SPAM: dlaczego tam trafiają wiadomości i jak tego uniknąć

• Czym różnią się newslettery od SPAM-u i kiedy należy korzystać z specjalnych usług

• Dlaczego zwykły e-mail może trafić do SPAM-u i jak działają filtry SPAM-u

• Jak sprawdzić, czy Twoje e-maile trafiają do SPAM-u?

• Przydatne wskazówki, które zabezpieczą Twój newsletter

  • Skonfiguruj rekordy SPF, DKIM i DMARC

  • Nie kupuj bazy mailingowej

  • Zbieraj bazę w odpowiedni sposób

  • Dodaj opcję „Wypisz się”

  • Nie wysyłaj od razu zbyt wielu e-maili

  • Usuwaj nieistniejące adresy

  • Wybierz optymalną liczbę e-maili

Korespondencja e-mailowa – ważny aspekt prowadzenia biznesu, ponieważ to właśnie w e-mailach rozwiązywane są liczne kwestie z partnerami, omawiane są szczegóły współpracy, przesyłane są dokumenty. E-mail jest również wykorzystywany jako jeden z ważnych kanałów marketingowych – newslettery.

Jednak czasami z wiadomościami zdarza się nieprzyjemna sytuacja – mogą one trafić do folderu SPAM. Może to zdarzyć się zarówno w przypadku prywatnych wiadomości, jak i newsletterów, ale te ostatnie bardziej cierpią z powodu tego problemu.

W tym artykule opowiemy, dlaczego wiadomości trafiają do SPAM-u i jak tego uniknąć.

Czym różnią się newslettery od SPAM-u i kiedy należy korzystać z specjalnych usług

Przede wszystkim należy zrozumieć, skąd „bierze się” ten problem. Chodzi o to, że marketingowe newslettery i SPAM są do siebie podobne – to masowe wysyłki do dużej liczby adresów. Różnica polega na legalności.

• Marketingowa wysyłka e-maili – to legalna metoda informowania odbiorców, gdy adresat sam wyraża zgodę na otrzymywanie wiadomości.

• SPAM – to oszukańcza schemat wysyłania wiadomości z wirusami, linkami do stron phishingowych, złośliwym oprogramowaniem.

Są technicznie podobne, dlatego automatyczne filtry usług pocztowych czasami traktują zwykłą wysyłkę jako SPAM i kierują wiadomości do odpowiedniej sekcji.

Jeśli planujesz zajmować się marketingowymi wysyłkami, należy wiedzieć, że zwykła usługa pocztowa (gmail, ukr.net) nie jest przeznaczona do tego celu. Można jej używać, jeśli wysyłasz wiadomości do niewielkiej bazy 100 adresów kilka razy w miesiącu. Ale regularne komercyjne wysyłki do dużej bazy po prostu się nie udadzą – na usługach pocztowych istnieje ograniczenie liczby wiadomości, a jeśli wysyłasz zbyt wiele wiadomości, możesz zostać zakwalifikowany jako spammer.

W tym celu istnieją następujące rozwiązania:

1. Wynajmij serwer i stwórz na nim własną usługę pocztową.

2. Utwórz pocztę na własnej domenie. Na przykład, Cityhost.ua ma domenę pocztową @cityhost.ua, w której zarejestrowano określoną liczbę skrzynek dla pracowników. Taka domena tworzy pozytywny wizerunek dla czytelników i daje więcej możliwości pracy z newsletterami.

3. Skorzystaj z usług specjalnych serwisów pocztowych. Jak to zrobić, przeczytaj więcej w artykule „Dlaczego dla wysyłki lepiej używać specjalnego serwisu”.

Dlaczego zwykły e-mail może trafić do SPAM-u i jak działają filtry SPAM-u

W każdej usłudze pocztowej istnieją specjalne filtry, które na podstawie określonej listy kryteriów klasyfikują wiadomość jako SPAM i mogą ją wysłać do kosza.

Te ustawienia mogą się różnić w każdej usłudze pocztowej, są stale aktualizowane i przekształcane. Dlatego nie ma jednoznacznej recepty na uniknięcie ich sankcji. Ale istnieją podstawowe zasady, których przestrzeganie poprawi szanse na dotarcie wiadomości do odbiorcy.

1. Nie pisz w wiadomości fraz spamowych. Zwykle są to powszechnie stosowane hasła reklamowe, które już wszystkim się znudziły: „Atrakcyjna oferta! Zwracamy pieniądze! Promocja! Zgarnij zniżkę! Poznaj sekret sukcesu!”

2. W wiadomości musi być tekst. Jeśli wysyłasz wiadomość w formie kartki lub banera, koniecznie dodaj kilka tekstowych fraz. Jeśli w wiadomości jest tylko obrazek, jest ona kwalifikowana jako SPAM.

