Ökologische Kommunikation mit den Auftragnehmern – wie man nicht zu einem Auftraggeber wird, den alle hassen

• Häufige Fehler von Auftraggebern bei der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern

  • Unklare Anforderungen als Garantie zukünftiger Qualen

  • Was tun, wenn Ihnen die Kompetenzen fehlen

  • Bildlichkeit und Metaphern anstelle von Konkretem

  • Sprachnachrichten und Anrufe

  • Dramatik, Emotionen und toxische Kommentare

• Sammlung nützlicher Materialien für Führungskräfte und Auftraggeber

  • Kurse zur Mitarbeiterführung

  • Bücher zur Entwicklung von Menschenkenntnis

Heute leben wir glücklicherweise in einer demokratischen Zeit, in der man wählen kann, für wen man arbeitet. Daher ist eine ökologische Kommunikation des Arbeitgebers mit den Auftragnehmern ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit. Eine richtig gestaltete Interaktion hilft nicht nur, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen, sondern auch, eine langfristige Partnerschaft zu formen, in der sich alle Parteien wohlfühlen. Umgekehrt führen Kommunikationsfehler, Chaos in den Prozessen und die Unfähigkeit, Anmerkungen ökologisch zu äußern, dazu, dass Auftragnehmer von einem solchen Auftraggeber auf der Suche nach einem besseren Leben weglaufen.

Heute werden wir über ökologische Kommunikation mit Auftragnehmern sprechen, die helfen wird, die Prozesse zu stabilisieren und eine ruhige Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Dieser Artikel wird nicht nur Auftraggebern nützlich sein, die mit Freiberuflern (Textern, Designern, Programmierern) arbeiten, sondern auch Managern verschiedener Ebenen, die Aufgaben stellen und Arbeiten von Untergebenen annehmen.

Häufige Fehler von Auftraggebern bei der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern

In diesem Kapitel werden wir die häufigsten Fehler von Auftraggebern betrachten, die die Kommunikation mit Auftragnehmern erschweren. Es ist sofort zu beachten, dass der Prozess der Interaktion in einem solchen Tandem an sich nicht einfach ist, und man muss lernen, richtig zu kommunizieren. Solche Fehler werden oft von unerfahrenen Auftraggebern oder Führungskräften auf unteren Ebenen gemacht, die gerade beginnen, die Fähigkeiten zur Mitarbeiterführung zu erlernen.

Die Unfähigkeit, ein Briefing richtig zu erstellen oder Anmerkungen ökologisch zu äußern, ist kein schrecklicher und unheilbarer Charakterzug – es sind ebenso Kenntnisse wie das Schreiben von Code oder das Erstellen von Designs. Solche Fehler müssen nur erkannt und richtig bearbeitet werden – und Sie werden sofort sehen, wie sich die Kommunikation und das Ergebnis der Arbeit verbessern.

Unklare Anforderungen als Garantie zukünftiger Qualen

Die Verantwortung für das Ergebnis liegt nicht nur bei dem, der die Aufgabe ausgeführt hat, sondern auch bei dem, der sie gestellt hat. Ein richtig formuliertes Briefing befreit sowohl den Auftraggeber als auch den Auftragnehmer von vielen Qualen.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, ein optimales Briefing zu erstellen und die darauf basierende Arbeit anzunehmen:

1. Im Auftrag sollten messbare Indikatoren festgelegt werden – wie viel, was, wann. Je mehr Konkretheit im genehmigten Briefing, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass der Auftragnehmer davon abweicht und sich in stürmische Fantasien begibt.

2. Das Briefing sollte nicht zu lang und nicht zu kurz, sondern optimal sein – um dem Auftragnehmer ausreichend Informationen zum Verständnis der Aufgabe zu geben, ohne ihn weiter zu verwirren. Die Praxis zeigt, dass zu lange und komplexe Briefings oft nur flüchtig gelesen oder gar nicht bis zum Ende gelesen werden. Nehmen Sie dieses Phänomen wie Regen oder Winter an, da können Sie nichts daran ändern.

3. Fragen Sie den Auftragnehmer, ob er Fragen zum Briefing hat, und ermutigen Sie ihn, Klarstellungen vorzunehmen oder sich bei Ihnen zu beraten, wenn etwas unklar ist. 

