Лучшие практики доставки электронных писем

Начиная с 2022 года, Gmail (Google) и другие известные почтовые службы, такие как Outlook, Yahoo, Zoho, усилили методы защиты, чтобы обезопасить своих пользователей от спама и неавторизованных писем. Чтобы успешно доставлять письма, нужно соблюдать определенный набор требований, которые установлены этими почтовыми службами для отправителей.

Если отправитель не полностью соответствует требованиям конкретной почтовой службы, в которую отправляется письмо, такое письмо может быть отмечено как спам. В противном случае письмо вовсе не будет доставлено, а вам в ответ поступит сообщение об ошибке от почтового сервера, в котором будет указана причина недоставки.

Давайте рассмотрим примеры лучших практик для отправки электронных писем в Gmail. Нашим источником информации будет официальная документация Google, доступная по ссылке support.google.com/mail/answer/81126

1. Всегда используйте SMTP вместо PHP MAIL

Чаще всего создавая сайт, разработчик для отправки писем использует метод PHP MAIL (встроенная функция PHP), поскольку это проще, не требует дополнительных настроек и позволяет экономить время на разработке, однако данный метод не обеспечивает того уровня безопасности, успеха доставки и уровня контроля, который предлагает SMTP (доменная почта).

Для отправки писем клиентам (состояние заказов, квитанции об оплате, восстановление доступа к аккаунтам) всегда должен использоваться метод отправки SMTP.

Метод PHP MAIL стоит использовать только для отправки системных/тестовых писем с сайта с целью отладки его работы, но не для ведения полноценной корреспонденции. До изменений в политиках доставки писем метод PHP MAIL мог обеспечивать доставку писем, хоть и с большим шансом попасть в спам, поэтому сейчас настоятельно рекомендуем перевести сайт на отправку писем методом SMTP.

Для использования SMTP метода отправки создайте почтовый ящик на хостинге, а в настройках модуля отправки на сайте пропишите хост, порты и протоколы безопасности, которые можно найти в блоке "Настройки для почтового клиента" раздела "Почта" на хостинге. В целом стоит поручить вопрос перехода на SMTP специалисту, который занимался разработкой сайта, поскольку это его профиль ответственности.

2. Для домена, с которого происходит отправка писем, необходимо иметь обязательные записи DNS - DKIM и SPF, а записи должны соответствовать почтовому серверу, с которого происходит отправка.

Если вы отправляете письма через сервер виртуального хостинга, вы можете настроить корректные записи DKIM/SPF согласно с этой инструкцией.

Убедитесь, что для вашего домена существует только одна запись SPF. Если у вас две или более таких записей, удалите лишние или объедините их в одну. Наличие более одной SPF записи для домена приведет к потенциальному попаданию писем в спам. Если вы используете VDS/DS сервер для отправки, корректные записи DKIM/SPF должны быть созданы непосредственно на сервере. Например, панель управления Hestia автоматически генерирует эти записи. В противном случае, вам нужно будет сконфигурировать их в собственных настройках сервера в зависимости от программного обеспечения, которое используете.

Кроме того, для VDS/DS серверов важно наличие PTR записи DNS, которая ссылается на домен, с которого происходит отправка писем. В данной инструкции описано, как установить PTR запись.

3. В письме важно, чтобы заголовок "От кого" (FROM) соответствовал домену или сайту, с которого происходит отправка.

Если вы используете метод PHP MAIL для отправки писем через сервер виртуального хостинга, заголовок FROM обязательно должен быть определен в вашем скрипте отправки или в настройках вашего сайта. Если такая настройка отсутствует, вы можете определить заголовок FROM с помощью параметра sendmail_path в настройках PHP для соответствующего сайта.

4. Используйте сервис mail-tester.com

mail-tester.com - это сервис для выявления возможных проблем с отправкой писем и их отладки. Этот сервис предоставляет возможность определить проблемные аспекты, требующие решения.

Для использования мейл-тестера перейдите на их веб-сайт и скопируйте предоставленный электронный адрес. Затем отправьте письмо со своего веб-сайта на этот адрес и нажмите кнопку "проверить". Например, если вы не получаете уведомление о заказе товара с вашего сайта, вы можете заказать товар с помощью того же электронного адреса мейл-тестера, чтобы сервис анализировал письмо с точки зрения вашего клиента.

Если письмо успешно отправлено в мейл-тестер, вам будет предложено просмотреть подробный отчет вместе с рейтингом доставки письма. В отчете будут указаны аспекты, которые необходимы для успешной доставки письма в папку "входящие", такие как настройки DKIM, SPF, PTR, рейтинг домена, отсутствие корректного заголовка FROM и другие факторы.

5. Проведите независимое тестирование самого факта отправки писем

Если возникают подозрения, что письма не отправляются с сервера, рекомендуется выполнить проверку путем использования тестовых php-скриптов, которые используют нужный вам метод отправки, такой как PHP MAIL или SMTP, как это описано в инструкции.

Если тестовый php-скрипт успешно отправляет письмо и доставляет его в тестовый ящик, то стоит продолжить работу с настройками отправки на уровне DNS-записей домена и настроек сайта.

В условиях виртуального хостинга могут существовать ограничения по отправке писем в некоторых случаях, например, при использовании тестового периода хостинга или из-за блокировки внешних подключений из-за наличия вредоносного кода на сайте.

6. Обратите внимание на дополнительные источники информации

Спам: почему там оказываются письма и как этого избежать

Что делать, чтобы письма пользователям Gmail не блокировались и не помечались как спам

Решение проблем с доставкой писем на Outlook (Microsoft)