Wie man lernen kann, zu delegieren und aufzuhören, alles selbst zu machen

Der Unternehmensleiter, der Manager auf jeder Ebene und jeder von uns steht vor der Situation, dass die Zeit katastrophal fehlt. Alle Prozesse beginnen zu leiden, die Effektivität der Arbeit sinkt drastisch, es entsteht Chaos. Je länger es dauert, desto schwieriger wird es, alles wieder in Ordnung zu bringen und die Effizienz zu steigern. Gleichzeitig bedeutet die Anwesenheit von Untergebenen nicht, dass sie die gestellten Aufgaben maximal qualitativ und schnell erfüllen werden. Dasselbe Personal unter der Leitung verschiedener Personen kann entweder untätig sein oder inspiriert arbeiten.

Ohne die Fähigkeit, Befugnisse richtig zu delegieren, kann eine Abteilung oder ein Unternehmen im Schlepptau der Konkurrenz bleiben, selbst wenn Sie ein Team aus den besten Spezialisten zusammengestellt haben. Aber diese Fähigkeit kann entwickelt werden.

Wir haben beschlossen, genauer zu klären, was Delegierung ist und wie man den maximalen Nutzen daraus ziehen kann.

Lesen Sie im Artikel:

• Was ist Delegierung und wie unterscheidet sie sich von einem Auftrag

• Warum können nicht alle Führungskräfte richtig delegieren

• Delegierung im Management: was erlaubt ist und was nicht

• Delegierung von Befugnissen und Verantwortung

• Perfektionismus und Delegierung, oder «niemand macht es besser als ich»

Was ist Delegierung und wie unterscheidet sie sich von einem Auftrag

Delegierung — das ist die Übertragung eines Teils der Arbeit an eine andere Person, die zur Erreichung bestimmter Ziele erforderlich ist.

Wenn Sie beispielsweise die IT-Infrastruktur für Ihr Unternehmen organisieren müssen, können Sie selbst einen Server mieten, ihn einrichten, die notwendige Software installieren und die Administration übernehmen. Dies ist rentabel, wenn Sie ein kleines Budget haben oder Erfahrung und Zeit dafür besitzen. Aber wenn alles schnell und professionell gemacht werden muss, können Sie diese Aufgabe an einen Freelancer delegieren oder einen Mitarbeiter auf Dauer einstellen. So kaufen Sie mit Geld Zeit und Ressourcen, die Sie für andere Dinge verwenden können.

Delegierung kommt nicht nur im Geschäftsleben vor, sondern auch im alltäglichen Leben. Wir delegieren, wenn wir eine Reinigungskraft oder einen Koch, eine Nanny oder einen Gärtner einstellen.

Wie wir sehen, ist dies ein ziemlich breiter Begriff, aber heute werden wir mehr über die Delegierung innerhalb des Unternehmens sprechen und herausfinden, was die Übertragung von Befugnissen vom Vorgesetzten an den Untergebenen bedeutet, denn gerade dieser Aspekt bereitet Managern unterschiedlicher Ebenen die größten Schwierigkeiten.

Die Delegierung von Pflichten bedeutet, dass der Mitarbeiter die Verantwortung für einen bestimmten Arbeitsbereich mit einer Reihe von Aufgaben, Rechten, Pflichten und Ressourcen erhält. Lassen Sie uns diesen Satz genauer betrachten:

1. Neben den Befugnissen erhält der Mitarbeiter eine gewisse Freiheit und das Recht, Entscheidungen auf lokaler Ebene zu treffen.

2. Delegierung bedeutet, dass der Untergebene teilweise selbst seine Arbeit kontrolliert — er erstellt Pläne, überwacht die Erfüllung der Aufgaben von Auftragnehmern, mit denen er arbeitet, kann ein Budget zur Genehmigung durch die Geschäftsleitung erstellen und seine Bedürfnisse äußern.

3. Die Qualitätskontrolle des Endergebnisses bleibt dennoch beim Vorgesetzten — er muss die Arbeit in den Zwischenphasen überwachen, die Planung im Auge behalten, helfen, Fragen stellen und die Effektivität der Ergebnisse verfolgen.

Es ist wichtig, auf den Unterschied zwischen der Delegierung von Befugnissen und Aufträgen hinzuweisen.