4. Alle Punkte, die im Briefing nicht festgelegt sind, hat der Auftragnehmer das Recht, nach eigenem Ermessen zu entscheiden oder ganz wegzulassen. Alles, was im Briefing nicht enthalten ist – ist ein Feld für Vermutungen. Daher formulieren Sie wichtige Punkte und seien Sie bereit, dass der Auftragnehmer in Bezug auf kleine Details möglicherweise eine andere Sichtweise hat als Sie. Das ist normal.

5. Referenzen (Beispiele) – sind der Schlüssel dazu, dass der Auftragnehmer die Aufgabe besser versteht. Zeigen Sie ihm einige Artikel/Websites/Bilder, die Ihnen gefallen. Sie können auch Anti-Beispiele zeigen – so nicht machen. Es heißt, dass es besser ist, einmal zu sehen, als hundertmal zu hören.

6. Im Falle eines unerwarteten Ergebnisses der Arbeit ist es wichtig zu unterscheiden, ob es sich um einen Fehler des Auftragnehmers handelt oder ob der Auftraggeber dafür verantwortlich ist – hat er ein wichtiges Detail nicht angegeben, eine Bedingung nicht formuliert, deren Fehlen im Briefing das Verständnis erheblich beeinflusst. Liegt der Grund für den Fehler im Briefing, hat der Auftragnehmer das Recht, die Arbeit nicht zu korrigieren oder dafür eine zusätzliche Vergütung zu verlangen. Wenn jedoch der Auftragnehmer selbst einen Fehler gemacht hat, hat der Auftraggeber das Recht, die Korrektur der Fehler im Rahmen des bezahlten Auftrags zu verlangen.

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Was tun, wenn Ihnen die Kompetenzen fehlen

Keine Kompetenzen zu haben – ist normal, genau deshalb wenden sich Menschen an Profis. Zum Beispiel muss ein Möbelreparateur eine Website bestellen, um mehr Kunden zu gewinnen. Natürlich kennt er nicht die Feinheiten ihrer Entwicklung – wie man den Typ der Website auswählt und welches CMS benötigt wird, was Webhosting ist und wie man eine Domain registriert, was und wie viel für die zukünftige Wartung der Website benötigt wird.

Freelancer sind bereits an solche Situationen gewöhnt und wissen, wie man richtig berät, die Zusammenarbeit aufbaut und alles tut, damit der Kunde zufrieden ist, selbst wenn er zu Beginn nicht wusste, was er braucht.

Aber auch der Auftraggeber kann diese Interaktion erleichtern, indem er ein wenig Mühe aufbringt:

1. Sehen Sie sich die Auswahl des Freelancers verantwortungsbewusst an und vertrauen Sie ihm. Lesen Sie Bewertungen, fragen Sie Bekannte, schauen Sie sich das Portfolio an, investieren Sie genügend Zeit, um eine Person oder Agentur zu finden, der Sie die Arbeit anvertrauen können. Am schlimmsten für beide Seiten ist es, wenn der Auftraggeber die Prozesse nicht versteht, aber versucht, sie zu kontrollieren. Ein guter Auftragnehmer hat in der Regel ein umfangreiches Portfolio, positive Bewertungen, zeigt seine Erfolge in sozialen Netzwerken, ist stolz auf seine Arbeit und setzt keinen zu niedrigen Preis dafür. Nachdem Sie einen Profi gefunden haben, müssen Sie die Kontrolle loslassen und seinen Ratschlägen vertrauen. 

2. Manchmal sollten Sie sich mit dem Arbeitsprozess, den Sie planen zu bestellen, auseinandersetzen. Erstens schützt es vor Betrügern und Pfuschern, und zweitens schützt es vor Situationen, in denen vom Auftragnehmer etwas Seltsames oder Unrealistisches gefordert wird. Dafür gibt es Google, YouTube, Bekannte, die das bereits gemacht haben.  Lesen Sie zumindest etwas, bevor Sie mit der Arbeit beginnen – das hilft, unnötige Missverständnisse zu vermeiden. Zum Beispiel können Sie untersuchen, welche Arten von Websites es gibt und genau den Typ auswählen, der am besten zu Ihren Zielen passt. Manchmal, bevor man sich für eine Bestellung entscheidet, werden Beratungen bei Spezialisten bezahlt, die helfen, zu verstehen, was man überhaupt braucht. Und je größer der Umfang des Projekts, desto mehr Zeit kann die theoretische Vorbereitung in Anspruch nehmen.

