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Wie sich Newsletter von SPAM unterscheiden und wann spezielle Dienste genutzt werden sollten
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Warum eine normale E-Mail im SPAM landen kann und wie SPAM-Filter funktionieren
E-Mail-Kommunikation ist ein wichtiger Aspekt der Geschäftsführung, da in der E-Mail viele Fragen mit Partnern geklärt werden, Details der Zusammenarbeit besprochen werden und Dokumente versendet werden. E-Mail wird auch für einen der wichtigen Marketingkanäle – Newsletter – verwendet.
Aber mit E-Mails kann manchmal ein unangenehmes Ereignis passieren – sie können im SPAM-Ordner landen. Dies kann sowohl bei privaten Nachrichten als auch bei Newslettern geschehen, wobei letzteres mehr unter dem Problem leidet.
In diesem Artikel werden wir erläutern, warum E-Mails im SPAM landen und wie man dies vermeiden kann.
Wie sich Newsletter von SPAM unterscheiden und wann spezielle Dienste genutzt werden sollten
Zunächst sollte man verstehen, woher das Problem kommt. Tatsache ist, dass Marketing-Newsletter und SPAM sich ähneln – es handelt sich um Massenaussendungen an eine große Anzahl von Adressen. Der Unterschied liegt in der Legalität.
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Ein Marketing-Newsletter ist eine legale Methode zur Information des Publikums, wenn der Empfänger selbst die Erlaubnis erteilt, E-Mails zu erhalten.
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SPAM ist ein betrügerisches Schema zum Versenden von E-Mails mit Viren, Links zu Phishing-Webseiten und bösartiger Software.
Technisch sind sie ähnlich, weshalb automatische Filter von E-Mail-Diensten manchmal reguläre Newsletter als SPAM interpretieren und die Nachrichten in den entsprechenden Bereich verschieben.
Wenn Sie planen, Marketing-Newsletter zu erstellen, sollten Sie wissen, dass ein normaler E-Mail-Dienst (gmail, ukr.net) nicht für diesen Zweck geeignet ist. Er kann verwendet werden, wenn eine kleine Liste von 100 Adressen ein paar Mal im Monat angeschrieben wird. Aber regelmäßige kommerzielle Newsletter an eine große Liste sind einfach nicht möglich – bei E-Mail-Diensten gibt es Einschränkungen für die Anzahl der gesendeten E-Mails, und wenn Sie zu viele Nachrichten senden, können Sie als SPAMMER eingestuft werden.
Für diesen Zweck gibt es folgende Lösungen:
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Mieten Sie einen Server und erstellen Sie darauf Ihren eigenen E-Mail-Dienst.
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Erstellen Sie eine E-Mail unter einem eigenen Domain. Zum Beispiel hat Cityhost.ua die E-Mail-Domain @cityhost.ua, unter der eine bestimmte Anzahl von E-Mail-Adressen für Mitarbeiter registriert ist. Eine solche Domain schafft ein positives Image für die Leser und bietet mehr Möglichkeiten zur Arbeit mit Newslettern.
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Nutzen Sie die Dienste spezieller E-Mail-Dienste. Wie das geht, lesen Sie ausführlicher im Artikel „Warum es besser ist, einen speziellen Dienst für Newsletter zu verwenden“.
Warum eine normale E-Mail im SPAM landen kann und wie SPAM-Filter funktionieren
In jedem E-Mail-Dienst gibt es spezielle Filter, die nach einem bestimmten Kriterienkatalog eine E-Mail als SPAM-Nachricht identifizieren und sie in den Papierkorb verschieben können.
Diese Einstellungen können in jedem E-Mail-Dienst unterschiedlich sein, sie werden ständig aktualisiert und verändert. Daher gibt es kein eindeutiges Rezept, um ihre Sanktionen zu vermeiden. Aber es gibt grundlegende Regeln, deren Einhaltung die Chancen erhöht, dass die E-Mail den Empfänger erreicht.
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Verwenden Sie keine SPAM-Phrasen in der E-Mail. Dies sind üblicherweise verbreitete Werbesprüche, die bereits allen bekannt sind: „Vorteilhaftes Angebot! Geld zurück! Aktion! Holen Sie sich den Rabatt! Erfahren Sie das Geheimnis des Erfolgs!“
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Die E-Mail sollte Text enthalten. Wenn Sie eine E-Mail als Postkarte oder Banner senden, fügen Sie unbedingt einige Textsätze hinzu. Wenn die E-Mail nur aus Bildern besteht, wird sie als SPAM eingestuft.
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Achten Sie auf die Formatierung und Gestaltung der E-Mail. SPAM-Filter reagieren auf zu grelle Schriftfarben oder Hervorhebungen, zu viel „Capslock“ und Ausrufezeichen sowie auf Text, der aus dem Word-Editor kopiert wurde.
Darüber hinaus sollten Sie wissen, dass jedes E-Mail-Konto seinen eigenen Ruf hat. Dieser kann sich verschlechtern, wenn:
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Empfänger häufig die Schaltfläche „In den SPAM“ drücken;
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Es viele Abmeldungen von dem Newsletter gibt;
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Benutzer E-Mails löschen, ohne sie zu öffnen.