Zum Beispiel hat der Manager entschieden, dass ab heute eines der Teammitglieder anstelle von ihm die Kollegen koordinieren wird, die ein Treffen im Konferenzraum planen. Zu seinen neuen Pflichten gehört das Empfangen und Festhalten von Anfragen, das Erstellen von Zeitplänen für Treffen, das Versenden von Erinnerungen an den Zeitpunkt des geplanten Treffens. Dazu kann auch die Kontrolle des Zustands des Raumes gehören — das Besorgen von Wasser, die Organisation der Reinigung usw. Das ist Delegierung.

Die Person, der der Auftrag erteilt wurde, hat tatsächlich keine wesentliche Handlungsfreiheit bei der Entscheidungsfindung, sondern nur eine klare Anleitung. Wenn der Vorgesetzte beispielsweise darum bittet, die Partner anzurufen und einen Termin für morgen zu vereinbaren — das ist bereits ein Auftrag.

Daher kann man zusammenfassen, dass sich Delegierung von einem Auftrag nicht nur durch das Maß an Verantwortung, sondern auch durch das Ausmaß der gestellten Aufgaben und deren Langfristigkeit unterscheidet.

Jetzt, wo wir die beiden Prozesse geklärt haben, denken Sie daran — delegieren Sie wirklich, oder ähnelt es mehr einer Reihe von Aufträgen? Im zweiten Fall werden Sie viel Zeit mit der Festlegung kleiner Aufgaben und der Kontrolle ihrer Erfüllung verbringen.

Warum können nicht alle Führungskräfte richtig delegieren

Ein Team zu führen kann auf sehr unterschiedliche Weise geschehen. Der eine zieht alles an sich, bei einem anderen herrscht Chaos in den Prozessen und die Deadlines brennen, der dritte führt totale Kontrolle ein. Und nur ein kompetenter Manager weiß, wie man den Prozess so organisiert, dass alle ihre Aufgaben fristgerecht erfüllen, ohne dass er die Aufgaben der Mitarbeiter selbst erledigen muss.

Gründe, die Menschen daran hindern, kompetent zu delegieren:

1. Unfähigkeit, die Aufgabe richtig zu formulieren. Wenn Sie jemals versucht haben, einer Person zu erklären, was Sie wollen, wissen Sie, wie schwierig es ist, mit den Ausführenden zu kommunizieren. Das ist eine eigene Wissenschaft, die Talent erfordert, die Aufgabe klar, ohne Missverständnisse, maximal detailliert, aber dabei mit einer bestimmten Handlungsfreiheit zu formulieren.

2. Genug Erfahrung in der Arbeit, aber keine Managementfähigkeiten. Oft passiert es, dass ein guter Mitarbeiter, der die Prozesse versteht, die Position des Managers erhält. Aber das bedeutet nicht, dass er in der Lage ist, sein Wissen und seine Erfahrung anderen zu vermitteln und sie richtig zu koordinieren. Dafür muss man zusätzlich lernen, daher ist die Weiterbildung des Managers durch Kurse und entsprechende Literatur unerlässlich.

3. Angst, auf Fehler hinzuweisen und ein qualitativ hochwertiges Ergebnis zu verlangen. Natürlich wird es dem Mitarbeiter unangenehm sein, wenn die Ergebnisse seiner Bemühungen auf Fehler hin überprüft werden und verlangt wird, etwas zu ändern. Es scheint besser zu sein, die Arbeit so hinzunehmen, wie sie ist, und dann selbst nachzubessern, als die Person zu verletzen. Aber so kann man sich in Nachbesserungen verstricken, und die Mitarbeiter gewöhnen sich daran, dass ein solches Niveau der Aufgabenerfüllung akzeptabel ist — und werden sich nicht anstrengen.

4. Perfektionismus, der Wunsch, unersetzlich zu sein oder im Mittelpunkt zu stehen, und andere psychologische Effekte, die den Menschen dazu bringen, die Prozesse an sich zu binden.

5. Unorganisiertheit. Qualitativ gut gestaltete Prozesse sind immer das Ergebnis einer sorgfältigen Organisation vieler Mitarbeiter. Nicht jeder kann sogar sich selbst organisieren, und ein ganzes Team von Menschen mit unterschiedlichen Charakteren und Fähigkeiten zu führen, ist eine eigene Wissenschaft.