Zu diesem Thema erinnert man sich sofort an das Video über sieben rote Linien in grüner und transparenter Farbe. Vielleicht haben Sie es schon gesehen, denn es ist ein Klassiker, aber lassen Sie uns noch einmal einen Blick darauf werfen.

Bildlichkeit und Metaphern anstelle von Konkretem

Von diesem Design weht Einsamkeit… Machen Sie es… nun so, als ob in seinem Leben alles gut gelaufen ist und alle ihn lieben. 

Nun, was ist daran nicht klar?

Es kommt oft vor, dass der Auftraggeber nicht ganz versteht, was er ändern möchte und was genau ihm nicht gefällt. Oder er versteht es, kann es aber nicht ausdrücken. Zu erkennen, was genau „nicht stimmt“ und dies erklären zu können – ist ebenfalls eine Fähigkeit, die entwickelt werden muss.

Dieses „nicht stimmt“ versteckt sich immer in den Details, und es sollte bestimmt werden, welche spezifischen Details, Farben, Anordnung von Elementen und andere Komponenten genau diesen Eindruck erzeugen. Natürlich, wenn der Auftraggeber und der Auftragnehmer in der Phase des Briefings eine gemeinsame Sprache gefunden haben, wird es auch in den Korrekturen weniger solcher Punkte geben, aber sie kommen trotzdem vor.

Und wenn Fehler angesprochen werden müssen, ist es besser, dies nicht abstrakt, sondern in konkreten messbaren Begriffen zu tun. So können Sie Ihre Eindrücke umformulieren: 

• Diese Website sieht aus, als wäre sie aus den 90er Jahren – viele Elemente und kleine Bilder, wenig Raum, veraltete Schriftart.

• Hier ist alles irgendwie düster – viele dunkle Farben, gerade Linien, scharfe Ecken. 

• Das Design wirkt irgendwie kindlich – viele verschiedene leuchtende Farben, kindliche Elemente in Form von Schmetterlingen oder Blumen, komplizierte Schrift mit Schnörkeln.

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Sprachnachrichten und Anrufe

Offensichtlich beten die Freelancer, die diesen Abschnitt jetzt lesen, dafür, dass auch die Auftraggeber ihn lesen. Korrekturen in Sprachnachrichten – das ist eines der größten Probleme, mit denen Auftragnehmer konfrontiert sind. In den meisten Fällen sind Anrufe und Sprachnachrichten für die Arbeit nicht angenehm.

Es gibt mehrere Gründe, warum dieses Format besser nicht verwendet werden sollte:

1. Akustisch wird die Information schlechter wahrgenommen, daher steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie missverstanden werden. 

2. Wenn jemand eine Nachricht oder einen Brief schreibt, liest er sie danach noch einmal und sieht, wenn etwas mehrdeutig, unkonkret oder unverständlich geschrieben ist. Das ermöglicht es, den Text zu korrigieren und klarere Anweisungen zu senden. Im Falle der mündlichen Rede ist sich die Person nicht immer bewusst, dass ihre Worte ganz anders interpretiert werden können, als sie es gemeint hat. 

3. Wenn es um Telefonate geht, ist es danach schwierig nachzuvollziehen, worüber eine Vereinbarung getroffen wurde und wer wem was versprochen hat.

4. Wenn jemand eine Sprachnachricht erhält, kann er sie nicht immer in Ruhe anhören, und das kann die Antwort verzögern. Eine Nachricht kann jedoch in der U-Bahn oder in einem lauten Raum gelesen werden. Und selbst wenn die Zeit sehr knapp ist, kann man einen Blick auf die Nachricht werfen und verstehen, wie dringend eine Antwort benötigt wird, ob die Angelegenheit warten kann.  

Kurz gesagt, die Kommunikation per Stimme erzeugt noch mehr Anlässe für Missverständnisse und Komplikationen, von denen es in jeder Kommunikation zwischen Menschen ohnehin schon genug gibt.