Es gibt verschiedene Vertrauensstufen des E-Mail-Dienstes gegenüber dem Absender. Wenn das Vertrauen am niedrigsten ist, rot, landen alle E-Mails im SPAM-Ordner.
Daher sollten Sie auf die „Sauberkeit Ihrer Biografie“ achten, nicht viele aufdringliche Nachrichten senden und Situationen vermeiden, in denen E-Mails als SPAM eingestuft werden könnten.
Wie herausfinden, ob Ihre E-Mails im SPAM landen?
Der Absender erhält keine Benachrichtigungen darüber, ob seine E-Mail geöffnet wurde, ob der Empfänger sie in den SPAM verschoben oder ungelesen gelöscht hat.
Um dies herauszufinden, können spezielle Dienste verwendet werden.
Postmaster von Google zeigt die Anzahl der zugestellten und geöffneten E-Mails, wie viele Klicks auf Links erfolgt sind und welche E-Mails im SPAM-Ordner gelandet sind. Aber es gibt einen Punkt – dieser Dienst funktioniert nur für Unternehmensadressen.
Wenn Sie Dienste zur Erstellung von Newslettern verwenden, haben diese bereits integrierte Werkzeuge zur Analyse des Verhaltens der Empfänger.
Wenn Sie keine professionellen Tools für Marketer verwenden, ist der einfachste Weg zu überprüfen, ob E-Mails im SPAM landen – Ihre eigenen E-Mail-Adressen in die Mailingliste aufzunehmen. Registrieren Sie Konten bei mehreren beliebten Diensten und prüfen Sie, wie die E-Mails dort ankommen.
Nützliche Tipps, die Ihren Newsletter schützen
Wir veröffentlichen auch eine Reihe von Empfehlungen für diejenigen, die selbst E-Mail-Newsletter erstellen.
Richten Sie die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge ein
Diese Abkürzungen stehen für digitale Einträge, die auf den DNS-Server hinzugefügt werden müssen, um das korrekte Versenden von E-Mails von Ihrer Domain einzurichten. Ohne sie besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass der Newsletter im SPAM landet.
Diese Einträge dienen dem Schutz der Daten des Absenders vor Abfangung und Manipulation. Wenn sie auf dem Server verfügbar sind, kann der SPAM-Filter den Absender überprüfen und ihn als legitim identifizieren.
SPF – durch das Einrichten dieses Eintrags fügen Sie Ihren Server und Ihre IP-Adresse in die globale Liste von Servern und IPs ein, von denen aus E-Mails gesendet werden dürfen. SPF informiert die E-Mail-Dienste darüber, dass die Nachricht tatsächlich von Ihrer Domain gesendet wurde. Diese Praxis verhindert betrügerische E-Mail-Versendungen von anderen IPs in Ihrem Namen.
DKIM – das ist eine digitale Signatur für Nachrichten, die mit Schlüsseln verschlüsselt ist. Sie stellt sicher, dass jede E-Mail Informationen darüber enthält, wer und wann sie gesendet hat, sowie Daten des Absenders.
DMARC – das ist die letzte Prüfungsstufe, die das Handeln des E-Mail-Anbieters bestimmt, falls SPF und DKIM nicht bestätigt werden können. DMARC schlägt eines der folgenden Szenarien vor:
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Nichts tun;
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Die E-Mail als SPAM kennzeichnen;
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Die E-Mail ablehnen.
Unabhängig vom gewählten Algorithmus erhält der Absender Berichte über E-Mails, die die Prüfung nicht bestanden haben, um die Qualität des ausgehenden E-Mail-Verkehrs zu analysieren.
Alle diese Einträge werden im Account auf der Website des Registrars Ihres Domainnamens oder des Dienstes, dessen NS-Server für die Domain eingerichtet sind, konfiguriert.
Kaufen Sie keine Mailingliste
Eine Mailingliste zu kaufen ist aus mehreren Gründen eine schlechte Entscheidung. Erstens wissen Sie nicht, wie sie gesammelt wurde, wie viele gültige Adressen dort sind und ob die Eigentümer der Adressen Ihre Zielgruppe sind.
Zweitens, wenn diese Liste von Hand zu Hand weiterverkauft wird, sind die Empfänger bereits mit SPAM-Nachrichten überschwemmt und werden nicht angemessen darauf reagieren.
Und drittens, eine der grundlegenden Regeln für legales Mailing ist die Zustimmung des Empfängers zum Erhalt von E-Mails von Ihnen. Wenn die Person nicht zugestimmt hat, haben Sie kein Recht, ihr eine Nachricht zu senden.
Die beste Lösung ist es, die Liste selbst aus bestehenden und potenziellen Kunden zu sammeln, und auf der Website sowie in sozialen Netzwerken die Möglichkeit anzubieten, sich für Neuigkeiten anzumelden. Dann wird es definitiv Ihre Zielgruppe sein.