3. Zwróć uwagę na formatowanie i wygląd wiadomości. Filtry SPAM-u reagują na zbyt jaskrawe kolory czcionki lub wyróżnienia, zbyt dużo „caps locka” i wykrzykników, a także tekst skopiowany z edytora Word.

Ponadto należy wiedzieć, że każdy konto pocztowe ma swoją reputację. Może się pogarszać, jeśli:

• Odbiorcy często klikają przycisk „Do SPAM-u”;

• Wiele wypisów z newslettera;

• Użytkownicy usuwają wiadomości, nie otwierając ich.

Istnieją różne poziomy zaufania poczty do nadawcy. Jeśli poziom jest najniższy, czerwony, wszystkie wiadomości będą trafiać do folderu SPAM.

Dlatego należy dbać o „czystość biografii”, nie wysyłać wielu natarczywych wiadomości i unikać sytuacji, w których wiadomości mogą być uznane za SPAM.

Jak sprawdzić, czy Twoje e-maile trafiają do SPAM-u?

Nadawca nie otrzymuje powiadomień o tym, czy jego wiadomość została otwarta, czy odbiorca nie wysłał jej do SPAM-u lub nie usunął jako nieprzeczytanej.

Aby to sprawdzić, można skorzystać z specjalnych usług.

Postmaster od Google pokaże liczbę dostarczonych i otwartych wiadomości, ile razy kliknięto w link, które wiadomości trafiły do folderu SPAM. Ale jest jeden warunek – ta usługa działa tylko dla adresów korporacyjnych.

Jeśli korzystasz z usług do tworzenia newsletterów, to już mają one wbudowane narzędzia do analizy zachowań odbiorców.

Jeśli nie korzystasz z profesjonalnych narzędzi dla marketerów, najprostszym sposobem na sprawdzenie, czy wiadomości trafiają do SPAM-u, jest dodanie własnych skrzynek e-mailowych do bazy wysyłkowej. Zarejestruj konta w kilku popularnych serwisach i sprawdzaj w nich, jak docierają wiadomości.

Przydatne wskazówki, które zabezpieczą Twój newsletter

Publikujemy również szereg rekomendacji dla tych, którzy samodzielnie tworzą newslettery e-mailowe.

Skonfiguruj rekordy SPF, DKIM i DMARC

Te skróty oznaczają cyfrowe rekordy, które należy dodać do serwera DNS, aby skonfigurować poprawne wysyłanie wiadomości e-mail z własnej domeny. Bez nich istnieje wysokie ryzyko trafienia newsletteru do SPAM-u.

Te rekordy mają na celu ochronę danych nadawcy przed przechwyceniem i podmianą. Jeśli są dostępne na serwerze, filtr SPAM-u może sprawdzić nadawcę i zidentyfikować go jako wiarygodnego.

SPF – konfigurując ten rekord, dodajesz swój serwer i adres IP do globalnej listy serwerów i adresów IP, z których można wysyłać wiadomości. SPF informuje usługi pocztowe, że wiadomość została wysłana z Twojej domeny. Taka praktyka zapobiega oszukańczym wysyłkom z innych adresów IP w Twoim imieniu.

DKIM – to cyfrowy podpis dla wiadomości, który jest szyfrowany kluczami. Dzięki niemu każda wiadomość zawiera informacje o tym, kto i kiedy ją wysłał, dane nadawcy.

DMARC – to końcowy poziom weryfikacji, określający działania dostawcy poczty w przypadku, gdy nie udało się potwierdzić SPF i DKIM. DMARC proponuje jeden z następujących scenariuszy:

• Nic nie robić;

• Oznaczyć wiadomość jako SPAM;

• Odrzucić wiadomość.

Niezależnie od wybranego algorytmu, nadawca będzie otrzymywał raporty o wiadomościach, które nie przeszły weryfikacji, aby analizować jakość wychodzącego ruchu pocztowego.

Wszystkie te rekordy konfiguruje się w koncie na stronie rejestratora Twojej domeny lub serwisu, którego serwery NS są ustawione dla domeny.

Nie kupuj bazy mailingowej

Kupowanie bazy mailingowej to zły pomysł z kilku powodów. Po pierwsze, nie wiesz, jak została zebrana, ile jest tam prawdziwych adresów, czy właściciele adresów są Twoją grupą docelową.

Po drugie, jeśli ta baza jest odsprzedawana z rąk do rąk, adresaci są już dawno zasypani wiadomościami spamowymi i nie będą reagować na nie odpowiednio.

No i po trzecie, jedną z podstawowych zasad legalnej wysyłki jest zgoda adresata na otrzymywanie wiadomości od Ciebie. Jeśli osoba nie wyraziła takiej zgody, nie masz prawa wysyłać jej wiadomości.