Jedes dieser Probleme muss einzeln angegangen werden, aber das Wichtigste, was man verstehen muss, ist — Delegierung und Management sind kein Talent, mit dem man geboren wird, sondern eine Fähigkeit, die entwickelt werden muss. Ein guter Vorgesetzter sollte ständig lernen und sich weiterentwickeln.

Delegierung im Management: was erlaubt ist und was nicht

Die Delegierung von Pflichten ist untrennbar mit der Übertragung zusätzlicher Rechte an den Mitarbeiter verbunden — jetzt kann er Fragen oder Aufgaben an andere Kollegen stellen, zusätzliche Ressourcen des Unternehmens nutzen.

Um unerwünschte Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie die anderen Kollegen darüber informieren, welche neuen Funktionen die betreffende Person übernehmen wird, damit sie ungehindert die notwendigen Daten sammeln, Informationen erhalten, Prozesse koordinieren und dabei nicht auf Widerstand des Teams stoßen kann.

Es sollte auch bedacht werden, dass Pflichten nur an direkte Untergebene delegiert werden können. Die Beibehaltung der Hierarchie hilft, eine gesunde Arbeitsatmosphäre im Unternehmen aufrechtzuerhalten und Situationen zu vermeiden, in denen die Manager in den Augen der Untergebenen an Wert verlieren.

Vermeiden Sie es, Aufgaben zu delegieren, deren Erfüllung die Rechte des Mitarbeiters verletzt, seine Stellenbeschreibung nicht erfüllt oder nicht seiner Kompetenz entspricht. Berücksichtigen Sie die Fristen für die Erledigung der Arbeiten, lassen Sie einen «Spielraum» für Ihr eigenes Wohlbefinden. Formulieren Sie die Aufgabe klar und stellen Sie sicher, dass Sie richtig verstanden wurden.

Berücksichtigen Sie auch den Punkt, dass Sie Aufgaben delegieren sollten, bevor Sie im Chaos der Dinge verloren gehen. Wenn die Zeit bereits katastrophal knapp ist, werden Sie auch nicht in der Lage sein, einen neuen Mitarbeiter zu führen. Achten Sie auf Ihren Zustand, ruhen Sie sich rechtzeitig aus und bleiben Sie «im Ressource» — nur dann können Sie den Untergebenen Ihre Aufmerksamkeit schenken.

Wenn ein Teil der Befugnisse an einen bereits im Unternehmen tätigen Spezialisten übertragen wird, sollte dies durch eine Gehaltserhöhung unterstützt werden, da die Belastung zunimmt. Delegierung kann auch durch neue Spezialisten oder durch Outsourcing erfolgen.

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Delegierung von Befugnissen und Verantwortung

Vergessen Sie nicht, dass der Vorgesetzte auch bei der Delegierung von Befugnissen weiterhin für die Erfüllung dieser Aufgabe verantwortlich ist. Wenn die Aufgabe nicht erfüllt wird — hat er schlecht geleitet. Daher muss er den Prozess der Erfüllung überwachen, Unterstützung leisten, wenn nötig helfen und den Mitarbeiter, der diese Befugnisse erhalten hat, motivieren.

Bei positivem Endergebnis sollte er ihn unbedingt loben oder auf andere Weise belohnen, unabhängig davon, wie viel Zeit und Mühe er persönlich aufgewendet hat, um ihn zu schulen und ihn auf den neuesten Stand zu bringen. Dies wird dazu beitragen, die weitere effektive Arbeit des Untergebenen bei ähnlichen Aufgaben zu fördern und sein Vertrauen in seine Fähigkeiten zu stärken. Aber versuchen Sie nicht, die Arbeit für ihn zu erledigen, auch wenn es Ihnen scheint, dass niemand es besser macht als Sie.

Versuchen Sie, zu Beginn maximal in den Neuling zu investieren, damit er so schnell wie möglich ein aktives und kompetentes Mitglied des Teams wird, während Sie sich später wichtigeren Aufgaben widmen können. Verschiedene Quellen berichten, dass der direkte Vorgesetzte etwa 20% seiner Arbeitszeit für die Einarbeitung und das Management jedes neuen Mitarbeiters aufwendet. Mit zunehmender Anzahl neuer Mitarbeiter steigt auch die Zeit, die für ihre Unterstützung aufgewendet wird. Daher sollte der Vorgesetzte ein verzweigtes Managementsystem entwickeln, in dem die Mitarbeiter den Teamleitern unterstellt sind. Dies wird die Zeit erheblich sparen und Ressourcen freisetzen. Es ist nicht ratsam, alle Prozesse an sich zu binden — sogar Führungsfunktionen können delegiert werden.