Sammeln Sie die Liste richtig
Mehr bedeutet nicht besser. Eine große Liste von Adressen kann im Gegenteil einen negativen Effekt erzeugen, wenn einfache Regeln nicht eingehalten werden.
Versenden Sie E-Mails nur an die Benutzer, die zugestimmt haben. Wenn ein Benutzer selbst ein Kontaktformular für Newsletter ausgefüllt oder das Kontrollkästchen „Für Neuigkeiten anmelden“ angekreuzt hat, ist er bereit, E-Mails zu erhalten. Wenn die Adressen aus Bestellformularen, Support-Anfragen oder anderen nicht transparenten Wegen gesammelt wurden, werden die Empfänger von unerwünschten Nachrichten genervt sein. Sie werden die SPAM-Taste drücken, wodurch der Ruf des Kontos sinkt.
Zum Beispiel sollten Sie keine Liste sammeln, indem Sie Preise verlosen – Menschen hinterlassen ihre Adresse, um einen Rabatt oder ein Geschenk zu erhalten, und bekommen Werbe-E-Mails. Es wird auch nicht empfohlen, die Benutzer zu täuschen, indem Sie ihnen anbieten, sich für Schulungsinformationen anzumelden, und stattdessen Werbeangebote zu senden.
Um solche Missgeschicke zu vermeiden, sollte das Anmeldeformular klar kommunizieren, worauf sich der Benutzer einlässt.
Fügen Sie die Option „Abmelden“ hinzu
Leser senden E-Mails in den SPAM, wenn sie sich nicht abmelden können. Jeder hat das Recht zu wählen, ob er E-Mails erhalten möchte oder nicht.
Allerdings bringt dies keine 100%ige Garantie. Es gibt faule Benutzer, für die es einfacher ist, die Schaltfläche „SPAM“ zu drücken, als die E-Mail nach unten zu scrollen und dort den Abmeldelink zu finden.
Um dies zu vermeiden, können Sie in einer der ersten E-Mails auf die Möglichkeit hinweisen, sich abzumelden, und die Leser bitten, keine E-Mails in den SPAM zu senden, da dies dem Ruf des E-Mail-Kontos schadet.
Sorgen Sie dafür, dass der Abmeldeprozess einfach und verständlich ist. In einigen Newslettern gibt es Tricks – der Link „Abmelden“ ist in sehr kleinen Buchstaben, in einer unauffälligen Farbe gestaltet, schwer zu erkennen, oder um sich abzumelden, muss man sich im Konto authentifizieren. Solche Tricks sollen die Abmeldung erschweren, damit der Empfänger die E-Mails weiterhin liest, aber in der Praxis schickt er einfach alle E-Mails in den SPAM.
Versenden Sie nicht zu viele E-Mails auf einmal
Sobald Sie eine E-Mail-Domain oder ein Konto bei einem E-Mail-Dienst erstellt haben, versenden Sie keine große Liste auf einmal. Eine Massenversendung über einen neuen Kanal wird unabhängig vom Inhalt der E-Mails als SPAM qualifiziert. Auch die Filter reagieren negativ, wenn von einem Konto immer 1-2 Nachrichten gesendet wurden und plötzlich viele Newsletter ausgehen - eine solche Aktivität wird als E-Mail-Hack betrachtet.
Daher sollten Sie das Konto „aufbauen“, indem Sie die Anzahl der Sendungen schrittweise erhöhen.
Löschen Sie nicht existierende Adressen
E-Mail-Dienste senden Benachrichtigungen, wenn eine Adresse nicht verwendet wird, das Postfach mit Nachrichten überfüllt ist oder gelöscht wurde. Solche Adressen sollten sofort aus der Liste entfernt werden. Wenn der Absender E-Mails an nicht existierende Adressen sendet, wird dies als SPAM eingestuft.
Wählen Sie die optimale Anzahl an E-Mails
Empfänger können nicht vom Inhalt der E-Mails genervt sein, sondern von der zu intensiven Zustellung von Nachrichten. Die optimale Anzahl an E-Mails pro Woche liegt bei 1-2. Aber Sie können eine Umfrage erstellen, um herauszufinden, wie oft Benutzer Neuigkeiten von der Firma erhalten möchten.
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Dies sind die grundlegenden Regeln, die für alle E-Mail-Dienste gelten und an die man sich einfach halten kann. Wenn Sie Ihr Wissen zu diesem Thema vertiefen möchten, informieren Sie sich über die Empfehlungen jedes großen E-Mail-Dienstes, um deren Richtlinien zu verstehen. Zum Beispiel gibt es solche Regeln für Benutzer Google.
Die Hauptprinzipien der Plattformen für E-Mail-Kommunikation sind der Komfort und die Ruhe der Benutzer. Wenn Sie sich in Ihrer Arbeit an diese Prinzipien halten, minimiert dies die Anzahl der Abmeldungen, der ungelesen gelöschten E-Mails und der SPAM-Meldungen.
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