Najlepszym rozwiązaniem jest samodzielne zbieranie bazy wśród istniejących i potencjalnych klientów, oferowanie subskrypcji na wiadomości na stronie i w mediach społecznościowych. Wtedy to na pewno będzie Twoja grupa docelowa.

Zbieraj bazę w odpowiedni sposób

Więcej – nie znaczy lepiej. Duża baza adresów może wręcz stworzyć negatywny efekt, jeśli nie przestrzega się prostych zasad.

Wysyłaj wiadomości tylko tym użytkownikom, którzy wyrazili na to zgodę. Jeśli użytkownik sam wypełnił formularz kontaktowy do newsletterów lub zaznaczył pole „Zapisz się na wiadomości”, jest gotowy na otrzymywanie wiadomości. Jeśli adresy zostały zebrane z formularzy zamówień, zapytań do wsparcia technicznego lub innymi niewystarczająco przejrzystymi sposobami, odbiorca będzie zirytowany nieproszonymi wiadomościami. Będzie klikać przycisk SPAM, obniżając tym samym reputację konta.

Na przykład, nie warto zbierać bazy, organizując losowania nagród – ludzie zostawiają adres, aby otrzymać zniżkę lub prezent, a otrzymują wiadomości reklamowe. Również nie zaleca się wprowadzania użytkowników w błąd, oferując im subskrypcję na otrzymywanie informacji edukacyjnych, a zamiast tego wysyłając oferty reklamowe.

Aby uniknąć takich sytuacji, formularz subskrypcyjny powinien jasno informować, na co zgadza się użytkownik.

Dodaj opcję „Wypisz się”

Czytelnicy wysyłają wiadomości do SPAM-u, jeśli nie mogą się wypisać. Każdy ma prawo wybierać, czy chce otrzymywać wiadomości, czy nie.

Prawda jest taka, że to nie przynosi 100% rezultatu. Są leniwi użytkownicy, którym łatwiej jest kliknąć przycisk „SPAM”, niż przewijać wiadomość w dół i szukać tam linku do wypisania się.

Aby do tego nie doszło, można w jednej z pierwszych wiadomości napisać o możliwości wypisania się i poprosić czytelników, aby nie wysyłali wiadomości do SPAM-u, ponieważ szkodzi to reputacji konta pocztowego.

Zadbaj o to, aby sam proces wypisania się był prosty i zrozumiały. W niektórych newsletterach można spotkać sztuczki – link „Wypisz się” jest napisany bardzo małymi literami, niewyraźnym kolorem, trudno go zauważyć, lub aby się wypisać, trzeba przejść autoryzację w koncie. Takie sztuczki mają na celu utrudnienie wypisania się, aby odbiorca dalej czytał wiadomości, ale w praktyce po prostu wysyła całą pocztę do SPAM-u.

Nie wysyłaj od razu zbyt wielu e-maili

Gdy tylko stworzysz domenę pocztową lub konto w usłudze pocztowej, nie przeprowadzaj od razu dużej wysyłki. Masowa wysyłka z nowego kanału kwalifikuje się jako SPAM, niezależnie od treści wiadomości. Filtry również negatywnie reagują, jeśli z konta zawsze wysyłano 1-2 wiadomości, a nagle zaczyna płynąć wiele wysyłek – taka działalność jest postrzegana jako włamanie do poczty.

Dlatego warto „wzmocnić” konto, stopniowo zwiększając liczbę wysyłek.

Usuwaj nieistniejące adresy

Usługi pocztowe wysyłają powiadomienia, jeśli adres nie jest używany, skrzynka jest zapełniona wiadomościami lub została usunięta. Takie adresy należy natychmiast usunąć z bazy. Jeśli nadawca wysyła wiadomości na nieistniejące adresy, jest to kwalifikowane jako SPAM.

Wybierz optymalną liczbę e-maili

Odbiorców może irytować nie sama treść wiadomości, ale zbyt intensywne napływanie korespondencji. Optymalna liczba wiadomości w tygodniu to 1-2. Możesz jednak przeprowadzić ankietę, aby dowiedzieć się, jak często użytkownicy chcą otrzymywać wiadomości od firmy.

***

To podstawowe zasady, które działają dla wszystkich usług pocztowych i których po prostu należy przestrzegać. Jeśli chcesz pogłębić swoją wiedzę na ten temat, zapoznaj się z zaleceniami każdego globalnego serwisu pocztowego, aby zrozumieć ich politykę. Na przykład, takie zasady istnieją dla użytkowników Google.

Główne zasady platform do korespondencji e-mailowej to komfort i spokój użytkowników. Jeśli będziesz się ich trzymać w swojej pracy, zminimalizuje to liczbę wypisów, usuniętych nieprzeczytanych wiadomości i oznaczeń „SPAM”.

Podobał Ci się artykuł? Powiedz o nim znajomym: