zarządzania ludźmi
W sieci jest wiele kursów, które pomogą poprawić umiejętności komunikacji z ludźmi, zarządzania personelem i projektami. Niektóre są płatne, ale są też darmowe — przydadzą się początkującym przedsiębiorcom i przedstawicielom małego biznesu. Oto kilka kursów, aktualnych w momencie pisania artykułu — większość z nich jest darmowa.
-
Kurs «Zarządzanie ludźmi i projektami» od «Edukacyjnego Huba Kijowa» (darmowy). Po przejściu 6 modułów dowiesz się o podstawowych umiejętnościach zarządzania. Kurs jest przeznaczony dla początkujących menedżerów.
-
Edukacyjny serial od «Dія. Освіта» — «Komunikacja kryzysowa w zarządzaniu personelem». Pięć krótkich wideo opowie o zarządzaniu ludźmi w kryzysie: jak rozwiązywać konflikty, omawiać problemy i dawać pracownikom poczucie wsparcia.
-
Kurs «Zarządzanie projektami» od «Otwartego Uniwersytetu Majdanu» (darmowy). To 16 wykładów od profesora biznesu Kijowskiej Szkoły Ekonomicznej Siergieja Gwozdewa. Kurs bardziej poświęcony jest projektom, ale zawiera też wykłady dotyczące zarządzania personelem.
-
«Punkt troski: kurs online o psychologicznej pomocy zespołom i biznesom» od ukraińskiej studia edukacji online EdEra (darmowy). Trzy moduły poświęcone są psychologicznym aspektom komunikacji w zespole, w szczególności pracy ze stresem w czasie wojny.
-
«Podstawy zarządzania zespołami i projektami w IT. Przygotowawczy» od platformy edukacyjnej Prometheus (darmowy). W 15 wykładach zebrano przydatne porady dotyczące pracy z zespołem — motywacja, odporność na stres, inteligencja emocjonalna, komunikacja w konfliktach i wiele innych.
-
«Komunikacja wewnętrzna» — kurs, na którym nauczą budować przejrzystą komunikację wewnętrzną w firmie i tworzyć własną historię. Organizator: online-instytut wolnego kształcenia Projector. Najbardziej przydatny dla tych menedżerów, którzy pracują nie z rozproszonymi wykonawcami, ale budują stały zespół. Rozpoczyna się jesienią 2024 roku.
-
Platforma «Szkoła komunikacji» — tutaj znajdziesz wiele różnych kursów i webinarów poświęconych komunikacji menedżera z podwładnymi.
Książki do rozwijania umiejętności pracy z ludźmi
-
Gary Chapman i Paul White, «Pięć języków wdzięczności w relacjach zawodowych»
-
Jason Fried, David Heinemeier Hansson, «Rework. Ta książka zmieni Twoje spojrzenie na biznes»
-
Annie McKee, Richard Boyatzis, Daniel Goleman «Inteligencja emocjonalna lidera»
-
Patrick Lencioni, «5 dysfunkcji pracy zespołowej»
-
Peter Drucker, «Skuteczny menedżer»
-
Ray Dalio, «Zasady sukcesu»
-
Stanley McChrystal, Tantum Collins, David Silverman, Chris Fussell, «Zespół zespołów. Nowe zasady współpracy w skomplikowanym świecie»
-
Stephen Covey, «7 nawyków skutecznych ludzi»
-
Frans de Waal, «Moralność bez religii. W poszukiwaniu człowieka u małp»
-
Jürgen Appelo, «Zarządzanie 3.0»
Oto niektóre kursy i książki, ale rozumiemy, że w rzeczywistości informacji pomocnych tym, którzy na co dzień pracują z ludźmi, jest znacznie więcej. Możesz samodzielnie znaleźć wiele materiałów — kanałów YouTube, artykułów w internecie, książek i webinarów, które pomogą poprawić umiejętności komunikacji i zarządzania.
Bycie zamawiającym — to zawód, którego trzeba się uczyć i zdobywać doświadczenie, aby w przyszłości komunikacja z wykonawcami była wzajemnie przyjemna i efektywna.
Podobał Ci się artykuł? Powiedz o nim znajomym: 