Für die Kontrolle der Erfüllung der Aufgaben sollten Sie die folgenden einfachen Empfehlungen beachten:

1. Stellen Sie eine detaillierte Planung und klare Berichterstattung sicher.

2. Erstellen Sie einen wöchentlichen Plan für die Umsetzung der Aufgabe mit Diskussion zu Beginn jeder Woche und Bericht am Ende.

3. Führen Sie Kontrollen in jeder Phase durch und schalten Sie sich sofort ein, wenn Hilfe benötigt wird.

4. Fragen Sie häufiger nach der Meinung des Untergebenen, um seine Verantwortung bei der Entscheidungsfindung zu fördern.

5. Wählen Sie den richtigen Kontrolltyp, denn nicht allen Mitarbeitern und in allen Situationen passt ein direkter Ansatz.

6. Seien Sie weise und üben Sie keinen Druck aus, finden Sie das Gleichgewicht zwischen Lob und Anmerkungen.

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Perfektionismus und Delegierung, oder «niemand macht es besser als ich»

Vielleicht ist es eine der schwierigsten Aufgaben für Perfektionisten, jemandem Pflichten zu übertragen, weil «niemand es so macht, wie er». Perfektionisten leiden meist unter Zeitmangel, weil sie sich einen Berg von Aufgaben aufladen, die schnell, qualitativ und unter strenger Kontrolle erledigt werden müssen. Der Wunsch, alles perfekt zu machen, spielt diesen Menschen einen Streich — die Deadlines «brennen», die Qualität der Arbeit sinkt, das Gehirn «kocht», und die Gesundheit schlägt in eine negative Richtung um.

Versuche, alles und jeden zu kontrollieren, um die Pläne bestmöglich umzusetzen, führen zu Widerstand im Team, denn nicht jeder kann unter totaler Rechenschaftspflicht arbeiten. Der Wunsch, alles selbst zu erledigen, endet in Überarbeitung und Burnout.

Vertrauen Sie Ihren Untergebenen, geben Sie mehr Freiheit, motivieren Sie die Initiative – schaffen Sie eine warme Atmosphäre, und die Produktivität der Kollegen wird erheblich steigen.

Perfektionismus wird oft durch die Medien, soziale Netzwerke und die Unternehmenskultur gefördert — der Mensch verliert das Recht, nicht perfekt zu sein, und befindet sich in ständigem Stress aufgrund von Selbstkritik.

So sind die Begriffe «Perfektionismus» und «effektive Delegierung» unvereinbar. Um Zeit und Aufgaben zu managen, muss man den Drang nach dem Ideal loslassen und einfach seine Arbeit ausreichend gut erledigen. Qualitätsstandards sollten vernünftig begründet und durch Zahlen korrekt untermauert sein.

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Ein moderner Führungskraft hat viele spezifische und vielseitige Pflichten, und seine Zeitressourcen sind sehr begrenzt. Außerdem ist es trotz aller Bemühungen, ständig zu lernen und Kompetenzen zu erweitern, unmöglich, alles zu wissen und zu können. Daher ist die Delegierung von Befugnissen eine wichtige Aufgabe jedes Managers. Die effektive Verteilung der Pflichten unter den Mitarbeitern des Unternehmens ermöglicht es, wirtschaftliche Kennzahlen und Produktivität zu steigern, das Stressniveau zu senken, die allgemeine Atmosphäre im Team zu verbessern und Ressourcen für weiteres Wachstum und Entwicklung des Unternehmens freizusetzen. Die Schaffung einer Vertrauensbasis zwischen Vorgesetzten und Untergebenen, die Übertragung von Befugnissen und die Erweiterung der Entscheidungsrechte sowie die Etablierung transparenter Bewertungs- und Kontrollprinzipien eröffnen Möglichkeiten für das persönliche Wachstum jedes Mitarbeiters und des Unternehmens insgesamt.

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