Beste Praktiken für den Versand von E-Mails

Seit 2022 haben Gmail (Google) und andere bekannte E-Mail-Dienste wie Outlook, Yahoo, Zoho ihre Schutzmethoden verstärkt, um ihre Nutzer vor Spam und unautorisierten E-Mails zu schützen. Um E-Mails erfolgreich zuzustellen, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt werden, die von diesen E-Mail-Diensten für Absender festgelegt wurden.

Wenn der Absender die Anforderungen des spezifischen E-Mail-Dienstes, an den die E-Mail gesendet wird, nicht vollständig erfüllt, kann diese E-Mail als Spam markiert werden. Andernfalls wird die E-Mail überhaupt nicht zugestellt, und Sie erhalten eine Fehlermeldung vom E-Mail-Server, in der der Grund für die Nichtzustellung angegeben wird.

Schauen wir uns Beispiele für bewährte Praktiken beim Versenden von E-Mails über Gmail an. Unsere Informationsquelle wird die offizielle Dokumentation von Google sein, die unter dem Link support.google.com/mail/answer/81126 verfügbar ist.

1. Verwenden Sie immer SMTP anstelle von PHP MAIL

Bei der Erstellung einer Website verwendet der Entwickler häufig die Methode PHP MAIL (eingebaute PHP-Funktion) zum Versenden von E-Mails, da dies einfacher ist, keine zusätzlichen Einstellungen erfordert und Zeit bei der Entwicklung spart. Diese Methode bietet jedoch nicht das Sicherheitsniveau, die Zustellungsrate und die Kontrolle, die SMTP (Domain-E-Mail) bietet.

Für den Versand von E-Mails an Kunden (Bestellstatus, Zahlungsquittungen, Wiederherstellung des Zugangs zu Konten) sollte immer die SMTP-Versandmethode verwendet werden.

Die PHP MAIL-Methode sollte nur für den Versand von System-/Test-E-Mails von der Website zu Debugging-Zwecken verwendet werden, jedoch nicht für die vollständige Korrespondenz. Vor den Änderungen in den E-Mail-Zustellrichtlinien konnte die PHP MAIL-Methode E-Mails zustellen, wenn auch mit einer höheren Wahrscheinlichkeit, im Spam zu landen. Daher empfehlen wir dringend, die Website auf den Versand von E-Mails über die SMTP-Methode umzustellen.

Um die SMTP-Versandmethode zu verwenden, erstellen Sie ein E-Mail-Konto beim Hosting-Anbieter, und geben Sie in den Einstellungen des Versandmoduls auf der Website den Host, die Ports und die Sicherheitsprotokolle an, die im Abschnitt "E-Mail" des Hostings unter "E-Mail-Client-Einstellungen" zu finden sind. Im Allgemeinen sollte die Frage des Wechsels zu SMTP einem Spezialisten anvertraut werden, der an der Entwicklung der Website beteiligt war, da dies in seinen Verantwortungsbereich fällt.

2. Für die Domain, von der E-Mails gesendet werden, müssen die obligatorischen DNS-Einträge - DKIM und SPF vorhanden sein, und die Einträge müssen mit dem E-Mail-Server übereinstimmen, von dem aus die E-Mails gesendet werden.

Wenn Sie E-Mails über einen virtuellen Hosting-Server senden, können Sie die korrekten DKIM/SPF-Einträge gemäß dieser Anleitung einrichten.

Stellen Sie sicher, dass für Ihre Domain nur ein SPF-Eintrag existiert. Wenn Sie zwei oder mehr solcher Einträge haben, löschen Sie die überflüssigen oder fassen Sie sie zu einem zusammen. Das Vorhandensein von mehr als einem SPF-Eintrag für die Domain kann dazu führen, dass E-Mails im Spam landen. Wenn Sie einen VDS/DS-Server zum Versenden verwenden, müssen die korrekten DKIM/SPF-Einträge direkt auf dem Server erstellt werden. Zum Beispiel generiert das Hestia-Kontrollpanel diese Einträge automatisch. Andernfalls müssen Sie sie in Ihren eigenen Servereinstellungen je nach verwendeter Software konfigurieren.

Darüber hinaus ist für VDS/DS-Server das Vorhandensein eines PTR-DNS-Eintrags wichtig, der auf die Domain verweist, von der aus die E-Mails gesendet werden. In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Sie einen PTR-Eintrag einrichten.

3. In der E-Mail ist es wichtig, dass der "Von"-Header (FROM) mit der Domain oder der Website übereinstimmt, von der aus die E-Mails gesendet werden.

Wenn Sie die PHP MAIL-Methode zum Versenden von E-Mails über einen virtuellen Hosting-Server verwenden, muss der FROM-Header unbedingt in Ihrem Versand-Skript oder in den Einstellungen Ihrer Website definiert werden. Wenn eine solche Einstellung fehlt, können Sie den FROM-Header mit dem Parameter sendmail_path in den PHP-Einstellungen für die entsprechende Website definieren.

4. Verwenden Sie den Dienst mail-tester.com

mail-tester.com ist ein Dienst zur Identifizierung möglicher Probleme beim Versenden von E-Mails und deren Debugging. Dieser Dienst bietet die Möglichkeit, problematische Aspekte zu identifizieren, die gelöst werden müssen.

Um den Mail-Tester zu verwenden, gehen Sie auf deren Website und kopieren Sie die bereitgestellte E-Mail-Adresse. Senden Sie dann eine E-Mail von Ihrer Website an diese Adresse und klicken Sie auf die Schaltfläche "Überprüfen". Wenn Sie beispielsweise keine Benachrichtigung über eine Bestellung von Ihrer Website erhalten, können Sie das Produkt mit derselben E-Mail-Adresse des Mail-Testers bestellen, damit der Dienst die E-Mail aus der Sicht Ihres Kunden analysiert.

Wenn die E-Mail erfolgreich an den Mail-Tester gesendet wird, wird Ihnen angeboten, einen detaillierten Bericht zusammen mit einer Zustellbewertung der E-Mail zu überprüfen. Der Bericht enthält Aspekte, die für die erfolgreiche Zustellung der E-Mail in den Posteingang erforderlich sind, wie DKIM-, SPF-, PTR-Einstellungen, Domainbewertung, das Fehlen eines korrekten FROM-Headers und andere Faktoren.

5. Führen Sie unabhängige Tests des E-Mail-Versands durch

Wenn der Verdacht besteht, dass E-Mails nicht vom Server gesendet werden, wird empfohlen, eine Überprüfung durchzuführen, indem Sie Test-PHP-Skripte verwenden, die die von Ihnen benötigte Versandmethode wie PHP MAIL oder SMTP verwenden, wie in dieser Anleitung beschrieben.

Wenn das Test-PHP-Skript erfolgreich eine E-Mail sendet und sie in das Test-Postfach zustellt, sollten Sie mit den Einstellungen für den Versand auf DNS-Ebene der Domain und den Einstellungen der Website fortfahren.

Bei virtuellem Hosting können in einigen Fällen Einschränkungen beim Versenden von E-Mails bestehen, z. B. während der Testphase des Hostings oder aufgrund von Blockierungen externer Verbindungen aufgrund von schädlichem Code auf der Website.

6. Achten Sie auf zusätzliche Informationsquellen

Spam: Warum E-Mails dort landen und wie man das vermeiden kann

Was zu tun ist, damit E-Mails an Gmail-Nutzer nicht blockiert oder als Spam markiert werden

Problemlösung bei der Zustellung von E-Mails an Outlook (Microsoft)