Die Kommunikation per Sprachnachricht während der Auftragsausführung kann nur dann erfolgen, wenn der Auftragnehmer dem zugestimmt hat und dieses Format als angenehm empfindet.

Im Hinblick auf das Format der Interaktion ist es auch wichtig, wie die Arbeit übergeben wird und wie der Abnahmeprozess abläuft. Das sollte im Voraus besprochen werden. Wie der Auftragnehmer Dateien senden wird, wo und wie die Korrekturen besprochen werden, was als abgeschlossene Arbeit gilt. Einige arbeiten gerne mit Google Drive, andere per E-Mail, wieder andere über Telegram.

Dramatik, Emotionen und toxische Kommentare

Es ist klar, dass Höflichkeit und Respekt wichtig für die Zusammenarbeit sind. Aber es gibt immer noch Auftraggeber, für die der Prozess der Korrekturen in einen Strom von Emotionen verwandelt wird.

In der Tat können nicht alle gut Anmerkungen machen und auf Mängel in der Arbeit hinweisen – diese Fähigkeit muss ebenfalls entwickelt werden. Der Moment, in dem auf Fehler hingewiesen werden muss, kann emotional unangenehm für den Auftraggeber selbst sein, was manchmal zu übermäßiger Nervosität und emotionalen Kommentaren führt. Teilweise liegt das an unserer Kommunikationskultur, in der die meisten Menschen nicht lernen, „nein“ zu sagen und Ablehnung in einer durchsetzungsfähigen Form auszudrücken. Das Problem kann auch in der toxischen Kritik liegen, die wir in der Kindheit von Älteren (Verwandten oder Lehrern) erhalten haben, und darin, dass uns früher niemand beigebracht hat, ökologisch unsere Grenzen zu verteidigen.

Wenn der Prozess des Äußerns von Anmerkungen schwierig ist und Nervosität hervorruft – ist das ein Problem aus der psychologischen Ebene. In diesem Fall sollte man entsprechende Literatur lesen oder einen Psychologen konsultieren. Es ist auch wichtig zu verstehen, welche Trigger aktiviert werden, wenn die Notwendigkeit entsteht, einen ablehnenden Kommentar abzugeben oder sogar die Annahme der Arbeit aufgrund ihrer schlechten Qualität abzulehnen.

Es ist wichtig zu wissen, dass Ablehnung, Anmerkungen und Negationen mit Respekt, höflich, freundlich und ohne übermäßige Emotionen ausgedrückt werden können und sollten.

Fassen wir das Gesagte zusammen. Was ist am wichtigsten in der Kommunikation und beeinflusst die Interaktion zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (Führungskraft und Untergebenem) am meisten:

1. Angemessene Anforderungen, die den Kompetenzen des Auftragnehmers entsprechen.

2. Deutlich formuliertes Briefing, das so wenige Missverständnisse wie möglich im Arbeitsprozess schafft.

3. Richtig gestaltetes und für beide Seiten angenehmes Kommunikationsformat, Abgabe und Annahme der Arbeit.

4. Respekt und Höflichkeit als Grundlage für eine angenehme Zusammenarbeit für beide Seiten.

5. Vertrauen in die Erfahrung des Auftragnehmers.

6. Gegenseitige Verantwortung für den Arbeitsprozess, denn die Aufgabenstellung beeinflusst ihn nicht weniger als deren Ausführung.

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Sammlung nützlicher Materialien für Führungskräfte und Auftraggeber

Wie bereits erwähnt, ist die Kommunikation mit Untergebenen und Auftragnehmern eine separate Fähigkeit, die entwickelt werden muss, insbesondere eine theoretische Basis. Um diese Fähigkeit zu verbessern, kann man Videovorlesungen ansehen, sich für Kurse anmelden oder Bücher lesen. Hier sind einige nützliche Materialien zusammengestellt, die helfen werden, die Fähigkeit zur Mitarbeiterführung zu verbessern.

Kurse zur Mitarbeiterführung

Im Internet gibt es viele Kurse, die helfen, die Kommunikationsfähigkeiten mit Menschen, das Personalmanagement und das Projektmanagement zu verbessern. Einige kosten Geld, aber es gibt auch kostenlose – sie sind nützlich für angehende Unternehmer und Vertreter des kleinen Geschäfts. Hier sind einige Kurse, die zum Zeitpunkt des Schreibens des Artikels aktuell sind – die meisten davon sind kostenlos.

1. Kurs „Mitarbeiterführung und Projektmanagement“ von „Bildungshub Kiew“ (kostenlos). Nach dem Durchlaufen von 6 Modulen erfahren Sie die grundlegenden Managementfähigkeiten. Der Kurs richtet sich an angehende Führungskräfte.

2. Bildungsserie von „Diia. Bildung“ – „Krisenkommunikation im Personalmanagement“. Fünf kurze Videos erklären, wie man Menschen in Krisen führt: wie man Konflikte löst, Probleme bespricht und den Mitarbeitern ein Gefühl der Unterstützung gibt.

3. Kurs „Projektmanagement“ von „Offener Universität Maidan“ (kostenlos). Dies sind 16 Vorlesungen von Professor für Wirtschaft an der Kiewer Schule für Wirtschaft, Sergei Gvozdev. Der Kurs ist mehr auf Projekte ausgerichtet, enthält aber auch Vorlesungen über Personalmanagement.

4. „Punkt der Sorge: Online-Kurs über psychologische Hilfe für Teams und Unternehmen“ von dem ukrainischen Online-Bildungsstudio EdEra (kostenlos). Drei Module widmen sich den psychologischen Aspekten der Kommunikation im Team, insbesondere der Arbeit mit Stress während des Krieges.

5. „Grundlagen des Team- und Projektmanagements in IT. Vorbereitungskurs“ von der Bildungsplattform Prometheus (kostenlos). In 15 Vorlesungen sind nützliche Tipps zur Arbeit mit dem Team gesammelt – Motivation, Stressresistenz, emotionale Intelligenz, Kommunikation in Konflikten und vieles mehr.

6. „Interne Kommunikation“ – ein Kurs, der lehrt, wie man transparente interne Kommunikation im Unternehmen aufbaut und seine eigene Geschichte kreiert. Veranstalter: Online-Institut für freie Bildung Projector. Am nützlichsten für Führungskräfte, die nicht mit einzelnen Auftragnehmern arbeiten, sondern ein festes Team aufbauen. Start im Herbst 2024.

7. Plattform „Schule für Kommunikation“ – hier finden Sie viele verschiedene Kurse und Webinare, die sich mit der Kommunikation zwischen Führungskräften und Untergebenen befassen.

Bücher zur Entwicklung von Menschenkenntnis

1. Gary Chapman und Paul White, „Die fünf Sprachen der Wertschätzung in beruflichen Beziehungen“

2. Jason Fried, David Heinemeier Hansson, „Rework. Dieses Buch wird Ihre Sicht auf das Geschäft verändern“

3. Annie McKee, Richard Boyatzis, Daniel Goleman „Emotionale Intelligenz des Führers“

4. Patrick Lencioni, „5 Dysfunktionen eines Teams“

5. Peter Drucker, „Der effektive Geschäftsführer“

6. Ray Dalio, „Prinzipien des Erfolgs“

7. Stanley McChrystal, Tantum Collins, David Silverman, Chris Fussell, „Team der Teams. Neue Regeln der Interaktion in einer komplexen Welt“

8. Stephen Covey, „Die 7 Gewohnheiten hoch effektiver Menschen“

9. Frans de Waal, „Moral ohne Religion. Auf der Suche nach Menschlichkeit bei Primaten“

10. Jürgen Appelo, „Management 3.0“

Hier sind einige Kurse und Bücher aufgeführt, aber wir wissen, dass es in Wirklichkeit viel mehr Informationen gibt, die Menschen helfen, die ständig mit anderen arbeiten. Sie können selbst so viele Materialien finden, wie Sie möchten – YouTube-Kanäle, Artikel im Internet, Bücher und Webinare, die helfen, die Kommunikations- und Managementfähigkeiten zu verbessern.

Auftraggeber zu sein – ist ein Beruf, den man lernen und Erfahrung sammeln muss, damit die Kommunikation mit Auftragnehmern in Zukunft angenehm und effektiv ist.

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